疫情期间工作会议组织管理制度

疫情期间工作会议组织管理制度一、总则为有效应对疫情防控常态化背景下的工作需求，保障各项会议安全、有序、高效召开，降低人员聚集风险，确保组织内部信息畅通与决策效率，特制定本制度。本制度适用于疫情防控期间组织内所有工作会议的策划、筹备、召开及后续管理。本制度的制定与执行，旨在平衡疫情防控要求与正常工作开展之间的关系，坚持“必要性、最小化、线上优先、防疫安全”的原则，确保每一次会议都能在安全的前提下达到预期目标。（一）基本原则1.必要性原则：严格评估会议的必要性与紧迫性，非必要会议一律取消或推迟。确需召开的会议，应明确会议目标，精简会议内容。2.最小化原则：严格控制参会人数，仅邀请与会议议题直接相关的人员参与，避免无关人员列席。3.线上优先原则：优先采用视频会议、电话会议等线上形式。确需线下召开的，必须严格履行审批程序，并落实各项防疫措施。4.防疫安全原则：将参会人员的健康安全放在首位，所有会议组织均需符合当时当地疫情防控部门的最新要求。二、会议组织与形式（一）会议策划与审批1.会议发起部门需提前填写《会议审批单》，注明会议主题、必要性、拟召开时间、地点（线上/线下）、预计时长、参会人员范围及人数、主要议程、防疫措施等。2.线下会议及一定规模的线上会议需按组织层级报相关负责人审批。对于涉及跨部门、多人员的线下会议，审批层级应适当提高。3.审批部门需重点审核会议的必要性、参会人数的合理性及防疫措施的完备性。（二）会议形式选择1.线上会议：*优先选择组织内部统一推荐或认可的、稳定性好、功能完善、安全性高的线上会议平台。*根据会议需求（如是否需要屏幕共享、文件传输、投票、录制等）选择合适的线上会议工具。2.线下会议：*仅限确需面对面沟通、无法通过线上方式替代的重要会议。*应选择通风良好、空间足够的会议场所，确保能够满足参会人员间隔就座的要求。*严格控制会议时长，避免长时间聚集。三、线下会议防疫具体要求（一）会前准备1.场所准备：*会议前对会议室进行彻底清洁和消毒，重点对桌面、座椅、门把手、麦克风等高频接触物体表面进行擦拭消毒。*确保会议室通风良好，可提前开窗通风，或开启新风系统。*准备充足的防疫物资，如口罩、免洗手消毒剂、消毒湿巾、体温计等，并放置在显眼位置。*座位安排应保持足够间距，避免人员密集。2.人员排查：*会议组织者需提前了解参会人员及相关工作人员的健康状况，包括近期是否有发热、咳嗽等呼吸道症状，是否有中高风险地区旅居史或与确诊/疑似病例接触史。*鼓励参会人员提前通过线上方式提交健康状况信息。*原则上不邀请来自中高风险地区或健康码非绿码的人员参会。（二）会中管理1.入口管理：在会议室入口处安排专人进行体温检测，体温异常者（超过规定标准）不得进入，并引导其及时就医。2.个人防护：参会人员进入会议室前应使用免洗手消毒剂进行手部消毒，并全程规范佩戴口罩，除发言时可短暂摘下（保持安全距离情况下）外，其余时间均需佩戴。3.会议秩序：*会议期间保持会议室良好通风。*减少不必要的走动和交谈。*避免使用集中空调通风系统，如必须使用，应确保其符合防疫要求。*会议期间不提供或减少提供茶歇、水果等，确需提供的，应注意食品安全和分餐制。4.应急处置：会议期间如发现参会人员出现发热、咳嗽等疑似症状，应立即中止其参会，将其引导至临时隔离区域，并按照组织内部应急预案及当地防疫要求进行报告和处置。（三）会后工作1.会议结束后，及时对会议室进行再次清洁和消毒。2.提醒参会人员带走个人物品，并做好垃圾分类处理。3.对会议产生的垃圾，特别是废弃口罩等防疫废弃物，应按规定分类收集处理。四、线上会议组织与规范（一）平台与技术保障1.会议组织者应提前熟悉所选线上会议平台的各项功能，确保会议能够顺利进行。2.对于重要会议，建议安排技术支持人员，以便及时解决会议过程中可能出现的音视频、网络连接等技术问题。3.提醒参会人员提前检查网络环境、设备（电脑、手机、摄像头、麦克风）状态，确保稳定运行。（二）会议秩序维护1.参会人员应提前进入会议系统，测试设备，并将个人名称修改为真实姓名及部门，以便识别。2.会议期间，参会人员应保持安静，将麦克风设为静音状态，发言时再开启。3.鼓励积极发言和互动，但应有序进行，避免打断他人。4.会议组织者或主持人应有效控制会议节奏，确保会议按议程进行。五、会议流程与纪律（一）会前准备1.明确会议议题、议程和预期成果，提前将会议材料（如议程、背景资料、待讨论事项等）发送给参会人员，以便其提前准备。2.对于需要决策的事项，应提前充分征求意见，提高会议决策效率。（二）会中管理1.主持人应准时宣布会议开始，清晰介绍会议议程和时间安排。2.引导参会人员围绕议题展开讨论，确保发言聚焦、高效。3.做好会议记录，准确记录会议要点、讨论情况、形成的决议及行动项（明确责任部门/人、完成时限）。（三）会后跟进1.会议结束后，及时整理会议纪要，并发送给所有参会人员及相关方。2.对会议决议的行动项进行跟踪督办，确保各项工作落到实处。3.定期回顾会议效果，总结经验，持续优化会议组织方式。（四）会议纪律1.参会人员应准时参会，不得无故缺席、迟到或早退。确需请假的，应提前向会议组织者说明。2.会议期间应将手机调至静音或关闭状态，不随意走动，不从事与会议无关的活动。六、会议保障与应急1.责任落实：明确会议组织者为会议组织和防疫工作的第一责任人，负责各项措施的落实。2.物资保障：行政或后勤部门应保障会议所需防疫物资的充足供应。3.应急预案：组织应制定会议期间突发疫情事件的应急预案，明确应急处置流程、联系人及联系方式。七、附则1.本制度自发布之日起施行，由组织相关部门（如行政部、办公室）负责解释和修订。2.如遇国家或地方疫情防控政策调整，本制度相关条款应随之调整，并以最新政策要求为准