2026年光建一体化科技公司档案资料（含工程案例档案）管理办法

2026年光建一体化科技公司档案资料（含工程案例档案）管理办法第一章总则第一条为规范公司档案资料（含工程案例档案）的收集、整理、保管、利用、销毁全流程管理，保障档案资料的完整性、安全性、可追溯性，结合光建一体化行业工程案例档案种类多、专业性强、保存周期长、与项目投标及复盘密切相关的特点，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规及公司合规经营、知识管理要求，制定本办法。第二条本办法所指档案资料涵盖公司经营管理全维度文件及工程案例专项档案，包括但不限于：行政管理类档案（规章制度、会议纪要、人事资料等）、经营业务类档案（合同协议、投标文件、客户资料等）、工程案例档案（项目立项文件、施工图纸、验收报告、现场影像资料、技术交底记录等）、财务税务类档案（凭证、报表、审计报告等）；适用于公司总部及各项目组所有档案资料的管理工作，全体员工均有配合档案收集、规范使用档案的义务。第三条档案管理遵循“统一归口、分类管理、安全保管、规范利用、到期处置”的核心原则，确保行政类档案有序留存、工程案例档案专业完整，既能满足日常经营查阅需求，又能为项目投标、技术复盘、合规审计提供有效支撑。第四条公司行政部设立档案管理岗，指定专人担任档案管理员，负责档案资料的集中收集、分类整理、编号归档、日常保管、借阅审批；各业务部门指定兼职档案员，负责本部门档案的初步整理及移交；工程技术部配合完成工程案例档案的专业性审核；管理层对档案管理工作负总责，确保档案管理资源及制度落地。第五条针对光建一体化行业工程案例档案的特殊性，实行“一案一档、专人专项”管理，建立工程案例档案分级保护机制，对涉及核心技术、商业机密的工程案例档案采取加密保管措施，避免信息泄露。第二章档案资料收集与整理第六条收集范围及时限：（1）行政管理类档案：公司规章制度、会议纪要、对外发文等文件，在发布或形成后3个工作日内由经办部门移交档案管理员；人事、财务类档案按月度汇总，在次月5个工作日内完成移交；（2）工程案例档案：项目立项阶段收集立项批复、可行性研究报告等文件，施工阶段收集施工图纸、技术交底记录、现场签证单等文件，验收阶段收集竣工验收报告、质量检测报告等文件，所有工程案例档案需在项目竣工验收后1个月内完成全流程收集；（3）外部接收档案：合作方提供的技术资料、客户反馈文件等，在接收后5个工作日内移交档案管理员，确保档案不遗漏、不积压。第七条整理规范：（1）档案分类：按“行政管理类、经营业务类、工程案例类、财务税务类”四大类划分，其中工程案例档案再按“项目类型、施工区域、完成阶段”细分二级类目；（2）编号规则：采用“类别代码+年份+顺序号”编制档案编号，工程案例档案额外增加项目特征码，确保每一份档案编号唯一可追溯；（3）立卷要求：纸质档案按A4规格整理，去除金属装订物，编写卷内目录，注明文件名称、形成时间、页数；电子档案按统一格式命名，存储至指定加密服务器，与纸质档案编号一一对应；（4）档案管理员需对移交的档案进行完整性、规范性审核，不符合要求的退回移交部门整改，整改合格后方可接收。第八条工程案例档案专项整理：（1）核心资料整理：施工图纸需按专业分类装订，标注修改版本及时间；现场影像资料需按施工阶段、区域分类，附文字说明（拍摄时间、地点、内容）；验收报告需整理签字盖章完整版本，附相关检测数据佐证材料；（2）技术资料整理：技术交底记录、施工方案调整文件需按时间顺序排列，注明调整原因及审批意见；核心施工工艺相关资料单独立卷，作为公司技术储备档案；（3）归档前审核：工程案例档案移交前，由工程技术部负责人审核资料的专业性、完整性，确保档案能够客观反映项目施工全流程及技术要点。第三章档案资料保管与维护第九条保管场所及设施：（1）纸质档案存放于行政部专用档案库房，库房配备恒温恒湿设备、防火防潮设施、防盗门窗及监控系统，档案柜按类目分区摆放，张贴清晰标识；（2）工程案例档案中的核心纸质资料（如竣工验收报告、核心施工图纸）存放于保密档案柜，由档案管理员及行政部负责人双锁管理；（3）电子档案存储于公司加密服务器，设置访问权限分级管控，定期备份至离线存储设备，防止数据丢失或泄露；（4）档案库房严禁存放易燃易爆物品，档案管理员每日检查库房温湿度、安防设施状态，每月进行一次全面巡检，记录巡检情况。第十条保管期限：（1）短期保管档案：行政管理类日常文件、普通业务沟通记录等，保管期限为3年；（2）中期保管档案：经营业务类普通合同、非核心工程案例档案等，保管期限为10年；（3）长期保管档案：营业执照、财务审计报告、核心工程案例档案（含核心施工工艺、重大项目验收资料）等，保管期限为永久；（4）档案管理员建立《档案保管期限表》，明确各类档案保管期限，到期前6个月提出处置建议，报管理层审批。第十一条维护要求：（1）纸质档案维护：定期检查档案是否出现霉变、虫蛀、字迹褪色等情况，发现问题及时采取修复、复制措施；破损档案需由专业人员修复，修复记录存档备查；（2）电子档案维护：每月对电子档案服务器进行安全检测，每季度进行一次数据备份，每年对电子档案可读性进行验证，对老旧格式文件进行格式转换，确保长期可查阅；（3）档案台账维护：建立《档案管理台账》，实时记录档案编号、名称、移交时间、保管位置、借阅状态等信息，每月核对台账与实物/电子档案，确保账实相符。第四章档案资料借阅与利用第十二条借阅权限及流程：（1）权限划分：普通员工可借阅本部门短期保管档案，部门负责人可借阅本部门中期保管档案，管理层可借阅全公司档案；核心工程案例档案借阅需经工程技术部负责人及管理层双重审批；（2）借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案编号、借阅期限，按权限完成审批后，到档案管理员处办理借阅手续；（3）借阅期限：普通档案借阅期限不超过7个工作日，工程案例档案借阅期限不超过15个工作日，确需延长的需重新提交申请，经审批后可延长一次，延长期限不超过原期限的50%；（4）档案管理员需核对借阅人身份及审批手续，登记借阅信息，当面交接档案，明确档案完好状态。第十三条借阅使用规范：（1）借阅人需妥善保管借阅的档案，不得涂改、勾画、撕毁、替换档案内容，不得将档案转借他人；（2）工程案例档案中的核心技术资料，仅限在公司内部使用，严禁复制、拍摄、外传，借阅期间需存放于指定办公区域，专人保管；（3）档案归还时，档案管理员核对档案完整性、完好性，与借阅时状态不符的，要求借阅人说明原因，造成损坏的按规定追责，核对无误后在台账中记录归还时间。第十四条档案利用管理：（1）档案查阅：仅需查阅档案内容无需借出的，可在档案库房指定区域查阅，档案管理员现场监督，查阅后整理归位；（2）档案复制：确需复制档案的，填写《档案复制申请表》，按借阅权限审批后，由档案管理员统一复制，复制件加盖“档案复制件”印章，注明复制日期及用途；（3）工程案例档案利用：用于项目投标的，需由业务部门提交申请，复制件仅限投标使用，投标结束后剩余复制件统一回收销毁；用于技术复盘的，需在工程技术部指定场所查阅，做好复盘记录并归档。第五章档案资料销毁与监督第十五条销毁流程：（1）到期档案处置：保管期限届满的档案，由档案管理员梳理形成《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、形成时间、保管期限，报行政部负责人审核、管理层审批；（2）审核确认：对拟销毁的档案进行最后核查，确认无保存价值且不涉及未了结业务、合规审计等需求，核心工程案例档案不得随意销毁；（3）销毁实施：纸质档案由2名以上专人监督销毁，记录销毁时间、地点、方式，签字确认；电子档案采用专业数据销毁工具彻底删除，防止数据恢复，销毁记录归档保存；（4）特殊处理：涉及商业机密、未了结法律事务的档案，即使到期也需延长保管期限，直至相关事项办结。第十六条监督检查机制：（1）行政部每季度开展档案管理专项检查，重点核查档案收集完整性、保管安全性、借阅合规性、台账准确性；（2）审计部门每年对档案管理情况进行审计，核查档案销毁、借阅流程是否合规，是否存在档案泄露、丢失等问题；（3）建立档案管理责任追溯机制，对检查中发现的问题，明确整改责任人及整改期限，整改完成后复查。第十七条责任追究：（1）轻微违规：档案移交不及时、台账填写不规范的，给予责任人口头警告，扣除当月绩效奖金的5%；（2）较重违规：擅自借阅、复制核心档案，档案保管不当造成轻微损坏的，给予书面警告，扣除当月绩效奖金的10%-20%，部门负责人连带追责；（3）严重违规：档案丢失、泄露，或故意损毁、篡改档案内容，造成公司经济损失、声誉损害的，给予降薪、降职处理，要求赔偿相应损失，涉嫌违法的移交司法机关处理。第六章附则第十八条培训与保障：（1）档案管理员需参加档案管理专业培训，每年培训时长不少于16学时，掌握最新档案管理规范及技术；（2）为档案管理配备必要的软硬件设施，包括档案柜、加密服务器、档案修复工具等，保障档案管理工作开展；（3）建立档案管理激励机制，对档案收集完整、保管无差错、利用效果显著的档案管理员及兼职档案员，给予年度绩效加分或物质奖励。第十九条异地项目档案管理：各异地项目组参照本办法建立临时档案管理细则，项目结束后将所有档案完整移交公司总部档案库房，不得留存