企业合同管理制度模板含条款审查清单

企业合同管理制度及条款审查规范第一章总则一、制度目的为规范企业合同全流程管理，防范合同法律风险，保障企业合法权益，提高合同管理效率，依据《_________民法典》《_________公司法》等法律法规，结合公司实际经营需求，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各部门、全资/控股子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中签订、履行、变更、解除及归档各类合同的行为，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、借款合同、租赁合同、技术开发合同等。三、基本原则合法合规原则：合同内容不得违反法律法规及行业监管要求，不得损害社会公共利益。风险可控原则：通过事前审查、事中监控、事后评估，防范合同签订及履行中的法律风险、财务风险、商业风险。权责对等原则：明确合同双方权利义务，保证条款公平合理，避免显失公平的约定。全程管控原则：覆盖合同需求提出、起草、审查、审批、签署、履行、变更、解除、归档全生命周期。第二章合同管理职责分工一、业务部门（合同承办部门）负责合同需求提报，提供合同背景资料（如立项文件、对方资质、合作意向书等）。根据合作方情况及业务需求起草合同文本，保证合同内容与商业约定一致。跟踪合同履行进度，及时向法务部、财务部反馈履行中的风险或问题。负责合同变更、解除的协商及后续事宜处理，收集履行证据（如验收单、付款凭证等）。二、法务部负责合同合法性、合规性及条款完整性审查，重点关注主体资格、权利义务、违约责任、争议解决等核心条款。提出审查意见并反馈至业务部门，协助修改合同文本；对重大复杂合同组织专项评审。参与合同纠纷处理，提供法律支持，协助制定应对方案。定期汇总合同审查数据，分析常见风险点，提出管理优化建议。三、财务部审查合同中的财务条款，包括价格构成、付款方式、税费承担、发票开具要求等，保证符合公司财务制度及税务规定。评估合同履行中的财务风险（如资金支付、应收账款等），提出预警建议。根据合同约定及履行进度，办理付款或收款手续，核对票据与合同一致性。四、总经理办公会/董事会审批重大合同（如金额超过XX万元、涉及核心业务或重大资产的合同）。审议合同管理制度及相关重大修订事项。第三章合同签订全流程管理一、合同需求提出与立项需求提报：业务部门根据业务计划，填写《合同需求审批表》，附《立项申请表》（如需）、合作方初步资料（如营业执照复印件、资质证明等）、合作意向书等材料，报部门负责人审核。立项评审：对涉及重大投资、战略合作或风险的合同，由分管副总组织业务、法务、财务等部门召开立项评审会，明确合作必要性、风险控制点及核心条款框架。二、合同起草模板使用：业务部门应优先使用公司制定的《XX类合同标准模板》（附件1），无标准模板的，可参考行业示范文本或由法务部提供起草指引。内容要求：合同文本应至少包含以下核心要素：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表、联系方式、地址）；合同标的（名称、型号、规格、数量、质量标准等）；权利义务条款（双方主要权利、履行期限、地点、方式）；价格与支付条款（金额、计价方式、币种、付款条件、账户信息）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖法院/机构）；保密条款（保密范围、期限、违约责任）；合同生效条件及期限；其他双方约定事项（如知识产权、不可抗力、合同解除条件等）。文本校对：业务部门负责人对合同文本进行初步校对，保证内容完整、表述清晰、无歧义。三、合同审查审查流程：业务部门初审：业务部门负责人审核合同与业务需求的一致性、条款的完整性及商业合理性。法务部审查：法务部收到完整合同材料后，3个工作日内完成合法性、合规性审查，出具《合同审查意见表》（附件2）；重点审查：主体资格：对方是否具备签约主体资格（如营业执照、特许经营许可证、法定代表人证件号码明或授权委托书）；内容合法性：是否违反法律强制性规定，是否存在“以合法形式掩盖非法目的”等情形；条款完整性：核心条款是否缺失，权利义务是否明确；风险点提示：违约责任是否明确可执行，争议解决方式是否有利于公司，是否存在潜在法律风险。财务部审查：法务部审查通过后，财务部2个工作日内完成财务条款审查，重点关注付款条件、资金安全、税务处理等，出具书面意见。会签审批：审查通过后，业务部门将合同文本及《合同审查意见表》提交至相关部门会签（如技术部需审查技术条款、行政部需审查公章使用等），最终按权限报分管副总或总经理审批。审查结果处理：审查通过的，按流程进入签署环节；需修改的，业务部门根据审查意见调整文本，重新提交审查；存在重大风险的，法务部应上报分管副总，组织专项评审或终止合作。四、合同签署与用印签署权限：一般合同：由法定代表人或其授权代表签署；重大合同：需经总经理办公会或董事会审议通过后，由法定代表人签署；授权签署：非法定代表人签署的，需提供《授权委托书》（附件3），明确授权范围、权限及期限。用印管理：合同文本经审批无误后，业务部门填写《合同用印申请表》，附已签署的合同文本及审批文件，至行政部申请用印；行政部核对用印申请与审批材料一致性，确认无误后加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替公章或合同章对外签约）；合同一式X份，双方各执X份，公司执X份（含原件及复印件），由行政部统一编号登记。五、合同履行与跟踪履行交底：合同签署后3个工作日内，业务部门向履行部门（如采购部、销售部等）进行合同交底，明确履行期限、质量标准、付款节点、风险预警点等关键信息。进度跟踪：业务部门建立《合同履行台账》（附件4），定期记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款状态等），对可能存在逾期、违约风险的，提前10个工作日向法务部、财务部预警。验收与结算：合同标的交付后，业务部门按照约定的质量标准、验收流程组织验收，出具《验收确认书》；财务部根据验收确认书及合同约定，办理款项结算或支付手续，核对发票与合同、验收单一致性。六、合同变更与解除变更流程：因政策变化、市场环境调整等客观原因需变更合同的，由业务部门与对方协商一致，签订《合同补充协议》；补充协议需履行原合同相同的审查审批流程，经双方签署后生效；变更后的合同文本作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。解除流程：符合合同约定解除条件或法定解除条件的，由业务部门向对方发出《合同解除通知书》（附件5），说明解除原因及依据；双方协商解除合同的，需签订《合同解除协议》，明确财产返还、赔偿损失等后续事宜；合同解除后，业务部门及时收回已交付的标的物或终止履行义务，财务部做好资金结算，法务部协助处理纠纷。七、合同归档管理归档范围：包括但不限于合同文本、审批文件、审查意见表、授权委托书、履行记录（验收单、付款凭证）、补充协议、解除协议、往来函件等与合同相关的全部材料。归档时限：合同履行完毕或终止后30个工作日内，业务部门将合同材料整理成册，填写《合同归档清单》（附件6），移交至行政部归档。归档要求：合同材料需原件归档，复印件需注明“与原件核对一致”并签字盖章；电子合同需同步存储至公司指定的合同管理系统，保证数据安全可追溯；合同档案按“年度-合同类型-部门”分类编号保管，保管期限一般为10年，重大合同（如不动产、重大资产交易）保管期限为20年以上。第四章合同条款审查清单一、主体资格条款审查审查项目审查内容审查标准审查部门对方主体信息名称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人、住所地、联系方式与营业执照、证件号码等证明文件一致，信息真实、有效、无遗漏业务部门、法务部授权代表资格是否持有《授权委托书》，授权范围、权限、期限是否明确授权委托书加盖对方公章，授权范围与签约事项一致，在有效期内法务部特殊资质许可涉及特许经营、资质审批的业务（如建筑、医疗、金融等），对方是否取得相应许可许可证在有效期内，范围与合同业务一致业务部门、法务部二、内容合法性条款审查审查项目审查内容审查标准审查部门合同目的合同约定的权利义务是否违反法律、行政法规的强制性规定不存在“以合法形式掩盖非法目的”，不损害社会公共利益、国家利益法务部标的合法性合同标的（如货物、服务、技术等）是否为法律允许流通或交易标的不属于禁止交易物品（如、枪支等），不侵犯他人知识产权业务部门、法务部条款效力格式条款是否免除对方责任、加重己方责任、排除主要权利格式条款已提示对方注意，不存在“霸王条款”法务部三、权利义务与履行条款审查审查项目审查内容审查标准审查部门权利义务明确性双方权利、义务是否具体、可执行，避免模糊表述（如“尽快”“适当”）条款内容清晰，可量化、可操作，无歧义业务部门、法务部履行期限与方式履行起止时间、地点、方式（如运输、验收标准）是否明确履行期限符合业务需求，方式与行业惯例一致，验收标准具体可考核业务部门、法务部价格与支付条款金额、计价方式、币种、付款条件（如预付款、进度款、尾款比例）、账户信息是否明确价格构成合理，支付节点与履行进度匹配，账户信息与对方开户许可证一致财务部、法务部四、风险防控条款审查审查项目审查内容审查标准审查部门违约责任违约情形是否列举全面，违约金计算方式是否合理，损失赔偿范围是否明确违约金与实际损失相当，不超过法定上限（如LPR的4倍），赔偿范围可界定法务部、财务部争议解决方式约定协商、仲裁或诉讼，明确管辖法院/仲裁机构优先选择公司所在地法院或仲裁机构，避免约定“由对方所在地管辖”法务部保密条款保密范围、期限、保密义务及违约责任是否明确保密范围涵盖商业秘密（如技术信息、经营信息），期限一般不超过合同终止后3年法务部、业务部门不可抗力条款不可抗力范围、通知义务、责任免除条件及处理方式是否明确明确不可抗力情形（如自然灾害、政策变更），约定双方免责及协商解除合同的程序法务部五、其他特殊条款审查审查项目审查内容审查标准审查部门知识产权条款涉及技术、商标、著作权的，明确权利归属、使用范围及侵权责任权利归属清晰，避免“默认归属对方”，侵权责任明确业务部门、法务部转让与分包条款合同权利义务是否允许转让/分包，需对方同意的，是否明确约定限制无权转让/分包，如需转让需经对方书面同意法务部通知送达条款双方确认的送达地址、联系人