电子文件管理办法

电子文件管理办法第一章总则第一条目的为规范本单位电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程管理，确保电子文件的真实、完整、可用、安全，防范管理风险，提高工作效率，保障单位合法权益和工作有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）等相关法律法规及标准规范，结合本单位实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位各部门、全体工作人员在履行工作职责过程中，通过计算机、服务器、移动终端等电子设备形成、办理、传输、存储的各类电子文件（含电子公文、电子报表、电子图纸、电子影像、电子邮件、业务系统生成文件等）的管理工作。外单位移交、接收的电子文件，以及委托第三方生成的与本单位工作相关的电子文件，参照本办法管理。第三条核心原则（一）真实性原则：电子文件的形成、传输、存储全过程可追溯，确保文件内容、形成者、形成时间、形成场景真实有效，与实际工作情况一致，可作为合法凭证使用。（二）完整性原则：电子文件的内容、结构、背景信息及元数据完整齐全，无缺失、篡改、破损，确保文件能够完整反映工作事项的全貌。（三）安全性原则：建立健全安全管理制度和技术防护体系，防范电子文件泄露、篡改、丢失、病毒感染等风险，保障电子文件在全生命周期内的安全，符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理等相关要求。（四）实用性原则：电子文件的管理流程简洁规范，便于检索、查阅、利用和移交，兼顾管理效率与实际应用需求，积极应用新一代信息技术提升管理水平。第四条管理职责本单位电子文件管理实行“统一领导、分级负责、全员参与”的管理体制，明确各部门、各岗位职责，将电子文件管理纳入档案工作责任制和单位信息化建设规划。第二章机构与职责第五条统筹管理机构单位档案管理部门（或指定牵头部门）作为电子文件管理的统筹协调机构，履行下列职责：（一）贯彻执行国家、行业关于电子文件管理的法律法规、标准规范，制定和修订本单位电子文件管理办法及相关实施细则；（二）统筹规划电子文件管理工作，协调档案、文秘、业务、信息化、保密等职能部门，推进电子文件管理与单位业务工作、信息化建设深度融合；（三）负责电子文件归档、保管、利用、销毁的监督管理，指导各部门开展电子文件收集、整理、归档工作；（四）建设和维护电子文件管理系统，配备必要的设施设备，保障电子文件管理工作有序开展；（五）组织电子文件管理业务培训、宣传教育，提升工作人员的电子文件管理意识和专业能力；（六）按照国家有关规定，负责向同级档案馆移交电子档案，配合档案主管部门的监督检查工作。第六条业务部门职责各业务部门是电子文件形成的责任主体，履行下列职责：（一）指定专人负责本部门电子文件的收集、整理、审核、提交归档等工作，落实岗位责任；（二）按照本办法规定，规范电子文件的形成和办理流程，确保电子文件真实、完整、合规；（三）在电子文件形成过程中，完整采集元数据，规范文件命名、分类，及时向档案管理部门提交归档电子文件；（四）配合档案管理部门开展电子文件的审核、清查、利用等工作，及时整改电子文件管理中存在的问题。第七条相关岗位职责（一）电子文件形成人：负责本人在工作中形成电子文件的真实性、完整性，规范文件命名和存储，及时提交部门专人整理；（二）部门电子文件管理员：负责本部门电子文件的收集、分类、整理、审核，按规定向档案管理部门移交归档文件，做好本部门电子文件的日常管理和备份；（三）档案管理部门电子文件管理员：负责电子文件的接收、审核、归档登记、保管、检索、利用服务，维护电子文件管理系统和存储设备，定期开展电子文件备份和安全检查；（四）信息化管理部门：负责电子文件管理系统的技术支持、安全防护、系统升级和数据维护，协助档案管理部门做好电子文件的存储、备份和恢复工作；（五）保密管理部门：负责监督电子文件（尤其是涉密电子文件）的保密管理，防范涉密电子文件泄露、扩散风险，查处电子文件保密违规行为。第三章电子文件的形成与收集第八条电子文件的形成规范（一）电子文件的形成应当符合本单位业务流程和相关标准，内容真实、准确、完整，语言规范、格式统一；（二）电子文件形成时，应当明确文件的标题、形成部门、形成人、形成时间、文件编号、密级（如有）、保管期限等核心信息，确保信息可追溯；（三）涉密电子文件的形成，应当符合保密管理规定，使用专用涉密设备和涉密存储介质，严禁在非涉密设备上形成、处理涉密电子文件；（四）电子文件的格式应当选择开放、通用、稳定的格式，优先采用国家推荐标准格式，确保文件可长期读取和利用，避免使用非开放、易失效的格式；（五）办公自动化系统、业务系统的归档功能应当符合相关标准规范，支撑电子文件收集、整理、归档等业务，确保电子文件形成过程可追溯。第九条电子文件的收集要求（一）收集范围：本单位各部门在工作中形成的，具有保存价值的各类电子文件，包括但不限于：1.电子公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等；2.业务文件：各类业务报表、合同协议、项目资料、调研报告、审批材料、检测报告等；3.电子影像：照片、视频、录音、扫描件等；4.其他文件：电子邮件、会议记录、工作台账、系统日志、元数据等。（二）收集时间：电子文件形成后，形成人应当在1个工作日内提交部门电子文件管理员，部门电子文件管理员应当在每周五前，完成本周本部门电子文件的收集整理；临时形成的重要电子文件，应当即时收集。（三）收集方式：电子文件的收集可通过电子文件管理系统在线提交、专用存储介质拷贝等方式进行，确保收集过程安全、无遗漏、无篡改；涉密电子文件应当采用涉密存储介质收集，严禁通过非涉密网络传输。（四）元数据采集：收集电子文件时，应当同步采集元数据，包括文件名称、形成部门、形成人、形成时间、文件格式、文件大小、密级、保管期限、关联文件、办理流程等，确保元数据完整、准确，与电子文件一一对应。第四章电子文件的整理与归档第十条电子文件的整理规范（一）分类：电子文件按照本单位档案分类方案进行分类，结合电子文件的类型、业务领域、密级、保管期限等，划分一级、二级、三级类目，确保分类清晰、逻辑合理；（二）命名：电子文件命名应当规范统一，具备唯一性和可识别性，命名格式为“年度+部门+文件类型+文件标题+序号”（可根据实际调整），避免使用模糊、重复、特殊字符的名称；（三）排序：同一类目的电子文件，按照形成时间先后顺序排序；有办理流程的电子文件，按照办理环节先后排序；成套电子文件，按照文件形成的逻辑顺序排序，确保文件之间的关联性；（四）格式转换：对于非标准、非通用格式的电子文件，应当在归档前转换为标准通用格式；无法转换的，应当留存相关读取软件和设备，确保文件可长期利用；（五）整理审核：部门电子文件管理员完成整理后，应当对电子文件的分类、命名、格式、元数据等进行审核，审核合格后，方可提交档案管理部门归档。第十一条电子文件的归档要求（一）归档时间：1.定期归档：日常办公电子文件，每月月底前归档一次；季度、年度报表、总结等电子文件，在季度、年度结束后15个工作日内归档；2.即时归档：重要会议文件、重大活动文件、紧急事项文件、涉密电子文件等，在文件形成或办理完毕后3个工作日内归档；3.项目归档：项目类电子文件，在项目竣工验收完毕后30个工作日内，由项目负责部门集中整理归档。（二）归档审核：档案管理部门收到部门提交的归档电子文件后，应当对文件的真实性、完整性、规范性、安全性进行审核，审核不合格的，退回部门整改后重新提交；审核合格的，办理归档登记手续。（三）归档手续：归档审核合格后，档案管理部门电子文件管理员应当填写《电子文件归档登记表》，注明归档部门、归档时间、文件数量、文件类型、密级、保管期限等信息，由归档部门负责人、档案管理部门负责人签字确认，实现归档全过程可追溯。（四）归档禁止：电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施；党政机关电子公文归档，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形，其他组织机构电子文件归档参照处理。第十二条电子文件的归档方式（一）在线归档：通过电子文件管理系统，实现电子文件在线提交、审核、归档，自动完成归档登记和元数据关联，适用于非涉密电子文件；（二）离线归档：涉密电子文件、大容量电子文件（如视频、大型图纸）等，采用专用涉密存储介质（如涉密U盘、移动硬盘）进行离线归档，归档时应当对存储介质进行病毒检测和加密处理，档案管理部门接收后，存入专用涉密存储设备。（三）双套归档：对于重要的电子文件，除归档电子版本外，应当同步归档纸质版本，确保电子文件与纸质文件一致，形成双套备份，互为补充。第五章电子文件的保管第十三条存储设备管理（一）电子文件的存储应当采用专用服务器、存储阵列等专业存储设备，配备冗余存储、容错备份等功能，确保存储设备稳定、安全；（二）涉密电子文件应当存储在专用涉密存储设备中，与非涉密存储设备严格分离，严禁接入非涉密网络，落实专人管理，定期检查设备状态；（三）存储设备应当放置在符合环境要求的机房内，控制温度、湿度、灰尘、电磁干扰等，防范设备损坏、数据丢失；（四）信息化管理部门应当定期对存储设备进行维护、检测和升级，及时处理设备故障，确保存储设备正常运行；档案管理部门应当建立存储设备管理台账，记录设备型号、使用时间、维护情况、存储内容等信息。第十四条备份管理（一）电子文件实行“双重备份、异地存放”制度，确保电子文件在意外情况下可恢复；（二）日常备份：电子文件归档后，档案管理部门应当在24小时内完成首次备份，之后每周进行一次增量备份，每月进行一次全量备份；（三）异地备份：全量备份数据应当存储在异地备份中心（或专用异地存储设备），异地存储地点应当与本地机房保持安全距离，防范自然灾害、突发事件等造成数据丢失；（四）备份介质：备份介质应当选择稳定、可靠的存储介质（如磁带、光盘、专用备份硬盘等），做好备份介质的编号、登记、保管工作，定期检查备份介质的有效性，及时更换老化、损坏的备份介质；（五）备份恢复：档案管理部门应当定期开展备份恢复测试，每半年至少进行一次，确保备份数据可正常恢复，记录测试结果，及时整改存在的问题。第十五条保管期限管理（一）电子文件的保管期限按照本单位档案保管期限规定执行，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三个档次，归档时明确标注保管期限；（二）档案管理部门应当按照保管期限，对电子文件进行分类保管，定期对保管期限届满的电子文件进行清查、鉴定；（三）保管期限届满的电子文件，经本单位档案鉴定委员会鉴定，确认无保存价值的，按照本办法规定办理销毁手续；有继续保存价值的，延长保管期限，重新标注后继续保管；（四）永久保管的电子文件，应当采用耐久性强的存储介质和格式，定期进行迁移、转换，确保文件可长期读取和利用。第十六条保管维护（一）档案管理部门应当定期对电子文件进行检查，每月检查一次存储设备和电子文件状态，每季度检查一次备份介质，每年开展一次全面清查，及时发现和处理文件损坏、篡改、丢失等问题；（二）电子文件存储格式发生变化、存储设备更新换代时，应当及时对电子文件进行迁移、转换，确保文件格式兼容、内容完整，迁移、转换过程应当做好记录，留存迁移前后的文件版本；（三）严禁擅自修改、删除、移动归档后的电子文件，确需修改的，应当经档案管理部门负责人批准，做好修改记录，留存修改前后的文件版本，确保修改过程可追溯；（四）电子文件保管过程中，应当防范病毒感染、网络攻击、设备故障、人为误操作等风险，落实安全防护措施，确保电子文件安全。第六章电子文件的利用与移交第十七条电子文件的利用规范（一）电子文件的利用应当遵循“谁利用、谁负责”的原则，严格遵守本单位保密管理规定和档案利用制度，确保电子文件不泄露、不篡改、不滥用；（二）利用电子文件时，应当向档案管理部门提出申请，填写《电子文件利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用方式（查阅、复制、导出等），经所在部门负责人批准后，方可利用；涉密电子文件的利用，还需经保密管理部门负责人批准；（三）档案管理部门应当根据批准意见，提供相应的电子文件利用服务，对利用过程进行登记，记录利用人、利用时间、利用内容、利用方式等信息；（四）利用电子文件时，严禁擅自复制、导出、传播涉密电子文件；严禁修改、删除、篡改电子文件内容；严禁将电子文件用于与工作无关的事项；（五）复制、导出电子文件的，应当经档案管理部门负责人批准，复制、导出的电子文件应当做好登记，涉密电子文件的复制、导出，应当使用专用涉密存储介质，复制、导出后及时收回存储介质，删除临时存储的电子文件；（六）电子文件利用完毕后，利用人应当及时归还相关存储介质（如有），档案管理部门应当核对电子文件状态，确保文件完整、安全。第十八条电子文件的移交要求（一）向本单位档案管理部门移交电子文件，按照本办法第四章相关规定执行，确保移交文件真实、完整、规范，办理完整的移交手续；（二）按照国家有关规定，需要向同级档案馆移交电子档案的，档案管理部门应当在规定期限内，整理好移交的电子文件，经审核合格后，按照档案馆的要求办理移交手续；（三）向档案馆移交电子档案，应当符合下列要求：1.按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求，对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；2.电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；3.采用技术手段加密的电子档案，应当去除加密措施后移交；4.移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等相关说明材料；5.移交方式应当符合档案馆的要求，可采用在线移交或离线移交，离线移交的，应当配备符合安全管理要求的存储介质，做好存储介质的登记、密封工作。（四）电子文件移交后，移交部门和档案管理部门应当做好交接记录，明确交接责任，确保移交过程可追溯。第七章电子文件的销毁第十九条销毁条件电子文件符合下列条件之一的，方可申请销毁：（一）保管期限届满，经本单位档案鉴定委员会鉴定，确认无继续保存价值的；（二）电子文件存在严重损坏、无法修复，且无备份文件，无法继续利用的；（三）因工作调整、项目终止等原因，形成的电子文件已无实际利用价值和保存意义，经批准后可销毁。涉密电子文件的销毁，还应当符合国家保密管理规定，经保密管理部门审核批准。第二十条销毁流程（一）鉴定申请：保管期限届满或符合其他销毁条件的电子文件，由档案管理部门提出销毁申请，填写《电子文件销毁申请表》，注明文件名称、数量、形成部门、保管期限、销毁原因等信息；（二）审核鉴定：《电子文件销毁申请表》经归档部门负责人审核、档案管理部门负责人审核后，提交本单位档案鉴定委员会鉴定，鉴定合格后，报单位分管领导批准；涉密电子文件还需经保密管理部门负责人审核批准；（三）销毁实施：经批准销毁的电子文件，由档案管理部门、信息化管理部门、保密管理部门（涉密电子文件）共同负责实施销毁，销毁过程应当做好记录；1.在线存储的电子文件，应当采用专业的文件销毁软件，彻底删除文件，确保无法恢复；2.存储在备份介质、专用存储设备中的电子文件，应当对存储介质、设备进行物理销毁（如粉碎、消磁），或采用专业技术彻底清除文件数据，确保无法恢复；3.涉密电子文件的销毁，应当在保密管理人员监督下进行，销毁完毕后，对销毁过程进行签字确认；（四）销毁归档：电子文件销毁完毕后，将《电子文件销毁申请表》、销毁鉴定意见、销毁记录等相关材料整理归档，留存备查。第二十一条禁止性规定严禁未经批准，擅自销毁电子文件；严禁销毁保管期限未届满、未经鉴定或鉴定为有保存价值的电子文件；严禁销毁涉密电子文件时，未按保密规定执行，导致文件泄露。第八章安全管理第二十二条安全防护体系（一）建立健全电子文件安全管理制度，明确安全责任，落实安全防护措施，防范电子文件泄露、篡改、丢失、病毒感染、网络攻击等安全风险；（二）电子文件管理系统应当配备防火墙、入侵检测、病毒防护、数据加密等安全技术措施，定期进行安全升级和漏洞扫描，防范网络攻击和病毒感染；（三）涉密电子文件应当采用专用涉密网络、涉密设备和涉密存储介质，实行分级管理、专人负责，落实加密存储、涉密传输等保密措施，严禁接入非涉密网络，严禁在非涉密设备上处理、存储涉密电子文件；（四）电子文件的存储、备份、利用、移交、销毁等环节，应当采取身份认证、权限控制、操作日志记录等措施，确保每一项操作可追溯，明确操作责任；（五）信息化管理部门应当定期开展电子文件安全检查，及时发现和整改安全隐患，建立安全事件应急预案，应对突发安全事件（如网络攻击、设备故障、数据泄露等），确保电子文件安全。第二十三条权限管理（一）电子文件管理实行权限分级管理，根据工作人员的岗位职责，分配相应的操作权限，做到“权责对应、最小权限”；（二）档案管理部门电子文件管理员拥有电子文件的接收、审核、归档、保管、检索、利用审批等权限；（三）部门电子文件管理员拥有本部门电子文件的收集、整理、提交归档等权限，可查阅本部门归档前的电子文件；（四）普通工作人员仅拥有本人形成电子文件的查看、提交等权限，如需利用其他部门或归档后的电子文件，应当按规定申请；（五）涉密电子文件的操作权限，应当严格控制，仅授予经批准的涉密人员，定期对权限进行审核和调整，及时收回离职、调岗人员的操作权限；（六）工作人员应当妥善保管自己的账号、密码，严禁转借他人使用，严禁泄露账号、密码，定期更换密码，确保操作权限安全。第二十四条安全事件处置（一）发现电子文件泄露、篡改、丢失、病毒感染、网络攻击等安全事件时，发现人应当立即向所在部门负责人和档案管理部门、信息化管理部门报告，不得隐瞒；（二）档案管理部门、信息化管理部门接到报告后，应当立即启动安全事件应急预案，组织人员开展处置工作，采取补救措施，减少损失，防范事件扩大；（三）涉密电子文件发生泄露等安全事件时，还应当立即向保密管理部门报告，由保密管理部门牵头开展处置工作，查处相关责任人，采取保密措施，防止涉密信息进一步扩散；（四）安全事件处置完毕后，相关部门应当做好事件记录，分析事件原因，总结经验教训，完善安全防护措施，避免类似事件再次发生。第九章监督检查与责任追究第二十五条监督