董助工作制度规范

PAGE董助工作制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司董助的工作行为，明确工作职责，提高工作效率，保障公司运营的顺利进行，确保公司各项决策的有效执行，维护公司及股东的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司董助岗位工作人员，包括全职董助及兼职履行董助职责的相关人员。（三）基本原则1.依法合规原则董助的工作必须严格遵守国家法律法规、公司章程以及相关行业规范，确保公司运营活动合法合规。2.忠诚勤勉原则董助应忠诚于公司，勤勉尽责地履行工作职责，积极主动地为公司发展贡献力量，维护公司利益。3.高效协作原则董助需与公司各部门密切协作，提高工作效率，确保信息畅通，共同推动公司业务的顺利开展。4.保密原则董助应对公司商业秘密、重要信息等予以严格保密，不得泄露给任何无关第三方，维护公司的信息安全。二、岗位职责（一）董事会事务支持1.协助董事长筹备董事会会议、股东大会等重要会议，负责会议的组织、安排和记录工作。2.提前收集、整理会议所需资料，包括但不限于议案、报告、财务数据等，并确保资料的准确性和完整性。3.负责会议文件的起草、审核、印发等工作，及时跟进会议决议的执行情况，并向董事长汇报。（二）信息沟通与协调1.作为公司与董事会之间的信息桥梁，及时传达董事会的决策和要求给公司各部门，并反馈各部门的工作进展和问题。2.协调公司内部各部门之间的工作关系，促进信息共享和协同合作，解决工作中出现的矛盾和问题。3.与外部相关机构和人员保持良好沟通，包括监管部门、投资者、中介机构等，及时了解外部环境变化，为公司决策提供参考。（三）文件管理与档案维护1.负责公司董事会相关文件、资料的分类、归档和保管工作，建立健全文件档案管理制度，确保文件资料的安全和可追溯性。2.定期对文件档案进行整理和清查，及时更新和补充相关资料，为公司决策和日常工作提供查阅支持。（四）决策辅助支持1.协助董事长开展公司战略规划、重大决策等方面的研究和分析工作，收集相关信息，提供数据支持和建议。2.关注行业动态和市场变化，为公司业务发展提供前瞻性的信息和决策依据，协助公司制定应对策略。（五）其他工作1.完成董事长交办的其他临时性工作任务，积极配合公司其他部门的工作需求，提供必要的协助和支持。2.参与公司组织的各类培训和学习活动，不断提升自身业务能力和综合素质，适应公司发展的需要。三、工作流程（一）董事会会议筹备流程1.会议通知根据董事长指示和公司实际情况，确定董事会会议的时间、地点、议程等。提前[X]个工作日向董事、监事及相关参会人员发送会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。2.资料准备协助相关部门收集、整理会议所需资料，如公司财务报表、经营情况报告、重大事项进展报告等。对收集到的资料进行审核和汇总，确保资料的准确性和完整性。将整理好的资料按照会议议程顺序进行编排，制作会议资料册。3.会议组织提前到达会议现场，检查会议场地布置、设备调试等情况，确保会议顺利进行。组织参会人员签到，发放会议资料。负责会议记录，准确记录会议讨论内容、决议事项等，会议记录应清晰、准确、完整。4.会议决议跟踪会议结束后，及时整理会议纪要，经董事长审核后印发给相关人员。跟进会议决议的执行情况，定期向董事长汇报执行进展，确保决议得到有效落实。（二）信息沟通流程1.内部信息沟通建立定期的工作沟通机制，如每周工作例会、部门间沟通协调会等，促进公司内部信息的及时传递和共享。对于重要信息和紧急事项，采用即时通讯工具、电子邮件等方式及时沟通，确保信息传递的及时性和准确性。董助在收到各部门信息后，应及时进行整理和分析，对于涉及多个部门的问题，组织相关部门进行协调沟通，共同解决问题。2.外部信息沟通关注监管部门发布的政策法规、行业动态等信息，及时向公司领导汇报，并提出应对建议。接待投资者、中介机构等外部来访人员，负责沟通协调相关事宜，安排会议、参观等活动。回复投资者咨询、投诉等信件，按照公司规定的流程和口径进行答复，维护公司良好形象。（三）文件管理流程1.文件起草根据工作需要，由董助或相关部门起草董事会相关文件，如会议纪要、决议公告、工作报告等。文件起草应遵循公司文件格式规范和语言风格要求，内容准确、逻辑清晰、表述严谨。2.文件审核起草完成的文件先由董助进行自我审核，检查文件内容是否完整、准确，格式是否规范。将审核后的文件提交给董事长或相关领导进行审核，根据领导意见进行修改完善。3.文件印发文件审核通过后，按照公司文件印发流程进行编号、排版、印刷等工作。将印发后的文件分发给相关部门和人员，并做好文件发放记录。4.文件归档文件印发后，及时将文件原件及相关电子文档进行归档保存，按照文件类别和时间顺序进行分类整理。定期对文件档案进行清查和盘点，确保文件档案的安全和完整。四、工作规范（一）工作纪律1.遵守公司作息时间，按时上下班，不得迟到早退。如有特殊情况需要请假，应提前按照公司请假制度办理请假手续。2.工作时间内专注于工作任务，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网页等。3.严格遵守公司保密制度，不得泄露公司商业秘密、重要信息等，妥善保管工作中涉及的各类文件和资料。（二）沟通协作1.与公司内部各部门保持良好的沟通协作关系，尊重他人意见和建议，积极主动地协调解决工作中出现的问题。2.在与外部机构和人员沟通时，注意言行举止，维护公司形象，代表公司表达观点时应准确、客观、专业。3.及时回复公司内部和外部的沟通信息，对于重要事项的沟通应确保信息传递的及时性和准确性，避免因沟通不畅导致工作延误或失误。（三）文件处理1.严格按照公司文件管理规定处理各类文件，确保文件的起草、审核、印发、归档等环节规范有序。2.文件内容应真实、准确、完整，不得弄虚作假或隐瞒重要信息。对于涉及公司重大决策、财务数据等重要文件，应进行严格审核把关。3.妥善保管文件资料，防止文件丢失、损坏或泄露。对于电子文件，应定期进行备份，确保数据安全。五、考核与激励（一）考核标准1.工作业绩董事会会议筹备工作的质量和效率，包括会议组织的及时性、资料准备的完整性、会议记录的准确性等。信息沟通与协调工作的效果，是否及时有效地传达了董事会决策和要求，是否成功解决了部门间的工作矛盾和问题。文件管理工作的规范性，文件起草、审核、印发、归档等环节是否符合公司规定，文件资料是否安全完整。决策辅助支持工作的贡献，提供的信息和建议对公司决策的参考价值，是否协助公司制定了合理有效的应对策略。2.工作态度出勤情况，是否遵守公司作息时间，请假手续是否完备。工作积极性和主动性，是否主动承担工作任务，积极解决工作中遇到问题。团队协作精神，与公司内部各部门及外部机构的沟通协作情况，是否能够积极配合他人工作。3.专业能力对公司业务和行业知识的熟悉程度，是否能够准确理解公司战略和业务需求，为决策提供专业支持。沟通协调能力，能否有效地与不同层次的人员进行沟通交流，协调各方资源解决问题。文字处理能力，文件起草、会议记录等文字工作的质量和水平。（二）考核方式1.定期考核每季度进行一次定期考核，由董助本人先进行自评，总结本季度工作表现，分析存在的问题和不足，并提出改进措施。上级领导根据董助的日常工作表现、工作成果等进行综合评价，填写考核评价表。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.不定期考核根据公司实际情况，对董助的工作进行不定期抽查和考核，重点检查工作任务的完成情况、工作质量等。对于在工作中出现重大失误或违反公司规定的行为，及时进行考核评价，并给予相应的处理。（三）激励措施1.薪酬激励根据考核结果，发放与绩效挂钩的绩效奖金。优秀等级的董助给予较高比例的绩效奖金，不合格等级的董助扣减一定比例的绩效奖金。对于在工作中表现突出、为公司做出重大贡献的董助，给予额外的奖金奖励。2.晋升激励在公司内部有晋升机会时，优先考虑考核结果优秀的董助。根据董助的工作能力和业绩表现，提供晋升到更高管理岗位或承担更多职责的机会。3.培训与发展激励为考核结果良好及以上的董