生产费用报销管理制度

PAGE生产费用报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司生产费用报销管理，规范报销流程，确保公司资金的合理使用，提高财务管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产经营活动所产生的费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，不得虚报、假报。2.合理性原则：报销费用应符合公司生产经营活动的实际需要，具有合理性。3.合法性原则：报销费用必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：费用发生后应及时报销，不得拖延。二、费用报销范围（一）原材料采购费用1.用于生产产品的各种原材料、辅助材料的采购支出。2.采购过程中发生的运输费、装卸费、保险费等相关费用。（二）设备购置及维护费用1.生产所需设备的购置费用，包括设备价款、运输费、安装调试费等。2.设备日常维护保养费用，如维修配件、保养材料、维修服务费等。（三）生产人员薪酬1.生产一线员工的工资、奖金、津贴、补贴等。2.按照国家规定缴纳的社会保险费、住房公积金等。（四）水电费生产过程中消耗的水、电费用。（五）制造费用1.生产车间的办公费、差旅费、通讯费等。2.生产设备的折旧费、租赁费等。3.生产过程中发生的其他间接费用。三、费用报销流程（一）费用申请1.费用发生前，由相关部门或人员填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等。2.《费用申请表》需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用报销1.费用发生后，经办人应及时收集相关原始凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求进行粘贴和整理。2.经办人填写《费用报销单》，将原始凭证粘贴在报销单后面，按照报销单格式填写各项内容，如费用明细、金额、报销部门、报销人等。3.《费用报销单》需经部门负责人再次审核签字，确认费用的真实性和准确性。（三）财务审核1.财务部门收到《费用报销单》后，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。2.审核内容包括发票的真伪、开票日期、金额、内容是否与报销事项相符，报销单填写是否规范等。3.对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求经办人补充或更正。（四）审批签字1.经财务审核通过的《费用报销单》，按照公司审批权限规定，依次提交各级领导审批签字。2.审批流程一般为：部门负责人→财务负责人→分管领导→总经理。3.各级领导应认真审核报销内容，签署审批意见。（五）报销支付1.审批通过的《费用报销单》交至财务部门，财务人员根据公司资金状况和审批意见安排报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式按照公司财务管理制度执行。3.对于大额报销款项，原则上采用银行转账方式支付。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话及开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖发票专用章，印章清晰可辨。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时退回开票单位重新开具。（二）收据1.行政事业性收费收据、财政监制的收据等可作为报销凭证。2.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。（三）其他凭证1.对于无法取得发票的特殊情况，如支付给个人的小额费用等，可使用收款凭证，但收款凭证应注明收款单位名称、地址、电话、收款事由、金额等，并由收款人签字确认。2.自制的原始凭证，如工资表、折旧计算表、成本计算表等，应符合公司财务核算要求，由相关负责人签字审核。五、报销时间规定（一）日常费用报销1.一般情况下，费用发生后应在[X]个工作日内报销。2.对于当月发生的费用，原则上应在当月报销完毕，不得跨月报销。（二）差旅费报销1.员工出差返回后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。2.如有特殊情况不能及时报销的，需提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期报销。六、审批权限（一）部门负责人审批权限1.审批本部门发生的金额在[X]元以下的费用报销。2.对本部门费用报销的真实性、合理性进行审核把关。（二）财务负责人审批权限1.审批金额在[X]元至[X]元之间的费用报销。2.对费用报销凭证的合法性、合规性进行审核，对报销金额的准确性进行复核。（三）分管领导审批权限1.审批金额在[X]元至[X]元之间的费用报销。2.根据公司生产经营情况和财务状况，对较大金额的费用报销进行综合审批。（四）总经理审批权限1.审批金额在[X]元以上的费用报销。2.对重大费用支出、特殊事项的费用报销进行最终审批决策。七、特殊情况处理（一）预付款项1.因生产经营需要提前支付的款项，如设备采购预付款、原材料采购预付款等，需按照公司预付款管理制度办理相关手续。2.预付款项应在合同约定的时间内进行结算报销，如因特殊原因未能及时结算的，需向财务部门说明情况并办理延期手续。（二）超预算费用1.对于超出预算的费用报销，需由费用发生部门提交详细的书面说明，解释超预算的原因及必要性。2.超预算费用报销需经部门负责人、财务负责人、分管领导及总经理审批同意后方可报销。（三）费用分摊1.对于涉及多个部门共同承担的费用，如水电费、设备租赁费等，由相关部门按照合理的分摊方法进行分摊，并提供分摊依据。2.费用分摊表需经各部门负责人签字确认后，作为费用报销的附件。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对生产费用报销情况进行审计检查，重点检查报销凭证的真实性、合法性、合规性，报销流程的执行情况，审批权限的落实情况等。2.对于审计检查中发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务监督1.财务部门负责对日常生产费用报销进行审核监督，严格把关报销凭证和报销流程，确保公司资金安全和合理使用。2.财务人员应定期对费用报销情况进行统计分析，向公司领导汇报费用支出动态，为公司成本控制和决策提供依据。九、违规处理（一）对虚报、假报费用的处理1.一经发现虚报、假报费用的行为，公司将追回已报销的款项，并对相关责任人处以虚报金额[X]倍的罚款。2.情节严重的，给予警告、记过、降职、撤职等行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）对审批把关不严的处理1.对于因审批把关不严导致不符合规定的费用报销的，追究审批人的责任。2.根据情节轻重，给予审批人批评教育、警告、罚款等处理。