中职生内勤制度规范

PAGE中职生内勤制度规范一、总则（一）目的为加强公司内勤管理，规范中职生内勤工作行为，提高工作效率和服务质量，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体中职生内勤人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效服务原则：以高效、优质的服务为公司各部门提供支持，满足工作需求。3.责任明确原则：明确各岗位职责，确保工作任务落实到人。4.规范统一原则：工作流程、标准和要求保持统一，避免混乱。二、岗位职责（一）文件管理1.负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作。2.定期对文件进行整理和分类，确保文件存放有序，便于查找和使用。3.按照规定的期限对文件进行销毁处理，做好记录。（二）办公用品管理1.制定办公用品采购计划，根据实际需求合理采购办公用品。2.负责办公用品的入库、发放和库存管理，建立办公用品台账。3.定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物品，避免浪费。（三）会议组织1.根据公司安排，负责会议的筹备工作，包括会议通知、场地布置、资料准备等。2.做好会议记录，准确记录会议内容、决议和要求，并及时整理和传达。3.协助会议主持人维持会议秩序，确保会议顺利进行。（四）电话接听与接待1.负责公司电话的接听，礼貌、热情地回答来电咨询，及时转接相关人员。2.做好电话记录，重要事项及时向相关领导汇报。3.负责来访人员的接待工作，引导来访人员到指定地点，安排会见，并做好登记。（五）档案管理1.建立和完善公司档案管理制度，对各类档案进行分类、编号和归档。2.负责档案的收集、整理、装订和保管，确保档案的完整性和安全性。3.按照规定的程序为公司各部门提供档案查阅服务。（六）印章管理1.负责公司印章的保管和使用登记，严格按照规定的权限和程序使用印章。2.确保印章使用的安全性和规范性，防止印章被盗用或滥用。3.定期对印章进行检查和维护，发现问题及时报告并处理。三、工作流程（一）文件收发流程1.收文公司收发人员收到外部文件后，首先进行初步登记，记录文件的名称、来源、日期等信息。将文件及时送交给内勤人员，内勤人员再次进行详细登记，并根据文件内容和性质进行分类。对于重要文件，内勤人员应立即呈送相关领导批阅，并跟踪批阅情况。根据领导批示，将文件分发给相关部门或人员，并做好传阅记录。2.发文各部门起草文件后，提交给内勤人员进行审核。内勤人员对文件的格式、内容、逻辑等进行审核，确保文件符合公司要求和相关规定。审核通过后，内勤人员进行编号、排版，并根据发文范围进行打印。将打印好的文件加盖印章，登记发文日期、文号、份数等信息，然后分发给收件人，并要求收件人签收。（二）办公用品采购流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。将申请表提交给内勤人员。2.采购审批内勤人员对需求申请表进行汇总和审核，根据库存情况和预算安排提出采购建议。将采购建议提交给相关领导审批。3.采购执行经领导批准后，内勤人员按照公司采购制度选择合适的供应商进行采购。与供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。4.验收入库办公用品到货后，内勤人员组织相关人员进行验收。核对办公用品的名称、规格、数量、质量等是否与采购合同一致，对验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单。将入库单交财务部门进行账务处理。（三）会议组织流程1.会议筹备接到会议通知后，内勤人员确定会议的时间、地点、参会人员等信息。根据会议主题和要求，准备会议资料，如会议议程、发言稿、汇报材料等。安排会议场地，进行场地布置，包括摆放桌椅、调试音响设备、准备茶水等。发送会议通知，提醒参会人员按时参加会议。2.会议进行会议开始前，内勤人员再次检查会议准备情况，确保会议顺利进行。在会议过程中，做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、提出的问题、形成的决议等。协助会议主持人维持会议秩序，及时处理突发情况。3.会议结束会议结束后，内勤人员整理会议记录，形成会议纪要。将会议纪要发送给参会人员和相关领导，征求意见后进行修改和完善。清理会议场地，归还借用的设备和物品。（四）电话接听与接待流程1.电话接听接听电话时，内勤人员应礼貌问候，自报家门，如“您好，[公司名称]内勤[姓名]”。认真倾听来电内容，做好记录，记录内容包括来电时间、来电人姓名、单位、联系电话、来电事项等。对于能够当场解答的问题，应及时给予准确答复；对于无法当场解答的问题，应告知来电人会及时转达相关人员，并在规定时间内给予回复。重要来电应及时向相关领导汇报，并按照领导指示进行处理。2.接待来访人员到达公司后，内勤人员应热情接待，引导来访人员到接待室或指定地点就座。询问来访人员的姓名、单位、联系电话、来访事由等信息，并进行登记。根据来访人员的需求，联系相关部门或人员，安排会见。在会见过程中，内勤人员可以提供必要的协助，如倒水、记录等。会见结束后，内勤人员礼貌送来访人员离开公司。（五）档案管理流程1.档案收集各部门在工作过程中形成的各类文件、资料，应定期整理后移交内勤人员进行归档。内勤人员对移交的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.档案整理内勤人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类，如行政档案、财务档案、业务档案等。对每类档案进行编号，建立档案目录，便于查找和管理。对档案进行装订、编页等整理工作，确保档案整齐、规范。3.档案保管选择合适的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。将整理好的档案按照编号顺序存放在档案柜中，确保档案存放有序。定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、查阅事由等信息。将申请表提交给内勤人员，内勤人员根据规定的权限进行审批。经审批同意后，内勤人员陪同查阅人员到档案保管场所查阅档案，并做好查阅记录。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，内勤人员对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（六）印章管理流程1.印章保管公司指定专人负责印章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。印章应存放在专门的保险柜或保管箱中，实行双人保管制度，确保印章的安全。2.印章使用审批公司内部人员因工作需要使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用印章的事项、文件名称、使用日期等信息。将申请表提交给相关领导审批，审批通过后在申请表上签字。3.印章使用登记保管人员根据领导审批意见，对印章使用情况进行登记，记录使用日期、使用事项、文件名称、盖章人等信息。在使用印章时，应严格按照审批意见进行盖章，确保印章使用的准确性和规范性。4.印章归还印章使用完毕后，使用人员应及时将印章归还给保管人员，保管人员再次进行登记，并检查印章是否完好。定期对印章使用情况进行统计和分析，发现异常情况及时报告并处理。四、工作标准（一）文件管理标准1.文件收发及时、准确，无延误、丢失现象。2.文件分类清晰，便于查找和使用。定期对文件进行清理，确保文件的时效性。3.文件传阅严格按照规定的程序进行，确保相关人员及时了解文件内容。4.文件归档规范，档案编号、目录等信息准确无误。（二）办公用品管理标准1.办公用品采购计划合理，满足公司工作需求，避免浪费。2.办公用品入库、发放手续齐全，库存管理账实相符。3.定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物品，库存数量控制在合理范围内。（三）会议组织标准1.会议筹备工作充分，会议资料准备齐全、准确。2.会议场地布置整洁、舒适，音响设备等正常运行。3.会议记录完整、准确，能够如实反映会议内容和决议。4.会议纪要及时整理、传达，确保相关人员了解会议精神。（四）电话接听与接待标准1.电话接听礼貌、热情，回答问题准确、清晰，及时转接相关人员。2.电话记录详细、完整，重要事项及时汇报。3.接待来访人员热情、周到，引导、安排会见等工作规范有序。4.来访登记信息准确，无遗漏。（五）档案管理标准1.档案收集及时，各部门移交档案完整、准确。2.档案整理规范，分类合理，编号、编页等工作符合要求。3.档案保管安全，无损坏、丢失等情况。4.档案查阅手续齐全，查阅记录完整。（六）印章管理标准1.印章保管安全，实行双人保管制度。2.印章使用审批严格，无违规使用现象。3.印章使用登记详细、准确，印章归还及时检查。五、考核与奖惩（一）考核方式1.定期考核：每月对中职生内勤人员的工作表现进行一次考核。2.不定期考核：根据工作需要，对内勤人员的特定工作任务或突发事件处理情况进行不定期考核。（二）考核内容1.工作业绩：包括文件管理、办公用品管理、会议组织、电话接听与接待、档案管理、印章管理等工作任务的完成情况。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作精神等方面。3.工作能力：包括业务知识掌握程度、沟通协调能力、问题解决能力等。（三）考核评分1.考核采用百分制，各项考核内容根据其重要程度设定相应的分值。2.考核结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。（四）奖惩措施1.奖励对于考核结果为优秀的内勤人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。在晋升、评优等方面，优先考虑考核优秀的内勤人员。2.惩罚对于考核结果为不合格的内勤人员，进行批评教育，并要求其制定整改措施，限期改进。连续两次考核不合格的内勤人员，予以辞退。六、培训与发展（一）培训计划1.根据中职生内勤人员的岗位需求和实际情况，制定年度培训计划。2.培训计划包括培训内容、培训方式、培训时间等安排。（二）培训内容1.业务知识培训：如文件管理、办公用品管理、会议组织、电话接听与接待、档案管理、印章管理等方面的专业知识和技能。2.职业素养培训：包括职业道德、沟通技巧、团队合作等方面的内容。3.法律法规培训：学习与内勤工作相关的法律法规，如劳动法、合同法等。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的管理人员或业务骨干进行