物业档案收纳管理制度范本

PAGE物业档案收纳管理制度范本一、总则（一）目的为加强物业档案的规范化管理，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥物业档案在物业管理服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义物业档案是指在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括物业规划建设资料、业主及物业使用人资料、物业日常管理资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由公司统一归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理物业管理过程中产生的各类档案，保证档案资料的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，指导和监督各项目档案管理工作。2.集中收集、整理、保管物业项目的各类档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。4.为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。（二）项目档案管理员职责1.负责本项目档案的日常收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理制度的要求，对项目档案进行分类、编号、装订，建立档案目录和索引。3.协助档案管理部门做好档案的移交、保管和利用工作，及时反馈项目档案管理工作中的问题。4.负责项目档案库房的日常管理，保持库房整洁、安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（三）各部门职责1.各部门负责本部门在物业管理活动中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交项目档案管理员。2.在工作中积极配合档案管理部门和项目档案管理员的工作，确保档案管理工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业规划建设资料项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。规划设计方案、建筑施工图、结构施工图、设备施工图等。工程竣工验收备案表、房屋质量保证书、使用说明书等。2.业主及物业使用人资料业主入住登记表、身份证复印件、购房合同复印件等。业主变更登记资料、房屋租赁合同等。业主意见反馈记录、投诉处理记录等。3.物业日常管理资料物业承接查验资料，包括物业共用部位、共用设施设备的查验记录、清单等。物业服务合同、前期物业服务协议、各类专项服务合同等。物业维修养护记录，包括维修计划、维修工单、维修费用结算等。环境卫生管理记录，如清洁消毒记录、垃圾清运记录等。安全保卫管理记录，包括巡逻记录、门禁记录、监控视频资料等。绿化养护管理记录，如植物养护记录、绿化设施维护记录等。社区文化活动记录，包括活动方案、活动照片、参与人员名单等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其存储介质，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和内容，将物业档案分为物业规划建设档案、业主及物业使用人档案、物业日常管理档案等大类，再根据具体内容进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用“年份+项目编号+档案类别编号+流水号”的形式。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速检索档案。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目档案管理员应定期对收集整理好的档案进行归档，确保档案及时入库保管。2.归档的档案应填写档案移交清单，双方签字确认。3.电子档案应按照规定的格式和存储位置进行归档，确保电子档案的安全和可检索性。（二）保管期限物业档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及物业产权、规划建设等重要文件，如项目立项批复、规划设计方案、工程竣工验收备案表等。2.长期保管的档案：一般为15年以上，如物业服务合同、业主入住登记表、物业维修养护记录等。3.短期保管的档案：一般为15年以下，如社区文化活动记录、环境卫生管理记录等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应分类存放，排列整齐，并建立档案存放索引。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全和可利用性。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅档案的，应提前与公司档案管理部门联系，说明查阅或借阅的目的、范围等。2.经公司分管领导批准后，外部单位查阅或借阅档案时，应按照公司的相关规定办理手续，并由档案管理人员在场监督。3.外部单位查阅或借阅档案不得擅自复制、拍照、录像等，如需复制档案，应经公司档案管理部门同意，并按照规定收取复制费用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁去留。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去保存意义的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案目录和数据库中进行注销。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的物业档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期等进行检索，方便快速查找档案。3.档案借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。4.档案统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止数据泄露。（三）数据备份与安全1.定期对档案