公司数字档案室管理制度

PAGE公司数字档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司数字档案室建设与管理，有效保护和利用档案信息资源，提高公司档案管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、存储、利用、销毁等数字档案管理活动中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字档案内容真实、准确反映公司各项业务活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案信息，保证数字档案的系统性和完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障数字档案信息的安全，防止数据丢失、泄露、篡改等情况发生。4.便利性原则：优化数字档案管理流程，提高档案利用效率，方便公司员工查询和使用档案信息。二、数字档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司数字档案室管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划公司数字档案室建设，包括硬件设施配备、软件系统选型与维护等。3.指导和监督各部门数字档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量符合要求。4.负责数字档案的存储、保管、备份及安全管理，定期进行数据检查和维护。5.开展数字档案的编研工作，开发档案信息资源，为公司决策和业务工作提供支持。6.组织档案管理人员的培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门数字档案的形成、收集、整理和初步审核，确保档案材料齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门档案移交至数字档案室，并办理交接手续。3.配合档案管理部门开展数字档案利用工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门数字档案信息安全管理，对涉及保密的档案严格按照保密规定进行处理。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理相关法律法规和公司制度，认真履行档案管理职责。2.负责数字档案的日常管理工作，包括档案的录入、分类、编目、存储、检索等。3.对接收的档案进行审核，确保档案质量，对不符合要求的档案及时反馈并督促整改。4.定期检查数字档案的存储状态和安全情况，及时处理数据异常问题。5.积极为公司员工提供档案查询、借阅等服务，做好利用登记和跟踪工作。6.参与数字档案的编研和开发工作，挖掘档案价值，为公司发展提供参考依据。三、数字档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、合同、协议等纸质和电子文件材料。2.公司对外交往中收到的与公司业务相关的文件、信函、证书等。3.公司内部会议、活动形成的会议纪要、通知、报告、照片、视频等资料。4.公司员工个人在工作中产生的重要业务成果、研究报告、技术文档等。5.其他应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确收集。2.收集的档案应保持原始性和真实性，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。3.对于电子文件材料，应确保其格式规范、元数据完整，符合长期保存要求。4.对重要档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开保存，并定期进行检查和更新。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理，便于管理和查找。3.数字档案应进行科学编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、项目管理类等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：采用“年度类别顺序号”的编号方式，如“2023行政管理001”。3.编目：对整理好的数字档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查询。四、数字档案的存储与保管（一）存储设备与环境1.配备专业的服务器、存储阵列等硬件设备，满足数字档案存储容量和性能要求。2.存储设备应具备冗余设计，确保数据安全性和可靠性，防止因硬件故障导致数据丢失。3.数字档案室应保持适宜的温度、湿度环境，温度控制在18℃27℃，湿度控制在40%60%。4.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等安全防护措施，确保档案存储环境安全。（二）存储方式1.采用磁盘阵列、磁带库等多种存储方式相结合，实现数据的分级存储和备份。2.对重要档案数据进行异地备份，确保在本地发生重大灾害或故障时能够及时恢复数据。3.定期对存储设备进行清理和维护，删除过期或无用的数据，释放存储空间。（三）保管期限与鉴定1.根据国家相关规定和公司实际情况，确定数字档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对到期档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专家组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理，并做好销毁记录。五、数字档案的利用与共享（一）利用原则1.严格遵守国家法律法规和公司保密制度规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.坚持服务公司发展和业务工作的宗旨，提高档案利用效率，为公司决策和员工工作提供有效支持。3.遵循方便快捷、高效有序的原则，优化利用流程，减少不必要的环节。（二）利用方式1.查询：公司员工可通过数字档案管理系统，按照规定的检索条件查询所需档案信息。档案管理人员应及时提供查询服务，并做好查询记录。2.借阅：因工作需要借阅数字档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于不涉及保密的档案，经档案管理部门同意，借阅人可进行复制。复制应使用档案管理部门指定的设备和介质，确保复制件与原件一致。4.共享：根据公司业务需要，经授权后可将部分数字档案在一定范围内进行共享。共享应明确共享范围、权限和使用要求，确保档案信息安全。（三）利用登记与跟踪1.建立数字档案利用登记制度，对每一次利用行为进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、利用内容、归还时间等信息。2.档案管理人员应定期对档案利用情况进行跟踪检查，确保借阅档案按时归还，共享档案使用符合规定要求。如发现问题，应及时采取措施进行处理。六、数字档案的安全管理（一）安全防护体系1.建立完善的数字档案安全防护体系，包括网络安全防护、数据安全防护、系统安全防护等方面。2.安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。3.对数字档案管理系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（二）用户权限管理1.根据员工工作职责和档案保密级别，设定不同的系统用户权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。2.用户权限应定期进行审核和调整，对离职或岗位变动的员工及时收回或变更其权限。3.严格控制系统管理员权限，系统管理员应定期更换密码，并对操作行为进行详细记录。（三）数据备份与恢复1.按照规定的时间间隔和存储策略，对数字档案进行备份，备份数据应存储在安全的位置。2.定期进行数据恢复演练，确保在数据发生丢失或损坏时能够快速、准确地恢复数据，保证公司业务的正常运转。（四）保密管理1.加强对数字档案保密工作的管理，明确保密责任，对涉及公司机密的档案严格按照保密规定进行处理。2.在档案利用过程中，严格控制知悉范围，对借阅、共享等涉及保密档案的操作进行严格审批和监督。3.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。七、数字档案管理系统（一）系统选型与建设1.根据公司档案管理需求和业务特点，选择功能完善、性能稳定、安全可靠的数字档案管理系统。2.系统建设应遵循相关行业标准和规范，确保系统的兼容性、扩展性和易用性。3.在系统建设过程中，充分征求各部门意见，进行需求调研和分析，确保系统功能满足公司实际业务需要。（二）系统功能要求1.档案录入与管理：支持多种格式档案的录入，实现档案的分类、编目、存储、检索等功能。2.利用管理：提供档案查询、借阅、复制、共享等利用功能，并对利用行为进行全程记录和跟踪。3.安全管理：具备用户权限管理、数据加密、备份恢复、安全审计等安全功能，保障数字档案信息安全。4.统计分析：能够对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。5.接口管理：与公司其他业务系统进行接口对接，实现档案信息的共享和交互。（三）系统维护与升级1.安排专人负责数字档案管理系统的日常维护工作，及时处理系统故障和问题。2.定期对系统进行性能优化和数据清理，确保系统运行效率和数据质量。3.根据公司业务发展和档案管理需求变化，及时对系统进行升级，增加新功能，完善系统性能。八、监督与检查（一）监督机制1.建立健全数字档案管理监督机制，档案管理部门定期对各部门数字档案管理工作进行检查和指导。2.公司内部审计部门不定期对数字档案管理情况进行审计监督，确保档案管理工作符合法律法规和公司制度要求。3.鼓励员工对数字档案管理工作中的违规行为进行监督举报，对举报属实的给予奖励。（二）检查内容1.档案收集、整理、归档情况，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。2.数字档案存储与保管情况，包括存储设备运行状况、环境条件、备份情况等。3.档案利用与共享情况，检查利用登记、借阅归还、共享权限等执行情况。4.数字档案安全管理情况，包括安全防护措施落实、用户权限管理、保密制度执行等情况。5.数字档案管理系统运行情况，检查系统功能使用、数据准确性、维护升级等情况。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，及时下达整改通