样机管理规范制度

PAGE样机管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司样机的管理，确保样机的安全、完整和有效使用，提高公司资源利用效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及样机的部门、项目及相关人员。（三）基本原则1.规范管理原则：建立健全样机管理流程，确保各项操作有章可循。2.安全保障原则：保障样机的安全，防止损坏、丢失等情况发生。3.高效利用原则：充分发挥样机的作用，提高其使用效率，避免资源浪费。4.责任明确原则：明确各部门及人员在样机管理中的职责，做到责任到人。二、样机的定义与分类（一）定义样机是指公司为展示产品功能、性能、外观等，或用于研发、测试、验证等目的而专门制作或获取的样品。（二）分类1.产品展示样机：用于向客户、合作伙伴等展示公司产品的功能、特点、优势等，以促进销售和合作。2.研发测试样机：在产品研发过程中，用于进行各种测试、验证，以确保产品性能符合设计要求的样机。3.功能验证样机：针对产品特定功能进行验证的样机，确保功能的可行性和稳定性。4.市场调研样机：为了解市场需求、竞争态势等，投放市场进行调研的样机。三、样机的申购与审批（一）申购流程1.使用部门根据工作需要，填写《样机申购申请表》，详细说明申购样机的名称、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人应根据实际工作需求及资源状况进行审核，签署意见后提交至相关职能部门。3.相关职能部门（如研发部门、市场部门等）对申购申请进行技术可行性、必要性等方面的评估，评估通过后提交至财务部门。4.财务部门审核申购预算，确保申购费用在预算范围内，审核通过后提交至公司管理层审批。（二）审批权限1.申购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.申购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。3.申购金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。四、样机的采购与验收（一）采购1.经审批通过的申购申请，由采购部门负责按照公司采购流程进行采购。采购部门应选择具有良好信誉、产品质量可靠的供应商进行采购。2.在采购合同中，应明确样机的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款，确保采购过程的合法性和规范性。（二）验收程序1.样机到货前，采购部门应通知使用部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备。2.样机到货后，由质量检验部门按照相关标准和合同要求进行检验。检验内容包括外观、性能、功能等方面，确保样机质量符合要求。3.使用部门对样机的适用性进行确认，检查样机是否满足实际工作需求。4.验收合格后，由质量检验部门出具《样机验收报告》，相关人员在报告上签字确认。验收不合格的，应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货等。五、样机的使用与维护（一）使用管理1.使用部门应指定专人负责样机的日常使用和管理，确保样机的正确使用和安全。2.使用人员应严格按照操作规程使用样机，不得擅自更改或拆卸样机的零部件。3.样机使用过程中，如发现故障或异常情况，应及时停止使用，并报告相关部门进行维修。4.对于涉及公司机密或技术秘密的样机，使用人员应严格遵守公司保密制度，防止信息泄露。（二）维护保养1.质量检验部门应制定样机维护保养计划，定期对样机进行维护保养，确保样机性能良好。2.维护保养内容包括清洁、润滑、调试、更换零部件等。3.使用部门应配合质量检验部门做好样机的维护保养工作，提供必要的协助和支持。4.对于长期闲置的样机，应定期进行检查和维护，防止因长期不用而损坏。六、样机的借用与归还（一）借用流程1.因工作需要借用样机的部门或个人，应填写《样机借用申请表》，注明借用样机的名称、型号、借用时间、借用用途等信息。2.将申请表提交至样机管理部门审核，样机管理部门应根据实际情况进行审核，评估借用的必要性和安全性。3.审核通过后，由样机管理部门与借用方签订《样机借用协议》，明确双方的权利和义务，包括样机的保管责任、损坏赔偿等条款。4.样机管理部门按照协议要求向借用方提供样机，并做好相关记录。（二）归还要求1.借用方应在借用期限届满前归还样机，如需延长借用期限，应提前向样机管理部门申请并获得批准。2.归还的样机应保持完好状态，如有损坏或丢失，借用方应按照协议约定进行赔偿。3.样机管理部门在接收归还的样机时，应进行检查验收，如发现问题应及时与借用方沟通解决。七、样机的报废与处置（一）报废条件1.样机已超过使用年限，且无法正常使用或维修价值不大的。2.因技术更新、产品换代等原因，样机已被淘汰不再适用的。3.样机因意外事故、自然灾害等原因造成严重损坏，无法修复的。（二）报废申请与审批1.使用部门或样机管理部门根据报废条件，填写《样机报废申请表》，详细说明报废样机的名称型号、购置时间、报废原因等信息。2.将申请表提交至质量检验部门进行技术鉴定，质量检验部门应出具鉴定意见，确认样机是否符合报废条件。3.申请表经质量检验部门鉴定通过后，提交至财务部门进行资产核销审核，财务部门审核通过后提交至公司管理层审批。（三）处置方式1.经审批同意报废的样机，由公司统一进行处置。处置方式包括出售、捐赠、拆解等，具体处置方式应根据样机的实际情况和公司规定进行选择。2.对于出售的报废样机，应按照公司资产处置流程进行公开拍卖或招标，确保处置价格合理、公正。3.处置过程中，应做好相关记录，包括处置时间、处置方式、处置价格等信息，并将处置结果报公司备案。八、样机的盘点与清查（一）盘点计划1.样机管理部门应制定年度样机盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息。2.盘点计划应报公司管理层审批后实施。（二）盘点程序1.盘点人员按照盘点计划对样机进行逐一清点，核对样机的名称、型号、数量、状态等信息是否与台账记录一致。2.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时记录并查明原因，填写《样机盘点差异表》。3.盘点结束后，盘点人员应编制《样机盘点报告》，详细说明盘点情况、差异原因及处理建议等内容。（三）清查处理1.对于盘点中发现的问题，如样机丢失、损坏、闲置等，应及时进行调查处理。2.根据清查结果，对样机管理流程进行评估和完善，加强管理措施，防止类似问题再次发生。九、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，定期对样机管理情况进行检查和监督。2.监督小组应重点检查样机的申购、采购、验收、使用、维护、借用、归还、报废等环节是否符合本制度规定。3.对于发现的违规行为，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.建立样机管理考核指标体系，对各部门及相关人员在样机管理工作中的表现进行考核。2.考核指标包括样机完好率、使用率、维修费用控制、违规次数等方