档案室上墙制度格式

PAGE档案室上墙制度格式一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本档案室上墙制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，确保无重要遗漏。3.保密性原则：严格保护档案信息安全，防止档案内容泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架，确保档案存放有序。4.建立档案检索系统，便于快速查找和利用档案。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。6.做好档案的安全保管工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施。7.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、归还等手续。8.对到期档案进行鉴定和销毁，并做好记录。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集。3.配合档案室做好档案的清查、核对等工作，提供必要的协助。4.在工作中严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.严格遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。3.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、上架等。4.做好档案的借阅登记、催还和归还工作，确保档案的安全和完整。5.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和解决问题。6.积极参与档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与本公司/组织有关的文件、通知、指示等。3.对外签订的合同、协议、意向书等。4.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。5.员工的人事档案、培训记录、考核材料等。6.科技项目研发过程中形成的各类技术文档、实验数据等。7.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的档案资料。2.档案资料应保持原件的完整性，不得随意涂改、剪裁或损坏。3.对于电子档案，应确保数据的真实性和可读性，并定期进行备份。4.收集的档案资料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续移交档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案：根据项目类别、阶段等进行分类，如科研项目档案可分为立项阶段、研究阶段、验收阶段等。3.财务档案：按照会计年度、档案类别进行分类，如会计凭证、账簿、报表等。4.人事档案：依据员工类别、档案内容进行分类，如履历档案、考核档案、工资档案等。（五）编号规则1.档案编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+流水号，如2023永久001。3.科技档案编号可根据项目特点进行编制，如项目编号+档案序号，如KJ20230101。4.财务档案编号按照会计档案管理办法规定执行。5.人事档案编号一般采用员工工号作为标识。（六）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.目录应打印或书写清晰，一式多份，分别存放于档案室和相关利用部门。3.电子档案应建立相应的电子目录，便于计算机检索。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案存放应符合安全要求，避免阳光直射、避免与腐蚀性物品接触。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限划分按照国家有关档案保管期限规定执行。（三）档案存放方式1.按照档案类别和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜或货架上。2.同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。3.对于珍贵或易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案数量准确、存放有序。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.清查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的处理措施。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。3.定期向上级主管部门报送档案统计报表。五、档案借阅与查阅（一）借阅权限1.本公司/组织员工因工作需要可借阅档案，需填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准，并办理相关登记手续。3.涉及机密档案的借阅，需经公司/组织保密部门批准，并严格按照保密规定办理借阅手续。（二）借阅手续1.借阅人应如实填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.申请表经批准后，借阅人凭有效证件到档案室领取档案，并在借阅登记本上签字确认。3.档案室工作人员应根据借阅申请表的内容，提供相应的档案，并对档案的完整性进行检查。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况确定，最长不超过[X]个工作日。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，如需继续使用，应重新办理借阅手续。（四）查阅规定1.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案，应经档案室工作人员同意，并按照规定的程序办理复印手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还原位，并清理查阅现场。（五）归还要求1.借阅人归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和完好性。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任，并按照规定进行赔偿。3.归还档案后，借阅人应在借阅登记本上签字注销。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定标准和本公司/组织档案保管期限规定，对到期档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其历史价值和现实利用价值。2.参考档案的保管期限规定，结合公司/组织的发展情况和实际需求，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制销毁清单。2.销毁清单经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。（五）特殊情况处理1.对于涉及重要历史事件、知识产权等具有特殊意义的档案，即使超过保管期限，也应妥善保管，不得擅自销毁。2.如需对档案进行数字化处理后再行销毁，应按照相关规定进行操作，确保数字化档案的安全和完整。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息化管理要求1.配备必要的计算机设备、存储设备和网络设施，确保档案信息化管理工作的正常开展。2.档案管理人员应具备计算机操作技能，熟悉档案信息化管理系统的使用。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，便于查询和管理。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）电子档案管理1.电子档案的收集、整理、归档应按照纸质档案的管理要求进行，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.电子档案应采用通用格式存储，保证数据的可读性和兼容性。3.对电子档案应设置相应的权限管理，防止未经授权的访问和修改。4.建立电子档案的元数据管理，记录电子档案的形成背景、来源、存储位置等信息。（四）信息化安全保障1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.