档案合同专人保管制度

PAGE档案合同专人保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案合同的规范化管理，确保档案合同的安全、完整与有效利用，维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各类档案合同的保管与管理工作，包括但不限于合同协议、文件资料、记录报表等。（三）基本原则1.集中统一原则：档案合同由专人集中保管，确保管理的一致性和规范性。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案合同的安全，防止信息泄露。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，便于公司/组织内部各部门及人员查阅和使用档案合同。二、保管职责（一）档案合同保管人员职责1.负责档案合同的收集、整理、归档、保管和查阅服务工作。2.建立档案合同保管台账，详细记录档案合同的编号、名称、日期、来源、去向等信息。3.按照规定的分类标准和编号方法，对档案合同进行分类编号，确保档案合同的有序存放。4.定期对档案合同进行清点、核对，确保账实相符。如发现问题，及时报告并采取相应措施。5.做好档案合同的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案合同的质量不受影响。6.根据公司/组织内部各部门及人员的查阅需求，及时提供档案合同的查阅服务，并做好查阅登记工作。7.严格遵守档案合同保密制度，不得擅自泄露档案合同内容。（二）相关部门职责1.各部门负责本部门档案合同的形成、收集和整理工作，并按照规定的时间和要求，将档案合同移交至档案合同保管人员。2.在档案合同的使用过程中，各部门应妥善保管，不得擅自涂改、损毁、丢失档案合同。如需借用或复印档案合同，应按照规定办理相关手续。3.协助档案合同保管人员做好档案合同的清查、核对等工作，提供必要的支持和配合。三、档案合同的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织签订的各类合同协议，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。2.与合同协议相关的文件资料，如合同审批表、招投标文件、会议纪要、往来函件等。3.公司/组织内部形成的重要文件资料，如规章制度、工作计划、工作总结、财务报表等。4.其他具有保存价值的档案合同。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案合同的收集工作，确保档案合同的及时、完整收集。2.档案合同应在签订或形成后[X]个工作日内移交至档案合同保管人员。3.移交的档案合同应保持原件的完整性，不得缺页、破损或有其他质量问题。（三）整理方法1.分类：按照档案合同的性质、内容、时间等因素进行分类，如分为合同类、文件类、报表类等。2.编号：为每一份档案合同编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：对档案合同进行编目，编制档案合同目录，注明档案合同的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案合同进行装订，确保整齐、牢固。四、档案合同的保管（一）保管方式1.纸质档案合同应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案合同应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案合同，可采取纸质与电子双重保管的方式。（二）保管期限1.档案合同的保管期限应根据相关法律法规和公司/组织的实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的档案合同。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要的档案合同。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于具有重大历史价值或法律意义的档案合同。（三）保管环境1.档案合同保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.定期对档案合同保管场所进行检查和维护，确保档案合同的安全存放。五、档案合同的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案合同，应填写《档案合同查阅申请表》，注明查阅的档案合同名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案合同保管人员根据批准的申请表，提供档案合同的查阅服务，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的查阅场所内查阅档案合同，不得擅自将档案合同带出查阅场所。如需复印档案合同，应经档案合同保管人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案合同，不得在档案合同上涂改、标记、污损或撕毁。查阅完毕后，应及时将档案合同归还档案合同保管人员。（二）借阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案合同，应填写《档案合同借阅申请表》，注明借阅的档案合同名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案合同保管部门负责人签字批准。2.档案合同保管人员根据批准的申请表，办理档案合同的借阅手续，向借阅人员发放档案合同，并在借阅登记本上进行登记。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案合同，不得转借他人或用于其他非规定用途。如需延长借阅期限，应提前向档案合同保管人员提出申请，并经批准。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案合同，如逾期未还，档案合同保管人员应及时催还。如发现档案合同有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、档案合同的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案合同的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则。2.根据档案合同的保管期限、现实利用价值和历史意义等因素，对档案合同进行综合鉴定。（二）鉴定程序1.档案合同保管部门定期对到期的档案合同进行清理，提出鉴定意见。2.组织相关部门和人员组成鉴定小组，对档案合同保管部门提出的鉴定意见进行审核，并形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对确无保存价值的档案合同进行销毁处理。（三）销毁方法1.对于纸质档案合同，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保销毁彻底。2.对于电子档案合同，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，确保数据无法恢复。3.销毁档案合同应填写《档案合同销毁申请表》，注明销毁的档案合同名称、编号、数量等信息，并经档案合同保管部门负责人和公司/组织主管领导签字批准。4.销毁档案合同应在指定的地点进行，并由专人负责监督销毁过程。销毁完毕后，应在《档案合同销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案合同销毁登记簿上。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立档案合同管理监督小组，负责对档案合同保管制度执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案合同保管工作进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）检查内容1.档案合同的收集、整理、归档、保管等工作是否符合本制度的要求。2.档案合同保管人员的职责履行情况。3.档案合同的查阅、借阅、鉴定、销毁等手续是否齐全、规范。4.档案合同保管场所的安全防护措施是否到位。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和人员，视情节轻重给予批评