档案管理制度政府

PAGE档案管理制度政府[公司名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：档案应全面收集、整理，涵盖公司工作的各个方面，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理，并按照公司档案管理制度的要求，及时将档案移交综合管理部。3.配合综合管理部做好档案的查询、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司红头文件、各类通知、报告、请示、会议纪要等。2.人事档案：包括员工个人基本信息、劳动合同、工资福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型，分为市场营销档案、项目管理档案、客户服务档案等。5.其他档案：包括公司证照、荣誉证书、合同协议、工程图纸等。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度+流水号的方式，如“2023001”，表示2023年度的第1份文书档案。2.人事档案编号：采用员工工号+档案类别+流水号的方式，如“001RS001”，表示工号为001的员工的第1份人事档案。3.财务档案编号：采用年度+会计科目+流水号的方式，如“20231001001”，表示2023年度会计科目为1001的第1份财务档案。4.业务档案编号：根据业务类型进行分类编号，如市场营销档案编号为“SC年度流水号”，项目管理档案编号为“XM年度流水号”等。5.其他档案编号：根据档案内容进行分类编号，如公司证照编号为“ZJ类别流水号”，荣誉证书编号为“RY年度流水号”等。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得对档案内容进行篡改或伪造。3.对于重要文件、合同协议等，应一式多份，分别保存于不同的部门或地点，以防止丢失。（二）整理要求1.档案整理应按照档案分类标准进行，确保档案的系统性和规范性。2.对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作，编制档案目录，便于查询和利用。3.档案应使用统一规格的档案盒、档案袋进行存放，并在档案盒、档案袋上标明档案类别、编号、年度等信息。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可检索性。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，用于存放公司各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、除湿设备等，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司重要文件、合同协议、财务审计报告等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括公司一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括公司临时性文件、一般性业务资料等。（三）档案保护1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。4.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.查阅档案时，应在综合管理部指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，应及时将档案归还综合管理部，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案类别、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.借阅档案期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，应向综合管理部出具借条，并按照规定的期限归还档案。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。如因工作需要复制、摘抄档案，应经综合管理部负责人批准。5.借阅人员归还档案时，综合管理部应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否已失去保存价值。2.档案鉴定工作应由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案类别、编号、数量、销毁原因等信息，经综合管理部负责人审核，报公司分管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由综合管理部派人监销。监销人员应认真核对销毁档案的数量、类别、编号等信息，确保销毁工作的真实性和准确性。4.档案销毁后，应在《档案销毁登记表》上记录销毁情况，包括销毁日期、档案类别、编号、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.通过档案信息化管理，提高档案管理工作效率，降低管理成本，为公司决策提供更加及时、准确的信息支持。（二）信息化管理措施1.对公司各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.制定电子档案管理规范，明确电子档案的格式、命名规则、存储方式等要求。3.在档案管理信息系统中