工程档案资料借阅制度

PAGE工程档案资料借阅制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案资料的管理，规范工程档案资料的借阅行为，确保工程档案资料的安全与完整，充分发挥工程档案资料在公司工程建设、生产运营、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组以及与公司有业务往来的外部单位因工作需要借阅工程档案资料的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案借阅活动合法合规。2.安全保密原则：切实保障工程档案资料的安全，防止档案资料的丢失、损坏、泄密等情况发生。3.服务工作原则：在确保档案安全和保密的前提下，积极为公司各项工作提供及时、有效的档案资料服务。4.严格审批原则：建立严格的借阅审批流程，对借阅申请进行认真审核，确保借阅行为必要、合理。二、工程档案资料定义与范围（一）定义工程档案资料是指公司在工程建设、生产运营过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件以及与工程相关的其他资料。（二）范围1.项目前期资料：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书等。2.设计资料：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。3.施工资料：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.监理资料：监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。5.竣工验收资料：竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他资料：与工程相关的会议纪要、来往函件、照片、录像、音频等资料。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅工程档案资料，应填写《工程档案资料借阅申请表》，详细注明借阅档案资料的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.外部单位因业务往来需要借阅工程档案资料，需提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、范围、期限等，并加盖单位公章。（二）审批流程1.部门负责人审批：内部人员的借阅申请由所在部门负责人进行初审，审核申请的必要性和合理性，签署意见后提交档案管理部门。2.档案管理部门审核：档案管理部门对借阅申请进行全面审核，重点审查申请内容是否符合规定、借阅期限是否合理、借阅人是否具备借阅资格等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批：公司分管领导根据档案管理部门的审核意见，对借阅申请进行最终审批。对于重要、机密的工程档案资料，需经公司主要领导批准。（三）审批结果通知借阅申请经审批通过后，档案管理部门应及时将审批结果通知借阅人。如申请未获批准，应向借阅人说明原因。四、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般情况下，工程档案资料的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限时，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于重要、机密的工程档案资料，借阅期限应严格控制，原则上不得超过[X]个工作日，确需较长时间使用的，需经公司主要领导批准。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满前归还所借工程档案资料。如需续借，应按照本制度规定重新办理借阅申请和审批手续。2.归还的工程档案资料应保持完好无损，如有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.档案管理部门在接收归还的工程档案资料时，应认真核对资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。五、借阅登记与保管（一）借阅登记1.档案管理部门应对每一次工程档案资料的借阅进行详细登记，记录借阅人姓名、所在部门、借阅日期、归还日期、档案资料名称及数量等信息。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式同时进行，确保登记信息的准确、完整和可追溯性。（二）保管要求1.借阅人应妥善保管所借工程档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、抽取、撤换、损坏档案资料。2.在借阅期间，借阅人应确保档案资料的安全，防止因保管不善导致档案资料丢失、损坏或泄密。如发生上述情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应的补救措施。3.档案管理部门应定期对借阅登记情况进行检查和核对，确保借阅行为规范、档案资料安全。六、借阅限制与保密规定（一）借阅限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、关键核心技术等重要、机密的工程档案资料，未经公司书面授权，严禁对外借阅。2.工程档案资料原则上不得带出公司办公区域。如因特殊工作需要带出的，必须经公司分管领导批准，并办理相关手续，确保档案资料在带出期间的安全。3.同一档案资料在同一时间内只能借给一人使用。如需多人同时使用，应经档案管理部门同意，并安排专人负责管理。（二）保密规定1.借阅人应对所借工程档案资料的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案资料的任何信息。2.在使用档案资料过程中，如发现档案资料存在保密风险或可能影响公司利益的情况，应及时向档案管理部门报告。3.借阅人在归还档案资料时，应确保档案资料未被复制、传播或用于其他非授权目的。如发现有违反保密规定的行为，公司将依法追究借阅人的责任。七、监督与检查（一）监督机制1.公司建立工程档案资料借阅监督机制，由档案管理部门负责对借阅活动进行日常监督检查，确保借阅行为符合本制度规定。2.公司内部审计部门定期对工程档案资料借阅情况进行审计，检查借阅审批流程是否规范、档案资料是否安全完整、借阅期限是否合规等。（二）检查内容1.档案管理部门检查内容包括：借阅登记是否完整准确、借阅期限是否合规、归还资料是否完好无损、保密规定执行情况等。2.内部审计部门检查内容包括：借阅审批流程的执行情况、档案资料的使用效益、是否存在违规借阅行为等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向借阅人发出整改通知，要求其限期整改。2.如发现借阅人存在严重违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、停止借阅资格等。对于因违规行为给公司造成损失的，借阅人应承担赔偿责任。八、罚则（一）一般违规处罚1.借阅人未按规定填写《工程档案资料借阅申请表》或提供虚假信息的，给予警告处分，并责令其重新填写申请表。2.借阅人未在规定期限内归还档案资料，且未办理续借手续的，每逾期一天，处以[X]元罚款。逾期超过[X]天的，停止其借阅资格[X]个月。3.借阅人在借阅期间擅自涂改、伪造、抽取、撤换、损坏档案资料的，责令其恢复原状或赔偿损失，并给予警告至记过处分。（二）严重违规处罚1.借阅人将档案资料转借他人或擅自带出公司办公区域，未办理相关手续的，给予记过至降级处分，并处以[X]元以上[X]元以下罚款。如因转借或带出导致档案资料丢失、损坏或泄密的，依法追究其法律责任。2.借阅人违反保密规定，向无关人员泄露档案资料信息的，给予降职至撤职处分，并处以[X]元以上[X]元以下罚款。给公司造成重大损失或不良影响的，依法追究其法律责任。3.外部单位借阅档案资料后，未按约定用途使用或擅自复制、传播档案资料的，公