经济法档案保管制度

PAGE经济法档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司经济法档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经济活动中形成的各类档案资料的保管管理。（三）定义1.经济法档案：指公司在经济决策、合同签订、财务核算、税务处理等经济活动过程中形成的具有保存价值的各种文件、记录、凭证等资料。2.保管期限：根据档案的重要性和性质，确定不同的保管期限，分为短期、中期和长期。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善经济法档案保管制度，并组织实施。集中统一管理公司的经济法档案，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作进行全程监督和指导。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。2.各部门负责本部门经济法档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，确保档案的有效利用。明确专人负责本部门档案工作，确保档案管理工作的顺利开展。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司对外签订的各类经济合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同等。2.经济活动中的各类审批文件，如项目立项批复、预算审批、资金使用审批等。3.财务报表、会计凭证、税务申报资料、审计报告等财务税务相关资料。4.公司内部的经济决策文件，如董事会决议、总经理办公会纪要等。5.与经济活动相关的往来信函、传真、电子邮件等。6.其他具有经济价值和保存意义的文件资料。（二）收集要求1.各部门应在经济活动结束后及时收集相关档案资料，确保资料的完整性和准确性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行备份保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照一定的分类标准进行整理，确保分类科学、合理。（四）整理方法1.分类按照经济活动的类别，分为合同类、财务类、决策类、审批类等。在每一类下，再根据具体的业务内容进行细分，如合同类可分为采购合同、销售合同等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.装订对于纸质档案，应进行整齐装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。装订顺序一般为封面、目录、正文、封底。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于快速查找和了解档案信息。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料，应在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行归档，按照分类和编号顺序存放于档案库房。（二）保管期限划分1.短期保管：保管期限为15年，主要包括一般性的经济活动记录、临时性的财务报表等。2.中期保管：保管期限为515年，如一些重要的合同执行期较短的档案、阶段性的财务审计报告等。3.长期保管：保管期限为15年以上，包括公司重大经济决策文件、长期有效的经济合同、重要的财务档案等。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。库房内应设置专门的档案架、柜，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃2４℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.档案存储介质对于纸质档案，应妥善保管，防止受潮、发霉、破损等情况。对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。存储设备应异地存放，以防止因自然灾害等原因导致数据丢失。3.档案标识在档案架、柜上应标明档案类别、编号范围等信息，便于快速查找档案。每份档案应在显著位置标明编号、题名、保管期限等内容。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题应及时记录并采取相应的措施进行处理。3.清查盘点结束后，应编制清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果、存在问题及处理建议等。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅经济法档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司重要机密或敏感信息的档案，查阅申请需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司经济法档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。（二）查阅程序1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》，经审批通过后，到档案管理部门办理查阅登记手续。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门工作人员对归还的档案进行核对和检查，确保档案的完整和安全。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案的复印件、摘录等利用方式。对于重要档案的复印件，应加盖档案管理部门印章，以证明其真实性和有效性。2.如需对档案进行拍照、扫描等数字化处理，应经档案管理部门负责人批准，并在其监督下进行操作，确保档案信息的安全和保密。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案的查阅和利用情况进行详细记录，包括查阅申请人、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息。2.查阅和利用记录应妥善保存，保存期限与档案保管期限一致，以便日后查阅和审计。五、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立严格的保密制度，对涉及公司商业秘密、财务机密、合同条款等重要信息的档案进行重点保护。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容，不得私自复制、传播档案信息。3.在档案查阅和利用过程中，档案管理部门应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、对查阅人员进行保密教育等，防止档案信息的不当泄露。（二）安全防范1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保库房安全。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，确保在发生安全事故时能够及时采取有效的措施进行应对。（三）违规处理1.对于违反档案保密和安全规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因违反规定导致档案信息泄露、丢失或损坏的，相关责任人应承担相应的法律责任，并赔偿由此给公司造成的损失。六、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值的。2.因公司机构调整、业务变更等原因，导致档案失去利用价值的。3.档案经鉴定确属重复、无效或已被新的档案替代的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的档案进行清理和鉴定，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并经档案管理部门负责人审核签字。3.将《档案销毁清单》报公司分管领导审批，审批通过后，方可进行销毁。4.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。（三）销毁记录1.档案管理部门应对档案销毁情况进行详细记录