养老人员档案管理制度

PAGE养老人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强养老人员档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，维护养老人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有养老人员档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映养老人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集养老人员各方面的资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护养老人员档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循相关法律法规和行业标准，确保操作规范。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系电话、家庭住址。（二）健康状况1.既往病史、过敏史。2.定期体检报告。（三）养老服务记录1.入住养老机构时间、床位信息。2.日常护理记录，包括生活照料、医疗护理等情况。3.服务评价及反馈。（四）财务信息1.费用缴纳记录，包括入住费用、护理费、医疗费等。2.财务结算凭证。（五）亲属信息1.配偶、子女姓名、联系电话、工作单位。2.紧急联系人信息。（六）其他重要资料1.遗嘱、授权委托书等法律文件。2.特殊需求及相关记录。三、档案建立与收集（一）档案建立流程1.养老人员入住时，由专人负责收集其个人基本信息及相关资料。2.对收集到的资料进行初步审核，确保信息准确无误。3.将审核后的资料录入电子档案系统，并建立纸质档案。（二）资料收集渠道1.养老人员本人提供。2.家属提供。3.医疗机构提供健康体检报告等。4.其他相关部门或机构提供。（三）资料更新与补充1.养老人员信息发生变更时，应及时通知档案管理人员进行更新。2.定期对档案进行检查，发现资料缺失或不完整时，及时补充收集。四、档案整理与分类（一）整理要求1.对收集到的档案资料进行分类整理，确保资料有序存放。2.去除重复、无效的资料。3.对破损、褪色的资料进行修复或复制。（二）分类方法1.按照档案内容分为个人基本信息类、健康状况类、养老服务记录类、财务信息类、亲属信息类、其他重要资料类。2.每类再根据具体内容进行细分，如养老服务记录类可分为日常护理记录、服务评价等子类别。（三）编号与标识1.为每份档案赋予唯一的编号，便于查询和管理。2.在档案袋或文件夹上标注编号、类别、养老人员姓名等信息。五、档案存储与保管（一）存储方式1.采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行存储。2.电子档案存储于专用服务器，设置不同的权限级别，确保数据安全。3.纸质档案存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列。（二）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫。2.配备必要的消防器材和防虫药品。（三）档案保管期限1.养老人员档案长期保管。2.定期对档案进行清查和核对，确保档案的完整性和准确性。（四）档案安全管理1.严格限制档案管理人员的访问权限，防止档案信息泄露。2.对档案数据进行定期备份，防止数据丢失。3.制定档案安全应急预案，应对突发情况。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.养老人员本人及其家属有权查阅本人档案。2.本公司/组织内部相关工作人员因工作需要，经审批后可查阅档案。3.司法机关等因法定事由需要查阅档案时，应按照规定办理相关手续。（二）查阅流程1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等。2.申请表经所在部门负责人审核后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅档案，如有特殊情况需要借阅，须经档案管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（四）查阅与借阅记录1.对每次查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、时间、内容、借阅期限等。2.查阅与借阅记录应保存[X]年以上。七、档案保密与隐私保护（一）保密措施1.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。2.对档案存放地点进行物理隔离，限制无关人员进入。3.在档案管理系统中设置保密级别，对敏感信息进行加密处理。（二）隐私保护1.尊重养老人员的隐私权，未经授权不得公开其个人信息。2.在提供养老服务过程中，如需使用养老人员信息，应遵循合法、正当、必要的原则。（三）违规处理1.对违反档案保密与隐私保护规定的行为，视情节轻重给予相应的纪律处分。2.造成严重后果的，依法追究法律责任。