恒大企业档案管理制度

PAGE恒大企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强恒大企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于恒大企业总部及所属各子公司、分公司、项目部等所有部门和员工。（三）档案定义本制度所称档案是指企业在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、声像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：企业档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映企业的经营管理活动，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录企业的各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及企业机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于企业各部门和员工查阅、利用档案信息。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.设立独立的档案管理部门，负责企业档案的统筹管理工作。2.配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理事务。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善企业档案管理制度。2.负责企业各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。7.为企业各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。8.参与企业重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持与服务。9.开展档案业务培训和宣传工作，提高企业员工的档案意识。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类等工作，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，提供相关档案信息。3.对本部门形成的档案进行日常保管，确保档案的安全。4.配合档案管理部门做好档案管理的其他相关工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括企业发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示等文件。2.合同协议类：涵盖企业签订的各类合同、协议、意向书等。3.财务档案类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案类：涉及员工的入职、离职、考核、晋升、培训等人事资料。5.工程建设类：包括工程项目的立项、规划、设计、施工、验收等相关资料。6.市场营销类：如市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料等。7.技术研发类：包含企业的技术研发成果、专利、技术标准等资料。8.声像档案类：如照片、录音、录像等记录企业活动的声像资料。9.其他档案类：不属于上述分类的其他具有保存价值的档案。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的管理和查询。2.编号方法：采用“大类代码+流水号”的方式进行编号。例如，行政文件类编号为“A001”，合同协议类编号为“B001”等。流水号按照档案形成的时间顺序依次编排。3.档案编号应在档案整理过程中及时赋予，并在档案目录、检索系统等中准确标注。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交至兼职档案员处，兼职档案员应定期将档案移交至档案管理部门。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，档案形成部门应指定专人负责收集，并及时移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对企业各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利开展。（二）整理要求1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理工作包括对档案进行分类、编号、编目、装订等。3.档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁档案内容。对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制。4.每份档案应编制详细的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。5.整理后的档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案库房的档案架上，电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。2.对于重要的纸质档案，应进行复印或扫描，形成电子副本进行保管，以防止纸质档案的损坏或丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。发现问题应及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括企业的章程、营业执照、税务登记证、重要合同协议、财务决算报告等具有重要历史价值和法律意义的档案。3.长期保管的档案保管期限为10年以上（含10年），主要包括企业的一般性合同协议、重要会议记录、年度工作计划和总结等档案。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括企业的一般性文件、报表、简报等档案。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和企业实际情况进行，由档案管理部门会同相关部门共同审核确定。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。3.对于已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经企业分管领导审批后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。5.档案销毁记录应长期保存，以备查阅。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.企业内部各部门和员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等信息。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.企业外部单位或个人因特殊原因需要查阅企业档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经企业分管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅过程应严格按照本制度的规定进行管理。5.员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、期限、用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。6.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁档案内容。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。（二）档案利用的监督与考核1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案的利用频率、利用效果等信息，为档案管理工作的改进提供依据。2.企业应将档案利用工作纳入各部门和员工的绩效考核体系，对档案利用工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对违反档案利用规定的行为进行严肃处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的企业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为企业提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对企业现有的纸质档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。2.数字化扫描应按照档案整理的要求进行分类、编号、命名，建立与纸质档案一一对应的电子档案数据库。3.对新形成的档案，应同步进行电子档案的录入和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性。（三）档案信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等信息。2.检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案的借阅申请、审批、归还等流程，实现对档案借阅情况的全程跟踪。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。5.统计分析功能：对档案的利用情况、保管期限、档案类别等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立健全档案信息化系统的数据安全管理制度，采取数据备份、加密、防火墙等技术手段，确保电子档案数据的安全。2.定期对档案信息