征占用档案管理制度

PAGE征占用档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司征占用档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范征占用档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在征占用活动中形成的各类档案，包括但不限于土地征占用、房屋征占用、设备设施征占用等相关业务活动所涉及的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.真实性原则：征占用档案应如实反映征占用活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集征占用活动中产生的各类文件资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据、文字等信息应清晰、规范，符合客观实际。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，以满足公司内部管理及外部相关部门的工作需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善征占用档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好征占用档案的收集、整理、移交等工作。3.集中统一管理公司征占用档案，建立健全档案管理体系，确保档案的安全和完整。4.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，提高档案的规范化水平。5.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。6.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）业务部门职责1.负责本部门在征占用活动中形成档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在档案形成过程中，严格遵守档案管理规定，对档案的真实性、完整性负责。4.积极配合档案管理部门开展档案的查询、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、归还等，确保档案管理工作的有序进行。3.熟悉档案业务知识，熟练掌握档案管理系统的操作技能，提高档案管理工作效率。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集（一）收集范围1.征占用项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地预审意见等。2.征占用过程中的各类协议、合同，如土地出让合同、房屋征收补偿协议、设备设施转让合同等。3.征占用涉及的权属证明文件，如土地所有权证、房屋所有权证、设备设施产权证书等。4.征占用活动中的会议纪要、工作记录、请示报告、批复文件等。5.征占用相关的测绘报告、评估报告、审计报告等专业文件。6.征占用过程中的照片、录像、录音等声像资料。7.其他与征占用活动有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，并按照档案形成的时间顺序和类别进行及时收集，确保档案资料不遗漏、不丢失。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。3.对于重要的档案资料，应进行备份保存，以防止原件损坏或丢失。4.收集的档案资料应齐全完整，相关签字、盖章等手续应完备。（三）收集流程1.业务部门在完成征占用活动中的某项工作后，应及时将形成的档案资料进行整理，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应详细注明档案的名称、数量、形成时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.业务部门将整理好的档案资料及档案移交清单一并移交至档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案资料进行核对，如发现问题应及时与业务部门沟通解决。四、档案整理（一）分类标准1.综合类：包括征占用项目的立项审批、规划许可、政策文件等综合性文件。2.合同协议类：各类征占用相关的合同、协议、意向书等文件。3.权属证明类：土地、房屋、设备设施等的所有权证、使用权证等权属证明文件。4.专业报告类：测绘报告、评估报告、审计报告等专业文件。5.声像资料类：征占用活动中的照片、录像、录音等资料。6.其他类：不属于以上分类的其他相关文件资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类标准，用两位字母表示档案类别，如“ZH”表示综合类，“HT”表示合同协议类等。4.流水号：按照档案形成的顺序依次编写，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，2023年综合类的第一份档案编号为“2023ZH0001”。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.题名应准确反映档案的主要内容，简洁明了。3.日期应填写档案形成的具体年月日。4.保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定，分为永久、长期、短期。5.密级按照国家保密规定和公司实际情况确定，分为绝密、机密、秘密。（四）装订要求1.对纸张规格不一致、破损的档案进行修整，使其规格统一、页面整齐。2.采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案牢固、整齐，便于翻阅和保管。3.装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，并配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.根据档案类别和保管期限，设置不同的档案架和档案柜，对档案进行分类存放。3.档案库房应划分不同的区域，如办公区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）保管期限划分1.永久保管：对公司具有重要历史意义、长期查考利用价值的档案，如公司成立以来的重大征占用项目档案、涉及公司核心利益的合同协议等，应永久保管。2.长期保管：保管期限为30年的档案，主要包括一般性征占用项目档案、重要设备设施征占用档案等，这些档案在一定时期内具有查考利用价值。3.短期保管：保管期限为10年的档案，如一般性的工作记录、临时性征占用活动档案等，这些档案保存期满后，可根据实际情况进行鉴定销毁。（三）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.对清查结果进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案保管工作。（四）档案信息化管理1.建立电子档案管理系统，将纸质档案进行数字化扫描录入，实现档案的电子化存储和管理。2.对电子档案进行分类、编号、编目等管理，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。3.加强电子档案的安全管理，设置严格的用户权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，以防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅征占用档案，以了解项目情况、支持决策、处理相关业务等。2.外部相关单位，如政府部门、司法机关等，因工作需要依法查阅公司征占用档案。3.其他经公司批准的查阅利用情况。（二）利用流程1.内部查阅查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案，查阅人在档案查阅登记簿上签字登记。查阅人应在指定的查阅区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。2.外部查阅外部单位查阅公司征占用档案，应出具单位介绍信及查阅人有效身份证件。档案管理部门对外部单位的查阅申请进行审核，报公司分管领导批准。批准后，档案管理部门按照内部查阅流程提供档案，并做好查阅记录。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经公司批准，不得对外提供查阅。2.查阅档案时，不得擅自涂改、标记、污损、抽取、撤换档案内容。3.如需对档案进行复制，应按照规定的程序办理，复制件应与原件核对无误，并注明出处。4.档案利用完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定评估。2.对于已失去保存价值的档案，如保管期限已满且无继续利用必要的档案，可考虑予以销毁。3.对于仍有一定查考利用价值，但保管期限过长的档案，可进行适当调整保管期限。（三）销毁流程1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并由鉴定工作小组成员签字确认。3