前进区档案室管理制度

PAGE前进区档案室管理制度一、总则（一）目的为加强前进区档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于前进区各部门及所属单位在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：前进区档案室对全区各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置前进区设立独立的档案室，配备相应的档案管理人员。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善前进区档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管全区各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系。4.开展档案的开发利用工作，为全区各项工作提供档案信息服务。5.指导各部门及所属单位的档案工作，组织档案业务培训。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好登记工作。5.积极开展档案信息开发利用工作，为利用者提供优质服务。6.参与档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性和完整性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与前进区工作相关的文件、指示、规定等。2.前进区党工委、管委会形成的各类文件、会议记录、决议、决定等。3.各部门在工作活动中形成的文件、报告、报表、合同、协议等。4.全区重大活动、重要事件形成的文件、资料、照片、录像等。5.干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案室。2.收集的档案应保持原件原状，不得擅自涂改、剪裁、抽取。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜的保管条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：上级机关颁发的具有长远利用价值的文件；前进区党工委、管委会形成的重要文件、会议记录、决议、决定等；全区重大活动、重要事件形成的文件、资料等。3.长期保管的档案主要包括：在较长时间内对前进区工作有查考利用价值的文件、资料等，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案主要包括：在较短时间内对前进区工作有查考利用价值的文件、资料等，保管期限为5年至15年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、编号、名称、日期、保管期限等，发现问题及时处理。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经前进区档案室负责人批准。3.涉及保密内容的档案，严格按照保密规定进行查阅。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容等，经前进区档案室负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室负责人同意。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循国家有关档案鉴定的标准和规范，结合前进区的实际情况进行。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查。2.参考档案的利用情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，经前进区档案室负责人审核，报前进区领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立前进区档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等，转化为电子档案。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合前进区档案管理的信息管理系统，实现档案的分类、编目、存储、检索、利用等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保