文书档案资料安全管理制度

PAGE文书档案资料安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案资料的安全管理，确保档案资料的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文书档案资料形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将文书档案资料的安全放在首位，采取有效措施防止档案资料的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.分级管理原则：根据档案资料的重要性和保密性程度，实行分级分类管理。4.便捷利用原则：在确保安全的前提下，充分考虑档案资料利用的便捷性，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文书档案资料安全管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案资料收集、整理、归档等工作，确保档案资料的质量。3.负责档案资料的集中保管，建立健全档案保管设施，确保档案资料的安全存放。4.按照规定的程序和要求，提供档案资料的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.定期对档案资料进行清查、盘点，及时发现和处理存在的问题。6.负责档案资料的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门文书档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确专人负责档案资料的管理，按照公司档案管理部门的要求，及时将档案资料移交归档。3.严格遵守公司文书档案资料安全管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案资料。4.在工作中妥善保管档案资料，防止丢失、损坏等情况发生。（三）员工职责1.严格遵守公司文书档案资料安全管理制度，自觉维护档案资料的安全。2.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，不得私自留存。3.未经批准，不得擅自查阅、借阅、复制档案资料。4.发现档案资料存在安全问题时，应及时报告。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、合同等。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司内部的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。5.其他具有保存价值的文书档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得弄虚作假。3.对于重要的档案资料，应进行备份，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理的要求。（四）整理方法1.分类：按照档案资料的来源、时间、内容等进行分类。2.编号：对每一类档案资料进行编号，便于查找和管理。3.装订：对纸张破损、大小不一的档案资料进行修补和装订。4.编目：编制档案资料的目录，包括档号、题名、日期、保管期限等。四、档案资料的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内应有足够的空间，便于档案资料的存放和管理。3.档案库房应安装必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜、防磁柜等保管设备，确保档案资料的安全存放。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管期限1.根据档案资料的重要性和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案资料主要是公司的重要文件、法规性文件、财务档案等；长期保管的档案资料一般为10年以上；短期保管的档案资料为10年以下。（四）保管要求1.按照档案资料的类别和保管期限，进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案资料应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行检查和维护。3.定期对档案资料进行清查、盘点，核对档案资料的数量、内容等，确保账实相符。4.发现档案资料存在损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。五、档案资料的利用（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案资料时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出。3.查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案资料。4.查阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案资料时，应按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案资料期间，应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案资料。4.借阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时报告，并承担相应的责任。（三）复制规定1.公司内部人员因工作需要复制档案资料时，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。2.复制档案资料时，应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员负责操作，确保复制内容与原件一致。3.复制的档案资料应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期。六、档案资料的保密（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案资料，应采取严格的保密措施。2.档案管理部门应与接触重要档案资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.加强对档案管理部门工作人员的保密教育，提高保密意识。4.在档案资料的保管场所和利用过程中，采取必要的保密措施，如限制访问、加密存储等。（二）保密责任1.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料的内容。2.接触重要档案资料的人员应妥善保管档案资料，不得擅自传播、泄露。3.如发现档案资料存在泄密情况，应及时报告，并采取措施进行处理，减少损失。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案资料进行鉴定，确保档案资料的真实性、完整性和有效性。2.根据档案资料的保管期限和实际利用价值，确定是否需要继续保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成，负责对档案资料进行鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案资料的内容，了解其历史背景和利用价值。2.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案资料的保存必要性。3.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案资料的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案资料，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案资料的档号、题名、日期、保管期限等内容。3.档案销毁清册经档案管理部门负责人和公司领导批准后，方可进行销毁。4.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。5.销毁工作结束后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将其归档保存。八、信息化管理（一）系统建设1.建立公司文书档案资料信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用等功能。2.系统应具备完善的安全防护机制，确保档案资料的信息安全。（二）数据录入1.按照档案资料整理的要求，将纸质档案资料录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.对电子档案资料应及时进行分类、编号、编目等处理，并上传至信息化管理系统。（三）系统维护1.定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强对系统数据的备份和恢复管理，防止数据丢失。（四）安全管理1.建立健全信息化管理系统的安全管理制度，加强用户权限管理，防止非法访问和数据泄露。2.对系统操作人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。九、监督与检查（一）监督机制1.公司成立档案资料安全管理监督小组，定期对各部门的档案资料安全管理工作进行监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、方法和频率。（二）检查内容1.档案资料的收集、整理、归档情况。2.档案资料的保管设施和保管条件。3.档案资料的查阅、借阅、复制手续。4.档案资料的保密措施落实情况。5.档案资料的鉴定与销毁程序执行情况。6.信息化管理系统的运行情况。（三）问题处理1.对监督检查