文宣部档案管理制度

PAGE文宣部档案管理制度一、总则（一）目的为加强文宣部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在文宣工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文宣部在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图片、影像等各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文宣部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映文宣部的工作实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.高效利用原则：积极开发档案信息资源，为文宣工作提供有效支持。二、档案管理职责（一）文宣部负责人职责1.全面领导文宣部档案管理工作，确保档案管理工作与文宣工作协调发展。2.审定档案管理工作计划和规章制度，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责文宣部档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定档案管理工作计划，建立健全档案管理制度和工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目等，确保档案管理的规范化。4.做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失和泄密。5.积极开发档案信息资源，为文宣工作提供查阅、咨询等服务。（三）各岗位人员职责1.在工作中形成的各类文件、资料等应及时交予档案管理人员，确保档案的及时收集。2.协助档案管理人员做好档案的整理、核对等工作。三、档案收集（一）收集范围1.上级部门下发的与文宣工作相关的文件、通知、指示等。2.文宣部制定的工作计划、方案、规章制度等。3.各类活动的策划方案、宣传资料、照片、影像等。4.与外部单位合作的协议、合同等文件。5.员工撰写的新闻稿件、调研报告、工作总结等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的文件、资料等交予档案管理人员，不得积压或私自留存。2.收集的档案应保持完整、准确，不得缺页、破损或涂改。（三）收集时间1.对于日常工作中形成的文件、资料，应在工作完成后一周内交予档案管理人员。2.对于重大活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后半个月内交予档案管理人员。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：包括上级文件、本部门文件、会议文件等。2.活动档案：包括各类活动的策划、组织、实施等过程中形成的文件、资料。3.宣传资料档案：包括宣传海报、宣传单页、视频等。4.人事档案：包括员工的基本信息、考核记录、培训记录等。5.财务档案：包括经费预算、报销凭证等。（二）编号规则1.文书档案：按照年度保管期限流水号的方式编号，如2023永久001。2.活动档案：按照活动名称年度流水号的方式编号，如“[活动名称]2023001”。3.宣传资料档案：按照资料类型年度流水号的方式编号，如海报2023001。4.人事档案：按照员工姓名年度流水号的方式编号，如张三2023001。5.财务档案：按照费用类别年度流水号的方式编号，如办公费用2023001。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.目录应打印成册，并进行电子备份，便于查询和管理。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案进行初步整理，按照分类标准和编号规则进行分类、编号。2.将整理好的档案装入档案盒或文件夹，并在盒（夹）面上标注档案编号、名称、保管期限等信息。3.将档案盒或文件夹放入档案柜中，并按照类别和编号顺序排列。（二）归档时间1.每月末对当月收集的档案进行归档。2.每年末对全年的档案进行全面归档和整理。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫鼠等设施设备。（二）保管要求1.档案应分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色等档案应及时进行修复或复制。（三）数字化管理1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案库。2.电子档案应进行备份，确保数据安全。3.制定电子档案管理制度，规范电子档案的存储、使用和维护。七、档案利用（一）利用范围1.为文宣工作提供参考和借鉴，如查阅以往的活动策划方案、宣传资料等。2.为员工培训、学习提供资料支持。3.为对外宣传、交流提供素材。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案查阅服务。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理人员审核，并注明复制日期、用途等信息。（三）利用审批1.内部人员查阅档案，由所在部门负责人审批。2.外部单位查阅档案，应经文宣部负责人审批，并签订保密协议。3.借阅档案，应经文宣部负责人审批。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。（二）鉴定程序1.档案管理人员提出档案鉴定意见，填写档案鉴定表。2.组织相关人员对档案鉴定表进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对需要销毁的档案进行登记造册。（三）销毁程序1.经批准后，由两名以上人员负责监销。2.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。九、档案统计（一）统计内容1.档案收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案数量、种类、保管期限