档案管理制度实验室

PAGE档案管理制度实验室一、总则（一）目的为加强实验室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在实验室各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于实验室全体员工及与实验室相关的各类档案管理活动。（三）定义1.实验室档案：指实验室在科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料按照规定的程序和要求整理成案卷，移交档案管理部门保存的过程。3.立卷：将若干具有共同特征的文件材料组合成一个案卷的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：实验室档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映实验室的各项活动，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集实验室在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及实验室机密、知识产权等重要信息的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的实验室档案管理室，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善实验室档案管理制度。2.负责实验室各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.对档案的利用情况进行登记和统计，及时掌握档案的利用动态。6.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁。7.组织开展档案管理业务培训，提高实验室员工的档案意识和档案管理水平。8.积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段管理档案，提高档案管理效率。三、档案分类及编号（一）档案分类1.科研项目档案：包括科研项目立项申请书、研究计划、实验记录、研究报告、成果鉴定材料、专利申请材料等。2.教学档案：涵盖教学大纲、教案、课件、学生成绩册、教学评估材料等。3.设备档案：包含设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录、报废申请等。4.人事档案：有员工入职登记表、履历表、考核材料、奖惩记录、培训记录等。5.行政管理档案：涉及实验室工作计划、总结、会议记录、规章制度、文件收发登记等。6.财务档案：包括财务预算、决算报表、会计凭证、账目等。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，按照档案类别进行一级编号，如科研项目档案编号为“KY”，教学档案编号为“JX”等。2.每类档案再根据形成时间、项目顺序等进行二级编号，如科研项目档案的二级编号为项目立项年份加项目序号，如“KY202301”表示2023年立项的第1个科研项目档案。3.对于同一项目下的子档案，可进一步细分编号，如实验记录可按时间顺序编号为“KY20230101”“KY20230102”等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门和岗位负责及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期移交档案管理部门。2.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，由相关接收人员及时登记并移交档案管理部门。3.档案管理人员应主动跟踪档案形成过程，及时督促各部门按时完成档案收集工作。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对每类档案进行立卷，将具有内在联系的文件材料组合在一起，按照文件形成时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息，确保档案目录清晰准确。4.去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修复，对字迹模糊的文件进行复制或抄写清晰。5.对电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保电子文件的可读性和可利用性。五、档案归档（一）归档时间1.科研项目档案在项目结题后三个月内完成归档。2.教学档案在每学期结束后一个月内归档。3.设备档案在设备验收合格后及时归档。4.人事档案、行政管理档案、财务档案等按照年度进行归档，次年上半年完成上一年度档案的归档工作。（二）归档要求1.文件材料应齐全完整，符合立卷要求。2.归档的文件材料应经过整理、编目，装订整齐，编好页码。3.填写档案移交清单，一式两份，交接双方签字确认，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门保存。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括实验室重大科研成果、重要规章制度、涉及实验室权益的重要文件等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，一般为实验室重要的科研项目档案、教学档案等。4.短期保管的档案保管期限为110年，如一般性的行政管理文件、设备维修记录等。（三）档案保管措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。3.做好档案库房的温湿度记录，采取相应措施调节温湿度，确保档案保存环境适宜。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案库房安全。七、档案利用（一）利用范围1.实验室内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因合作、调研等需要，经实验室批准后查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅：实验室内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。外部单位借阅档案的，需经实验室主管领导批准，并签订保密协议后，方可办理借阅手续。借阅期限根据具体情况确定，借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记档案管理人员对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅或借阅期限等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要程度、保管期限等因素，综合判断档案是否失去保存价值。3.对拟销毁的档案编制档案鉴定意见书，详细说明档案的基本情况、鉴定依据和鉴定结果。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经实验室主管领导