公司合同档案室管理制度

PAGE公司合同档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，便于合同的查阅、利用和监督，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理。（三）管理原则合同档案管理遵循集中统一管理、分级负责、确保安全、方便利用的原则。二、合同档案的归档范围（一）合同类1.公司与客户、供应商、合作伙伴等签订的各类业务合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、合作协议等。2.涉及公司重大项目、重要业务的框架协议、意向书等前期文件。（二）相关文件类1.合同签订过程中的谈判记录、往来函件、会议纪要等。2.合同履行过程中的变更协议、补充协议、履行情况记录等。3.与合同相关的审批文件、授权文件、资质证明等。三、合同档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同签订后及时将相关档案资料移交合同档案室。2.收集的合同档案应包括合同正本、副本及相关附件，确保资料完整无缺。（二）整理规范1.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理。2.每份合同应编制唯一的档案编号，并建立合同档案目录，注明合同名称、编号、签订时间、签订双方、合同金额等基本信息。3.合同档案中的文件应按照顺序排列，如有附件应在合同正文后依次排列，并注明附件名称和数量。四、合同档案的归档与保管（一）归档流程1.合同签订部门将整理好的合同档案移交合同档案室，填写《合同档案移交清单》，双方签字确认。2.合同档案室对接收的合同档案进行审核，核对档案资料的完整性和准确性，审核无误后进行归档。（二）保管方式1.合同档案室应配备专门的档案柜、档案架等保管设备，确保合同档案存放安全。2.合同档案应按照类别、年度等进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子合同档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引，便于快速检索。（三）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为15年，适用于一般性业务合同。2.中期保管期限为510年，适用于重要业务合同和涉及一定金额的合同。3.长期保管期限为10年以上至永久，适用于公司重大项目合同、涉及公司核心业务的合同以及具有重要法律意义的合同。（四）档案安全1.合同档案室应建立健全安全管理制度，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保合同档案的安全。2.严格限制非档案管理人员进入合同档案室，确需查阅档案的，应办理相关手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。3.定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、合同档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，方可到合同档案室查阅。2.涉及公司机密或重要合同档案的查阅，需经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司法律合规部门审核，公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应进行全程监督。（二）查阅程序1.查阅人员凭审批后的《合同档案查阅申请表》到合同档案室办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的合同档案，并在查阅登记本上记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用规定1.合同档案仅供公司内部工作需要查阅和利用，未经公司书面同意，任何单位和个人不得擅自将合同档案提供给第三方或用于其他非公司业务目的。2.利用合同档案时，应注意保护档案的完整性和保密性，不得对档案进行涂改、损坏或丢失。六、合同档案的借阅与归还（一）借阅规定1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人审批后，到合同档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借他人或用于其他非借阅目的。（二）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借阅的合同档案，归还时应确保档案完好无损。2.档案管理人员在接收归还的合同档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人员沟通并处理。3.借阅人员归还档案后，档案管理人员应在《合同档案借阅登记本》上注明归还时间，并签字确认。七、合同档案的销毁（一）销毁条件1.合同档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致合同档案损坏、遗失，无法继续使用的。3.经公司法律合规部门审核，公司分管领导批准，确需销毁的其他合同档案。（二）销毁程序1.合同档案室根据合同档案的保管期限和实际情况，定期对拟销毁的合同档案进行清理和造册，填写《合同档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《合同档案销毁清单》经合同档案室负责人审核后，报公司法律合规部门和分管领导审批。3.经批准后，由合同档案室会同公司相关部门共同对拟销毁的合同档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。4.销毁后的《合同档案销毁清单》应妥善保存[X]年，以备查考。八、合同档案的统计与分析（一）统计要求1.合同档案室应建立合同档案统计制度，定期对合同档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按照规定的格式和内容填写，并报送公司相关部门和领导。（二）分析利用1.定期对合同档案统计数据进行分析，总结合同档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施和建议。2.通过对