招商档案管理制度

PAGE招商档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司招商档案管理，确保招商工作中各类文件资料的完整性、准确性和安全性，为公司决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司招商部门在招商活动中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于招商项目策划、客户洽谈、合同签订等环节产生的文件、合同、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：招商档案由公司指定的部门或专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映招商工作实际情况，数据准确无误，资料完整齐全。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案信息安全，防止档案泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）招商部门职责1.负责招商档案的收集、整理、分类和初步审核工作。2.按照档案管理要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善招商档案管理制度，并监督执行。2.负责招商档案的接收、登记、编号、存储、保管等工作。3.对招商档案进行定期检查和维护，确保档案安全。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.对档案管理工作进行总结和评估，不断改进管理方法。（三）其他部门职责各相关部门应配合招商部门和档案管理部门做好招商档案的形成、收集和归档工作，提供必要的支持和协助。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招商项目前期资料，包括项目策划书、市场调研报告、项目可行性研究报告等。2.客户资料，包括客户基本信息、联系方式、洽谈记录、意向书等。3.合同协议，包括招商合同、租赁合同、合作协议等。4.会议资料，包括招商会议纪要、项目推介会资料等。5.宣传资料，包括招商手册、宣传海报、项目宣传片等。6.其他与招商工作相关的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.招商人员应及时收集各自工作中产生的各类文件资料，确保资料的完整性。2.对于重要文件资料，应进行原件收集，如无法收集原件，应收集复印件，并注明原件保存处。3.收集的资料应字迹清晰、内容完整，如有破损或模糊不清的情况，应进行修复或补充。（三）整理方法1.分类整理：按照招商工作流程和档案内容性质，将档案分为项目前期、客户管理、合同管理、会议活动、宣传推广等类别。2.编号标识：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。同时，在档案上加盖编号章或贴上编号标签。3.编制目录：根据档案分类和编号，编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订成册：对于零散的文件资料，应进行装订成册，确保整齐美观，便于保存和查阅。四、档案分类与编号（一）分类标准1.项目前期类：包括项目策划、市场调研、可行性研究等相关文件。2.客户管理类：包括客户信息、洽谈记录、意向书等。3.合同管理类：包括招商合同、租赁合同、合作协议等各类合同文件。4.会议活动类：包括招商会议纪要、项目推介会资料等。5.宣传推广类：包括招商手册、宣传海报、项目宣传片等宣传资料。6.其他类：不属于以上分类的其他与招商工作相关的文件资料。（二）编号规则1.采用数字编号方式，编号由6位数字组成。2.第一位数字表示档案类别，如1表示项目前期类，2表示客户管理类，3表示合同管理类，4表示会议活动类，5表示宣传推广类，6表示其他类。3.第二至四位数字表示该类别下的顺序号，按照档案形成时间先后顺序排列。4.第五至六位数字表示该份档案在本年度内的流水号。例如：项目前期类的第一份档案编号为100001，客户管理类的第二十份档案编号为200020。五、档案存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应按照档案类别和编号顺序存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立相应的文件夹结构，与纸质档案编号对应。2.对于重要的纸质档案，可进行备份存储，以防原件损坏或丢失。备份存储方式可采用缩微胶片、光盘等。（二）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家有关标准要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案柜应定期进行清洁和检查，确保档案存放安全。3.电子档案存储设备应定期进行维护和备份，防止数据丢失或损坏。同时，应安装必要的杀毒软件和防火墙，保障数据安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大招商项目、重要合同协议、具有长期历史价值或法律依据的档案，应永久保管。2.定期保管：其他招商档案根据其重要程度和使用价值，确定保管期限为10年、20年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（四）档案鉴定1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、招商部门及相关业务部门人员组成。2.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清单，经公司领导审批后进行销毁。销毁清单应永久保存。六、档案查询与借阅（一）查询流程1.公司内部人员因工作需要查询招商档案，应填写《招商档案查询申请表》，注明查询目的、档案名称或编号等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应档案，并提供给查询人员查阅。4.查询人员查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人姓名、查阅内容等信息。（二）借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅招商档案，应填写《招商档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，审核通过后交档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批同意后，办理借阅手续，在档案借阅登记簿上登记借阅信息，并将档案交给借阅人员。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应追究借阅人员责任。（三）限制规定1.涉及公司商业秘密、机密信息的招商档案，未经公司领导批准，不得对外提供查询或借阅。2.重要招商档案的原件一般不得外借，确因工作需要外借的，应经公司高层领导批准，并采取必要的保密措施。3.档案查询和借阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出公司。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、机密信息的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制查阅和使用范围。3.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应监督查阅和借阅人员的行为，防止档案信息泄露。4.严禁在非保密场所谈论、传播招商档案中的敏感信息。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储场所的安全防范，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案安全。3.加强对电子档案的安全管理，设置访问权限，防止数据被非法获取或篡改。4.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施保护档案，并按照应急预案进行处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的招商档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强对招商档案的动态管理，及时更新档案信息，确保档案的准确性和时效性。（二）系统功能要求1.档案录入：能够方便快捷地录入招商档案的基本信息、文件内容等，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行查询，快速定位所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、提醒等功能。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息。5.统计分析：能够对招商档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.对于新形成的招商档案，应及时录入系统，并按照档案分类