各高校档案管理制度研究

PAGE各高校档案管理制度研究一、总则（一）目的为加强各高校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及教育行业相关标准，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于各高校校内各部门、各学院、各直属单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则高校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口管理全校档案工作，对全校档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.真实性原则档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，作为全校档案管理的职能部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施；负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作；对校内各部门档案工作进行监督指导；组织开展档案信息化建设；负责档案管理队伍的建设和培训等。（二）档案工作分管领导学校明确一名分管领导负责档案工作，对档案工作进行全面领导和协调，将档案工作纳入学校整体发展规划，保障档案工作所需的人员、经费、设施设备等条件。（三）校内各部门档案工作责任人校内各部门应指定一名档案工作责任人，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并对本部门档案工作进行日常管理和监督。档案工作责任人应保持相对稳定，如有变动应及时做好交接工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.党群类主要包括学校党委、工会、团委等党群组织在工作中形成的各类文件材料，如党委会议记录、工作计划、工作总结、党员名册、工会活动记录、团委工作文件等。2.行政类涵盖学校行政机构在行政管理活动中形成的文件材料，如学校行政会议记录、行政工作计划、工作总结、规章制度、人事任免文件、外事活动文件等。3.教学类涉及学校教学管理、教学实践、教学研究等方面形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、实习报告、毕业论文等。4.科研类包括学校科研项目管理、科研成果、学术交流等方面的文件材料，如科研项目申请书、立项批复、研究报告、学术论文、著作、科研奖励文件等。5.基本建设类有关学校基本建设项目规划、设计、施工、验收等过程中形成的文件材料，如项目可行性研究报告、初步设计文件、施工图、工程合同、竣工验收报告等。6.仪器设备类学校购置、使用、管理仪器设备过程中形成的文件材料，如仪器设备申购计划、采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.出版物类学校编辑出版的学报、校报、学术专著、教材等出版物的编辑、出版过程中形成的文件材料，如编辑计划、审稿意见、出版合同、样书等。8.外事类学校对外交流与合作活动中形成的文件材料，如外事访问计划、邀请函、接待方案、会谈纪要、协议合同等。9.财会类学校财务工作中形成的各类文件材料，如财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。10.学生类学生在校期间形成的个人档案、学籍档案、奖惩档案等，如学生登记表、成绩单、学籍异动材料、获奖证书、处分决定等。（二）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的管理和查找。编号采用“全宗号年度分类号案卷号”的结构形式。1.全宗号：由学校档案管理部门统一编制，代表学校档案全宗，一般为学校代码或特定标识。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.分类号：根据档案分类方案，对每一类档案赋予相应的分类代码，如党群类为“D”，行政类为“X”等。4.案卷号：按照档案整理顺序，对每一案卷赋予一个流水号，从“1”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政类文件档案，其编号为：[全宗号]2023X[案卷号]。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.校内各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要活动、重大事件形成的档案，应实行“一事一档”，指定专人负责收集，在活动结束或事件处理完毕后及时整理归档。3.学校教职工和学生应积极配合档案收集工作，将个人在工作、学习中形成的属于归档范围的文件材料及时移交所在部门档案工作责任人。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法组成案卷。组卷时应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷的完整性和系统性。一般应将具有密切联系的文件材料组合在一起，如一份文件的正件与附件、请示与批复、转发件与被转发件应放在同一案卷内。3.编目：对每一案卷进行编目，填写卷内文件目录、备考表等。卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；备考表应注明案卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并由立卷人、检查人签名。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持案卷整齐美观。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品投放装置等，确保档案的安全保管。（三）档案存放按照档案分类编号顺序排列档案，上架存放，并建立档案存放位置索引，便于查找利用。（四）档案保管期限根据国家有关规定和学校实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校的重要法规性文件、学校历史沿革、重大事件记录、重要会议文件、重要科研成果、重要基建项目档案等。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为30年。如学校一般性行政文件、教学常规管理文件、科研项目中期检查材料等。3.短期保管：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为10年。如学校临时性工作文件、一般性会议记录等。（五）档案定期清查学校档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。清查结果应形成书面报告，报学校档案工作分管领导。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和学校实际情况，对到期档案进行逐卷鉴定。鉴定时应从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合考虑，判断档案的保存价值。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对拟销毁档案进行审核，提出销毁意见，编制销毁清册。销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等内容。2.将销毁清册报学校档案工作分管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁完毕后，销毁清册应永久保存。七、档案的利用（一）利用范围本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用本校档案；外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校档案管理部门同意，并办理相关手续；本校学生因学习、就业等需要，可查阅利用本人档案及相关学籍档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：对确需借出档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需要，档案管理部门可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人等。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案内容、归还时间等。利用登记记录应妥善保管，以便统计分析档案利用情况。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理工作的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现校内各部门之间档案信息的共享和交换，为学校各项工作提供信息服务。（三）数据安全与维护加强档案信息化建设中的数据安全管理，采取数据备份、数据加密、网络安全防护等措施，确保档案数据的安全。定期对档案管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。九、档案管理监督与考核（一）监督检查学校档案管理部门应定期对校内各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案利用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，督促各部门限期整改。（二）考核评价建立档案工作考核评价机制，将档案