档案馆资料管理制度

PAGE档案馆资料管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆资料的管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可利用性，充分发挥资料在公司/组织运营、决策、历史研究等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案资料的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案馆对各类资料实行集中统一管理，确保资料管理的规范化、标准化。2.真实性原则：资料的形成应真实反映公司/组织的各项活动，严禁伪造、篡改资料。3.完整性原则：全面收集与公司/组织相关的各类资料，保证资料的齐全、完整。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的资料，严格按照保密规定进行管理，防止资料泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的资料管理体系，便于资料的查询、借阅和使用，提高资料的利用效率。二、资料的分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、通知公告等。2.人事档案类：员工的个人基本信息、入职离职资料、薪酬福利记录、绩效考核档案、培训记录等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：与客户、供应商签订的各类合同协议、订单、合作意向书等。5.技术资料类：产品研发资料、技术方案、工艺文件、设计图纸、技术标准等。6.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息等。7.项目档案类：公司/组织开展的各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目进度记录、验收报告等。8.企业文化类：公司/组织的发展历程、荣誉证书、文化活动记录、宣传资料等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.编号结构为：[分类代码][年份][流水号]。例如，行政文件类2023年的第5份文件编号为XZ2023005。3.分类代码根据上述资料分类设定，具体如下：行政文件类：XZ人事档案类：RS财务档案类：CW业务合同类：HT技术资料类：JS市场营销类：SC项目档案类：XM企业文化类：QY三、资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门资料的收集工作，确保资料及时、准确地收集齐全。2.资料形成后，相关责任人应在规定时间内将资料移交至公司/组织档案馆。移交时，应填写《资料移交清单》，详细注明资料的名称、数量、形成时间等信息。3.对于外来文件，如政府部门文件、行业协会资料等，由办公室负责收集，并及时传递给相关部门进行处理。（二）整理方法1.按照资料分类标准，对收集到的资料进行分类整理。2.对每份资料进行编号，并在资料首页右上角加盖编号章。3.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的资料进行修补或复制。4.按照资料的形成时间顺序或逻辑顺序进行排列，对于同一类资料中的不同子类别，可进一步细分排列。5.编制资料目录，目录应包括资料编号、名称、日期、保管期限等信息，确保目录与资料内容一一对应。四、资料的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门独立的档案馆或档案室，用于存放各类资料。档案馆应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案馆内设置不同的存储区域，如档案柜区、密集架区、电子存储区等，根据资料的类别和特点进行分类存放。（二）保管方式1.纸质资料：采用档案柜或密集架进行存放，按照资料类别和编号顺序排列。对于重要的纸质资料，可进行备份存储。2.电子资料：存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份。建立电子资料索引目录，便于快速查找和调用。同时，对电子资料进行加密处理，防止数据丢失或被非法篡改。3.特殊载体资料：如照片、录像带、光盘等，应根据其特性进行妥善保管。照片应冲印成册或进行电子归档，录像带和光盘应存放在防潮、防磁的环境中，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司/组织实际情况，确定各类资料的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的资料：涉及公司/组织重大权益、核心机密、历史沿革等重要资料，如公司章程、股东会议记录、重大合同协议等。长期保管的资料：对公司/组织运营有重要参考价值，保管期限一般为10年以上（含10年）的资料，如年度财务报表、重要项目档案等。短期保管的资料：对公司/组织运营参考价值相对较小，保管期限一般为110年的资料，如一般性的行政文件、短期业务资料等。2.各部门应在资料收集整理时，明确标注资料的保管期限，并在资料移交清单中注明。档案馆管理人员应定期对资料的保管期限进行审核，对已到保管期限的资料，按照规定进行鉴定和处置。（四）资料清查1.定期对档案馆资料进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括资料的数量、完整性、保管状况等。2.在清查过程中，如发现资料丢失、损坏或存在其他问题，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，填写《资料清查报告》，记录清查情况和处理结果。3.根据清查结果，对资料的保管情况进行评估，总结经验教训，不断完善资料保管制度和措施。五、资料的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案馆资料。查阅、借阅资料应遵守本制度规定，并办理相应的手续。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织资料的，须经公司/组织相关领导批准，并按照规定办理查阅手续。查阅涉及公司/组织机密资料的，应签订保密协议。（二）利用手续1.查阅手续：员工查阅资料时，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案馆。档案馆管理人员根据申请表提供的信息，协助查阅人员查找所需资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在资料上涂改、标记、抽取、撤换资料，如需摘录或复制资料，应经档案馆管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅手续：员工借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限等信息。申请表经所在部门负责人和档案馆负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借资料，不得转借他人，不得擅自将资料带出公司/组织。借阅期满后，应按时归还资料。如资料在借阅期间出现丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）利用登记1.在资料查阅、借阅过程中，档案馆管理人员应建立详细的利用登记台账，记录查阅、借阅人员的姓名、部门、查阅/借阅时间、资料名称、编号、归还时间等信息。2.利用登记台账应定期进行整理和归档，作为资料管理的重要记录，以备查询和统计分析。六、资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立资料鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门专家、财务人员等组成。鉴定小组负责对已到保管期限的资料进行鉴定，确定资料的存毁。（二）鉴定标准1.根据资料的历史价值、现实利用价值、完整性、准确性等因素，综合判断资料是否具有继续保存的必要。2.对于已无保存价值的资料，应予以销毁。销毁的资料应确保不涉及公司/组织机密信息，且已履行完相关审批手续。（三）销毁程序1.资料鉴定小组对拟销毁的资料进行逐一审核，填写《资料销毁鉴定表》，注明资料名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息。2.《资料销毁鉴定表》经公司/组织相关领导批准后，方可实施销毁。3.销毁资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保资料无法恢复。4.销毁完成后，监销人员应在《资料销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、资料管理人员职责（一）档案馆负责人职责1.全面负责档案馆资料管理工作，制定和完善资料管理制度、工作计划，并组织实施。2.组织资料的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等工作，确保资料管理工作的正常开展。3.协调与公司/组织内部各部门的关系，指导和监督各部门的资料管理工作。4.定期向上级领导汇报资料管理工作情况，及时解决资料管理工作中出现的问题。（二）档案管理人员职责1.负责资料的日常收集、整理、分类、编号、上架等工作，确保资料整理规范、存放有序。2.建立资料管理台账，记录资料的收进、移出、查阅、借阅等情况，做到账目清晰、数据准确。3.做好资料的保管工作，定期检查资料的保管状况，及时发现并处理资料损坏、丢失等问题。4.为资料利用人员提供服务，协