广告档案管理员制度

PAGE广告档案管理员制度一、总则（一）目的为加强公司广告档案的管理，确保广告档案的完整、准确、系统和安全，便于广告档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及广告策划、设计、投放、效果评估等各个环节所产生的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司广告档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实性与完整性原则确保广告档案内容真实反映广告活动的全过程，全面收集相关资料，保证档案的完整性。3.保密性原则对于涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的广告档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。4.便于利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便员工查阅和利用广告档案，提高工作效率。二、广告档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善广告档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订广告档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司各部门在广告活动中形成的各类档案资料，包括但不限于广告策划方案、设计图纸、投放合同、监测报告等。对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其系统化、规范化。3.档案保管建立专门的广告档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。按照档案保管期限的要求，对档案进行妥善存放，定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案利用服务为公司内部各部门提供广告档案的查阅、借阅服务，根据实际需要，协助相关部门复制、摘录档案资料。建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，确保档案的合理使用。5.档案鉴定与销毁定期对广告档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。（二）广告业务部门职责1.档案形成与积累在广告业务活动过程中，各部门应指定专人负责档案的形成和积累工作，确保档案资料的及时、准确和完整。按照档案管理的要求，对本部门产生的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案管理部门。2.档案整理与移交在广告项目结束后，业务部门应及时对项目档案进行整理，将整理好的档案移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案交接的准确性和完整性。3.档案查阅与利用因工作需要查阅本部门形成的广告档案时，应按照档案管理部门的规定办理查阅手续。在查阅过程中，应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换或标注档案内容。如需借阅档案，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅，并按时归还。（三）其他部门职责1.配合档案管理工作公司其他部门应积极配合档案管理部门的工作，在广告活动中形成的与广告业务相关的文件材料，应及时移交档案管理部门。在档案查阅、利用过程中，如需提供相关协助，应予以配合。2.遵守档案管理制度各部门员工应严格遵守公司的广告档案管理制度，不得擅自销毁、隐匿、涂改档案资料，不得违规查阅、借阅档案。对违反档案管理制度的行为，应承担相应的责任。三、广告档案的分类与编号（一）分类标准广告档案按照广告活动的流程和内容进行分类，主要分为以下几类：1.广告策划档案包括广告策划书、市场调研报告、目标受众分析、广告策略制定等相关文件。2.广告设计档案涵盖广告设计初稿、效果图、修改稿、最终设计文件等，包括平面设计、视频设计、动画设计等不同形式的设计资料。3.广告投放档案包含广告投放合同、投放计划、投放排期、投放监测数据等与广告投放相关的文件。4.广告效果评估档案涉及广告效果评估报告、受众反馈调查、销售数据分析等用于评估广告效果的资料。5.其他广告档案如广告活动总结、客户反馈意见、行业动态信息等与广告业务相关的其他文件材料。（二）编号方法广告档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度用四位数字表示广告档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码根据广告档案的分类标准，为每一类档案设定相应的类别代码，具体如下：广告策划档案：CH广告设计档案：SJ广告投放档案：TF广告效果评估档案：PG其他广告档案：QT3.流水号按照档案形成的先后顺序，为每一份档案编制流水号，用三位数字表示，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第5份广告策划档案的编号为“2023CH005”。四、广告档案的收集与整理（一）收集范围1.广告策划阶段形成的各类文件，包括但不限于策划方案、市场调研资料、竞争对手分析、创意提案等。2.广告设计过程中产生的所有设计稿、草图、效果图、排版文件、创意说明等。3.广告投放环节涉及的合同文本、投放计划、排期表、投放监测报告、媒体合作协议等。4.广告效果评估相关的报告、数据统计分析、受众反馈调查结果等。5.广告活动执行过程中的照片、视频、音频等资料，以及活动总结、客户反馈等文件。6.与广告业务相关的其他文件材料，如行业动态研究、政策法规文件等。（二）收集要求1.及时性各部门应在广告业务活动完成后及时将相关档案资料收集整理，移交档案管理部门，确保档案的时效性。2.完整性收集的档案资料应全面、完整，涵盖广告活动的各个环节和方面，不得遗漏重要信息。3.准确性档案资料应真实、准确，数据、文字等信息应经过认真核对，确保无误。（三）整理步骤1.分类按照广告档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.编号为每份档案编制唯一的编号，编号应清晰、准确地反映档案的类别和顺序。3.编目对每一类档案编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，以便于查找和利用。4.装订对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保护档案内容，避免损坏或丢失。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息，便于存放和管理。五、广告档案的保管（一）保管期限广告档案的保管期限根据其重要程度和保存价值分为永久、长期和短期三种：1.永久保管涉及公司核心商业机密、重大广告活动成果、具有长期历史价值或法律凭证作用的档案，应永久保管。2.长期保管对公司广告业务发展有重要参考价值、保存期限在10年以上（含10年）的档案，应长期保管。3.短期保管保存期限在10年以下的档案，应短期保管。（二）保管方式1.纸质档案保管建立专门的纸质档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。档案应存放在档案架或档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.电子档案保管对电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放在不同的地点。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储和检索，确保电子档案的安全和有效利用。定期对电子档案进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。（三）库房管理1.环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护库房应配备必要的安全防护设备，如防火报警器、灭火器、防盗门窗等。严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等物品。3.档案存放档案应按照类别和保管期限分别存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。档案存放应整齐有序，便于查找和清点。六、广告档案的利用（一）查阅与借阅规定1.内部查阅公司内部员工因工作需要查阅广告档案时，应填写《广告档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自将档案带出查阅现场，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.外部查阅因特殊情况需要向公司外部单位或个人提供广告档案查阅服务时，应按照公司相关规定办理审批手续。审批通过后，档案管理部门应安排专人负责查阅服务，并对查阅过程进行全程监督。外部查阅人员不得擅自复制、传播档案内容，并应严格遵守公司的保密规定。3.借阅规定公司内部员工如需借阅广告档案，应填写《广告档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、预计归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换或标注档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（二）利用登记档案管理部门应建立广告档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、档案名称、编号、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、广告档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立广告档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等相关人员组成。鉴定工作小组负责对广告档案进行定期鉴定，确定档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.文件内容档案内容是否对公司广告业务发展具有参考价值，是否涉及公司核心商业机密、法律纠纷等重要事项。2.保存期限根据档案的保管期限要求，判断档案是否已超过规定的保存期限。3.重复情况检查档案是否存在重复或冗余的情况，对于重复的档案，可根据实际情况进行筛选和保留。（三）销毁程序1.提出销毁意见鉴定工作小组对广告档案进行鉴定后，提出档案存毁意见，填写《广告档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、存毁理由等信息。2.审批《广告档案销毁申请表》经公司分管领导签字批准后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施档案