村级档案管理各项制度

PAGE村级档案管理各项制度一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村级档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映本村各项工作的实际情况。3.方便利用原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率，为村级决策和各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设立村级档案管理室，负责本村档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。2.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。3.建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，及时催还借阅档案。4.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为村级工作提供服务。5.负责向街道（乡镇）档案管理部门报送档案统计报表等相关材料。三、档案的收集（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设文件、党员名册、入党申请书、党员活动记录等。2.村务管理类：如村民委员会选举文件、村民会议记录、村规民约、村务公开资料等。3.经济发展类：农村经济统计报表、土地承包合同、财务收支账目、企业经营资料等。4.社会事务类：民政工作文件、计划生育资料、社会保障档案、文化教育活动记录等。5.其他类：上级部门下发的与本村有关的文件、本村获得的荣誉证书、重要活动照片等。（二）收集要求1.各部门（人员）应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交档案管理室。2.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得随意涂改、损毁。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。四、档案的整理（一）分类标准按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、村务管理、经济发展、社会事务等四大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。（二）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）的顺序进行排列、编号、编目。2.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，编目时注明年度、保管期限等信息。3.照片档案：按照照片的形成时间、内容主题等进行分类，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等。4.实物档案：对收集到的实物进行登记，注明实物名称、来源、日期等信息，并妥善保管。（三）装订要求1.文书档案：采用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.会计档案：按照会计档案管理的相关规定进行装订。五、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）档案保管措施1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁，严格履行审批手续。六）档案的利用（一）利用范围本村村民、工作人员以及因工作需要查阅档案的外部单位和个人，均可按照规定查阅利用档案。（二）利用手续1.本村村民查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在村小组组长签字同意后，到档案管理室查阅。2.本村工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。3.外部单位和个人查阅档案，需持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经村主要领导签字同意后，方可查阅。（三）利用方式1.档案管理室应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。2.查阅档案时，利用者应在档案管理室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。3.如需复印档案，应经档案管理室工作人员同意，并按照规定办理复印手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.成立档案鉴定小组，由村主要领导、档案管理人员及相关业务人员组成。2.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案鉴定小组编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经村主要领导审核签字后，报街道（乡镇）档案管理部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村级档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理的相关要求。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案进行分类、著录，确保数据库信息的准确和完整。（三）信息化管理系统应用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅审批、统计分析等功能。2.加强对档案信息化管理系统的数据安全管理，定期备份数据，防止数据丢失。九、监督与考核（一）监督检查1.村纪检委员定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理各项制度的落实。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促档案管理人员限期整改。（二）考核评价1.制定档案管理工