基层单位档案管理制度

PAGE基层单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本基层单位各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理单位在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责单位档案工作的统筹规划、组织实施和监督指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程和标准。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息的数字化录入和管理，建立档案数据库。5.为单位各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作。6.参与档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行操作。7.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高单位员工的档案意识。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料齐全、完整。2.明确一名兼职档案员，负责与档案管理部门的沟通协调，及时移交本部门应归档的文件材料。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，遵守档案管理制度。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件材料，包括但不限于工作计划、总结、报告、会议记录、合同协议、财务报表、人事档案等。3.本单位在业务活动中产生的各类技术资料、图纸、图表、数据等。4.本单位获得的荣誉证书、奖励文件、资质证书等。5.其他与本单位工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确文件材料的收集责任人，确保文件材料及时收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的文件材料进行初步整理，按照分类方案进行分类。2.填写档案移交清单，将整理好的文件材料移交至档案管理部门。3.档案管理部门对移交的文件材料进行审核、整理、编目，确定档案的保管期限和密级，装订成册后上架保存。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：根据单位内部机构设置或文件内容所涉及的问题进行分类。3.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+机构（问题）代码+顺序号”的形式。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.机构（问题）代码根据单位内部机构设置或问题类别进行编制，用两位数字表示。4.顺序号按照档案排列顺序依次编写，用三位数字表示。（四）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、档号、文号、题名、责任者、日期、页数、密级等项目。2.目录应打印或手写清晰、准确，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册保存。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管1.按照档案编号顺序排列档案，上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管期限、密级等信息，确保档案账实相符。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案保护措施1.防火：档案库房应配备消防器材，严禁在库房内吸烟和使用明火。2.防潮：采取防潮措施，如放置干燥剂、通风换气等，防止档案受潮霉变。3.防虫：定期检查档案，发现虫害及时采取防治措施，如喷洒防虫药剂、放置驱虫物品等。4.防盗：加强档案库房的安全防范，安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。5.防光：避免档案直接暴露在阳光下，采用窗帘、遮阳网等措施进行遮光。6.防尘：保持档案库房清洁，定期打扫，防止灰尘对档案造成损害。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和单位档案管理制度。2.服务为本原则：以服务单位工作和员工需求为宗旨，积极提供档案利用服务。3.安全保密原则：确保档案信息在利用过程中的安全，不泄露档案机密。（二）利用范围1.单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.单位员工因个人事项需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经单位领导批准。（三）借阅程序1.填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、档号、借阅目的、借阅时间等信息。2.部门负责人签字审核，报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，登记借阅人姓名、单位、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人凭借阅证到档案库房借阅档案，不得擅自将档案带出库房。5.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（四）归还要求1.借阅人应按时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。2.价值主导原则：以档案的保存价值为主要依据，确定档案的保管期限和销毁范围。3.慎重销毁原则：严格按照规定程序进行档案销毁，确保档案信息的安全。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定标准1.永久保管的档案：反映单位主要职能活动和历史面貌的，对单位发展具有重要历史凭证和参考价值的档案。2.长期保管的档案：在一定时期内对单位工作具有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：保存期满后无继续保存价值的档案。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案管理部门负责人审核档案销毁清册，报单位领导批准。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，防止档案丢失或泄露。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅登记、统计分析等功能。3.网络安全建设：加强档案信息管理系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等措施，确保档案信息安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份存储，防止数据丢失。3.严格遵守电子档案的保