技术档案管理制度包括

PAGE技术档案管理制度包括一、总则（一）目的为加强公司技术档案的管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及技术活动产生的档案资料管理，包括但不限于产品研发、工艺改进、设备维护、工程建设等方面形成的各类技术文件、图纸、数据、报告等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则技术档案应如实反映公司技术活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则涵盖公司技术活动各个环节形成的档案资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密的技术档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、技术档案的分类与编号（一）分类1.产品研发档案包括新产品研发项目立项报告、可行性研究报告、设计方案、技术协议、实验记录、测试报告、产品图纸、技术总结等。2.工艺技术档案工艺流程图、操作规程、工艺卡片、工艺改进记录、质量控制文件等。3.设备技术档案设备购置合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备维修记录、设备改造记录等。4.工程建设档案工程项目立项文件、工程设计文件、工程施工图纸、工程变更记录、工程竣工验收报告等。5.技术合同档案技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等相关文件。（二）编号技术档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的分类检索和管理。编号格式如下：[公司简称][年份][档案类别代码][流水号]例如：[XX公司][2023][PD][001]，表示XX公司2023年的产品研发档案第001号。档案类别代码：PD产品研发档案GY工艺技术档案SB设备技术档案GC工程建设档案HT技术合同档案三、技术档案的形成与收集（一）形成1.公司各部门在技术活动开展过程中，应明确专人负责技术档案的形成工作，确保档案资料的及时、准确记录。2.技术文件的编制应符合国家相关法律法规、行业标准以及公司内部规定，做到格式规范、内容完整、表述清晰。（二）收集1.项目负责人应在项目完成或阶段结束后，及时组织相关人员对形成的技术档案进行收集整理，确保档案资料齐全。2.对于外来技术文件，如合作方提供的技术资料、技术标准等，接收部门应进行登记，并及时移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对各部门技术档案收集情况进行检查和督促，确保档案按时、完整收集。四、技术档案的整理与归档（一）整理1.收集后的技术档案应按照分类要求进行整理，对文件资料进行分类、排序、编目等工作。2.去除文件资料中的金属物，破损的文件应进行修复或复制，确保档案的整洁和完好。3.同一项目的档案应集中整理，按照文件形成的先后顺序排列，保持档案的系统性。（二）归档1.整理好的技术档案应及时归档，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应建立技术档案归档台账，详细记录档案的归档时间、类别、编号、名称等信息，便于查询和管理。3.对于电子档案，应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并建立相应的电子目录，确保电子档案与纸质档案的一致性和可检索性。五、技术档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的技术档案库房，并具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，标识清晰，便于查找。对于重要的纸质档案，可采取备份存储或异地存储的方式，确保档案的安全性。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对于磁性载体档案，如磁带、磁盘等，应定期进行检查和复制，防止信息丢失。（三）保管期限技术档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期。1.永久保管涉及公司核心技术、重大科研成果、重要知识产权等具有长期保存价值的技术档案。2.长期保管一般为10年以上，包括重要的产品研发档案、工艺技术档案、设备技术档案等。3.短期保管一般为110年，主要是一般性的技术文件和资料。档案管理部门应定期对保管期限届满的技术档案进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或延长保管期限。六、技术档案的借阅与利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅技术档案，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密的技术档案，应严格控制借阅范围，并要求借阅人签署保密协议。3.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理部门应进行检查，确保档案完好无损。（二）利用1.技术档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的正确使用。2.档案管理部门应根据利用需求，为利用者提供必要的档案查阅、复制等服务。3.对于利用技术档案形成的成果，如论文、报告等，应注明档案来源，并按照公司相关规定进行管理。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期组织对保管期限届满或已失去保存价值的技术档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关技术部门、业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.经鉴定确定为无保存价值的技术档案，应编制《技术档案销毁清单》。（二）销毁1.《技术档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁工作。2.销毁技术档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查考。八、技术档案的保密与安全（一）保密1.接触技术档案的人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密的技术档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.在对外提供技术档案时，应按照公司规定进行审批，确保档案信息不被滥用。（二）安全1.加强技术档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和监控设备，确保档案库房的安全。2.定期对技术档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对于存在安全风险的档案，应采取相应的防范措施。3.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，确保档案的整理、归档、保管、借阅等环节的安全。九、技术档案管理的监督与考核（一）监督1.公司档案管理部门负责对各部门技术档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对档案的形成、收集、整理、归档、保管等情况进行抽查。2.监督检查应形成记录，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核1.将技术档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门技术档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量