水库渔业档案管理制度

PAGE水库渔业档案管理制度一、总则（一）目的为加强水库渔业档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保水库渔业生产经营活动相关信息的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司水库渔业生产、经营、管理等活动中形成的各类档案的管理。包括但不限于水库渔业资源调查资料、养殖生产记录、渔政管理文件、销售合同、科研项目资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构或指定专人负责水库渔业档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映水库渔业生产经营活动的实际情况，确保档案的完整性和准确性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则采取必要的安全防护措施，保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案服务效能，满足公司生产经营和管理决策的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责水库渔业档案的日常管理工作。档案管理部门可根据实际需要，在各下属单位或业务部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步移交工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司水库渔业档案管理制度，并组织实施。2.负责制定水库渔业档案管理工作规划和年度计划，明确档案管理工作目标和任务，并组织落实。3.指导、监督和检查各下属单位及业务部门的档案管理工作，对档案管理工作进行考核评价。4.负责水库渔业档案的收集、整理、鉴定、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的质量和规范。5.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。6.负责档案的保管和保护工作，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全。定期对档案进行检查和清点，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。7.按照规定的期限和程序，对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。8.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，严格执行档案借阅审批制度，做好借阅登记和跟踪管理，确保档案的合理使用和及时归还。9.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。10.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工对档案管理工作的认识和重视程度，增强档案意识。（三）兼职档案员职责1.负责本部门水库渔业档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案检索工具的编制和档案信息化录入工作，提供相关档案信息资料。4.配合档案管理部门做好档案的借阅、查阅等利用服务工作，及时了解档案使用情况并反馈相关信息。5.负责本部门档案保管场所的日常管理和安全防护工作，发现问题及时报告档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水库渔业资源调查方面水库的地形地貌、水文气象、水质状况等基础资料。水库渔业资源种类、数量、分布、生长特性等调查资料。渔业资源监测数据及相关分析报告。2.养殖生产方面鱼苗、鱼种采购合同及相关票据。养殖品种、数量、投放时间、养殖方式等记录。饲料、肥料采购及使用记录。水质检测记录、病害防治记录、用药记录。养殖生产过程中的照片、视频资料。养殖产量、规格、销售记录等。3.渔政管理方面渔业许可证办理及年审资料。渔政执法检查记录、处罚决定书等。渔业纠纷处理记录及相关文件。水生野生动物保护相关资料。4.销售经营方面销售合同（包括与经销商、加工企业、电商平台等签订的合同）。销售发票、收款记录。市场调研报告、销售统计报表。5.科研项目方面科研项目立项申请书、可行性研究报告。项目实施过程中的研究记录（包括实验方案、数据采集、分析测试等）。科研成果报告、论文发表情况、专利申请资料等。6.其他方面与水库渔业相关的会议文件、纪要、决议等。上级主管部门下发的各类文件、通知、政策法规等。对外交流合作资料，如合作协议、考察报告等。（二）收集要求1.各部门和相关人员应及时将在工作中形成的水库渔业档案资料收集齐全，按照档案管理部门规定的时间和要求移交。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求（如纸质、电子文档、照片、录像等）。3.对重要的档案资料应进行备份，确保档案信息的安全性和可靠性。（三）整理方法1.分类按照水库渔业档案的形成领域和内容性质，分为资源管理类、养殖生产类、渔政管理类（包括水生野生动物保护）、销售经营类、科研项目类、综合管理类等六大类。在每大类下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分二级类目和三级类目。例如，养殖生产类可细分为鱼苗鱼种、养殖过程、病害防治、产量销售等二级类目；养殖过程二级类目下再细分投放记录、饲料肥料使用记录、水质检测记录等三级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号采用“大类代码二级类目代码三级类目代码流水号”的结构。大类代码用大写字母表示，如资源管理类为“Z”，养殖生产类为“Y”等；二级类目代码用两位数字表示，如养殖过程中的投放记录为“Y01”；三级类目代码用三位数字表示，如水质检测记录为“Y_01_03”；流水号为四位数字，从“0001”开始依次编号。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者、备注等项目。题名应准确概括档案的主要内容，日期填写档案形成的年、月、日，保管期限根据档案价值确定（如短期、中期、长期），密级按照国家保密规定标注（如绝密、机密、秘密），责任者填写档案的形成部门或个人，备注填写档案的特殊说明事项。4.装订对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。对于幅面较大的图纸、图表等，应折叠成A4纸大小，并在装订边留出适当空白，以便于编目和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品投放装置、消防器材、防盗门窗、温湿度监测仪等，确保档案保管环境的适宜和安全。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理编目区、查阅接待区等，各区域之间应保持相对独立，避免相互干扰。（二）保管方式及要求1.纸质档案保管按照档案分类编号顺序，将纸质档案上架存放，排列整齐有序。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如对破损、褪色的档案进行修复或复制，对字迹模糊的档案进行字迹加固处理等。建立纸质档案借阅登记册，详细记录借阅时间、借阅人、档案名称、归还时间等信息，确保档案的借阅情况可追溯。2.电子档案保管对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，数据库应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保电子档案的安全。定期对电子档案进行备份，备份介质应采用多种形式，如磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点。对电子档案进行加密处理，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。同时，定期对电子档案的存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.特殊载体档案保管对于照片、录像、录音等特殊载体档案，应进行分类整理，按照档案编号顺序存放，并建立相应的目录索引。照片应冲印成纸质照片并进行塑封，同时保存电子照片文件；录像、录音资料应进行数字化转换后存储在电子档案数据库中，并保留原始载体。特殊载体档案的保管环境应符合其特性要求，避免因环境因素导致档案损坏。（三）档案保管期限1.根据水库渔业档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，确定档案的保管期限。保管期限分为短期、中期、长期三种。2.短期档案保管期限为15年，主要包括一般性的业务文件、临时性报表、短期合同等。3.中期档案保管期限为515年，如养殖生产过程中的阶段性记录、一般性的渔政执法文件等。4.长期档案保管期限为15年以上，包括水库渔业资源调查的重要资料、重大科研项目档案、长期有效的合同协议等。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。鉴定小组根据档案的内容、历史价值、现实利用情况等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。2.销毁档案销毁清册应经公司主管领导审批后，方可进行档案销毁工作。档案销毁应采用安全可靠的方式，如纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，电子档案应进行彻底删除，并在存储介质上进行多次覆盖处理，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认，监销人员应由档案管理部门和相关业务部门人员共同担任。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门人员因工作需要，可查阅、借阅水库渔业档案，用于生产经营决策、业务指导、项目申报、问题查询等。2.外部单位因合作交流、科研考察、行政监管等原因，经公司批准后，可查阅、借阅相关档案资料，但应严格遵守公司的档案管理规定和保密要求。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案资料，并安排专人在查阅接待区协助查阅。查阅人员应在规定的时间和范围内进行查阅，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。外部单位查阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅理由、查阅范围等，并经公司主管领导批准。档案管理部门按照批准意见，提供相关档案资料，并对查阅过程进行监督。2.借阅公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案名称、数量、借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。外部单位借阅档案，除提交正式申请函并经公司主管领导批准外，还应与公司签订档案借阅保密协议，明确双方的权利和义务以及保密责任。档案管理部门按照协议要求，提供档案资料，并跟踪借阅档案的使用情况，确保按时归还。（三）利用登记与跟踪1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。记录内容包括利用时间、利用人、档案名称、利用目的、归还时间等。2.档案管理部门定期对档案利用情况进行跟踪检查，及时了解档案的使用状态，督促借阅人员按时归还档案。如发现档案丢失、损坏或逾期未还等情况，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员的责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的水库渔业档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供便捷的档案查询和利用服务，促进公司生产经营和管理决策的科学化、规范化。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储能够将纸质档案、电子档案等各类水库渔业档案信息准确录入系统，实现档案的数字化存储。录入内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者、全文信息等。支持多种格式文件的上传，如文档、表格、图片、音频、视频等，确保档案信息的完整性和多样性。2.检索查询提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词、责任者等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案信息。具备模糊检索功能，提高检索效率。同时，能够对检索结果进行排序、筛选等操作，满足用户不同的查询需求。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、提醒、归还等环节。系统自动记录借阅信息，生成借阅台账，便于跟踪管理。能够根据设定的借阅期限，自动提醒借阅人员归还档案，对逾期未还的档案进行预警提示。4.权限管理对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息的安全性和保密性。权限分为查阅、借阅、修改、删除等，根据用户的工作职责和需求进行合理分配。系统记录用户的操作日志，对涉及档案信息修改、删除等敏感操作进行详细记录，以便进行审计和追溯。5.统计分析能够对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。通过统计分析，了解档案的利用频率、热门档案等情况，为优化档案管理工作提供参考依据。（三）数据安全与维护1.数据安全采取数据备份、加密、防火墙、入侵检测等安全措施，保障档案信息化系统的数据安全。定期对数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。对系统用户进行身份认证和授权管理，设