工程咨询公司档案管理制度

PAGE工程咨询公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程咨询公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工程咨询业务活动中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司工程咨询业务活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理公司在业务活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定档案管理制度，指导、监督各部门档案管理工作，集中保管公司各类档案，并提供档案利用服务。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。7.为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系。（二）各部门各部门负责本部门在工程咨询业务活动中形成档案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行公司档案管理制度，做好本部门档案管理工作。2.负责收集、整理本部门在业务活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行分类、立卷。3.在规定时间内将整理好的档案移交综合管理部，并办理移交手续。4.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，劳动工资档案等。2.业务合同类：各类工程咨询业务合同、协议、委托书等。3.项目咨询类：项目前期调研、可行性研究报告、项目评估报告、咨询方案等。4.技术文件类：工程设计文件、技术规范、标准图集、技术总结等。5.客户资料类：客户基本信息、项目需求文件、客户反馈意见等。6.文件往来类：与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等的文件往来。7.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.资质证书类：公司营业执照、资质证书、执业资格证书等。9.荣誉奖励类：公司获得的各类荣誉证书、奖励文件等。10.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用分类号与流水号相结合的方式，具体编号规则如下：1.分类号：按照档案分类的顺序，每大类赋予一个两位数字代码，如行政管理类为“01”，业务合同类为“02”等。2.流水号：每一类档案按照形成时间顺序依次赋予一个四位数字流水号。3.编号示例：对于一份行政管理类的公司规章制度文件，其编号为“010001”；一份业务合同类的工程咨询服务合同，编号为“020002”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工程咨询业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、委托书等文件。3.公司在项目咨询过程中形成的各类报告、方案、图纸等文件。4.公司员工在工作中产生的重要文件、资料、笔记等。5.公司获得的各类荣誉证书、奖励文件等。6.其他与公司工程咨询业务相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在业务活动中形成的文件材料，确保文件材料的完整性和准确性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制保存，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰工整，签字盖章齐全，格式规范统一。4.电子文件应采用通用格式存储，确保能够长期有效读取，并按照规定进行命名和分类存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理，确保分类准确、合理。3.对每份文件材料进行编号、编目，编制目录清单，便于查找和核对。4.去除文件材料中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质和时间顺序进行分类整理，分为综合性文件（如公司年度工作计划、总结等）、会议文件、规章制度文件、人事档案文件、劳动工资档案文件等类别，每类再按照时间顺序排列，编制目录清单。2.业务合同类档案：按照合同的类别和签订时间顺序进行整理，每份合同单独装订成册，并在封面注明合同名称、编号、签订时间、对方单位等信息，同时编制合同目录清单。3.项目咨询类档案：按照项目名称和咨询阶段进行分类整理，每个项目的档案包括项目前期调研文件、可行性研究报告、项目评估报告、咨询方案、项目实施过程中的文件等，按照时间顺序排列，编制项目档案目录清单。4.技术文件类档案：按照专业和文件类型进行分类整理，如工程设计文件分为建筑设计、结构设计、电气设计等类别，技术规范、标准图集按照标准编号进行分类，技术总结按照项目或专业进行分类，编制技术文件目录清单。5.客户资料类档案：按照客户名称和项目名称进行分类整理，每个客户的档案包括客户基本信息、项目需求文件、客户反馈意见、项目服务记录等，按照时间顺序排列，编制客户资料目录清单。6.文件往来类档案：按照文件的来源和去向进行分类整理，分为上级文件、下级文件、平行文件等类别，每类再按照时间顺序排列，编制文件往来目录清单。7.财务档案类档案：按照会计年度和档案类别进行分类整理，分为会计凭证、账簿、报表、审计报告等类别，每类再按照时间顺序排列，编制财务档案目录清单，并按照规定进行装订和保管。8.资质证书类档案：按照证书类型和颁发时间进行分类整理，将公司的营业执照、资质证书、执业资格证书等单独存放，并建立证书台账，记录证书的名称、编号、颁发时间、有效期等信息。9.荣誉奖励类档案：按照荣誉奖励的类别和获得时间进行分类整理，将公司获得的各类荣誉证书、奖励文件等单独存放，并建立荣誉奖励台账，记录荣誉奖励的名称、颁发单位、颁发时间等信息。10.其他类档案：按照档案的性质和内容进行分类整理，编制其他类档案目录清单。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.行政管理类档案：在文件形成后次年上半年内归档。2.业务合同类档案：在合同履行完毕后一个月内归档。3.项目咨询类档案：在项目结束后三个月内归档。4.技术文件类档案：在文件形成后一个月内归档。5.客户资料类档案：在项目结束后一个月内归档。6.文件往来类档案：在文件处理完毕后一个月内归档。7.财务档案类档案：按照国家有关财务档案保管期限的规定进行归档保管。8.资质证书类档案：在证书颁发后及时归档。9.荣誉奖励类档案：在获得荣誉奖励后及时归档。10.其他类档案：根据档案的性质和形成时间，确定合理的归档期限。（二）归档要求1.各部门应按照归档期限的要求，将整理好的档案移交综合管理部，并填写档案移交清单，双方签字确认。2.移交的档案应符合整理要求，档案目录清单应与档案内容一致，便于查找和核对。3.综合管理部在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案应及时退回原部门进行补充或整改。（三）保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，重要业务合同，重大项目咨询报告，财务决算报告，公司营业执照、资质证书等重要资质文件，公司获得的省部级以上荣誉奖励文件等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括一般性业务合同，一般项目咨询报告，技术文件，客户资料，文件往来等档案。3.短期保管的档案：凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。主要包括临时性文件、一般性通知、简报等档案。（四）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案库房集中保管的方式，按照档案分类顺序排列上架存放，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.电子档案：采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并按照档案分类进行分类存储，同时建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。3.声像档案：采用录音带、录像带、光盘等存储介质进行存储，并按照档案内容进行分类整理，建立声像档案目录清单，注明录制时间、地点、内容等信息。（五）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保管。3.对纸质档案应定期进行清点和核对，发现问题及时处理；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的利用与借阅（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的地点查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。4.外部单位查阅公司档案时，须有专人陪同，查阅内容应严格限定在批准的范围内，如需复印或摘录档案内容，须经公司领导批准。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员，负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单，并提交档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁。3.对确定销毁的档案，应编制档案销毁清单，经档案鉴定工作小组组长签字确认后，报公司领导批准。4.档案销毁清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司财务部门作为记账凭证。（四）销毁方式对批准销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并由档案管理部门和财务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底，并在销毁清单上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的分类、编目、检索、借阅、统计等功能的信息化管理。3.数据安全