档案室资料库管理制度

PAGE档案室资料库管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室资料库的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责对全公司的档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保其真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，应充分考虑档案资料的利用需求，提供便捷的查阅、借阅服务。二,档案资料的分类与编号（一）分类标准1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司内部管理制度、工作流程文件；各类行政公文、通知、报告等。2.人事档案：员工入职、离职、调动等相关手续文件；员工基本信息登记表、劳动合同、薪酬福利文件；员工培训记录、绩效考核文件等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表等财务核算资料；财务预算、决算文件；审计报告、税务资料等。4.业务档案：公司各类业务合同、协议；项目立项、可行性研究报告、项目进度记录等；市场调研资料、客户信息档案等。5.技术档案：公司研发项目的技术资料、图纸、实验报告等；产品设计文件、工艺文件；技术标准、规范等。6.其他档案：公司获得的荣誉证书、资质证书；公司大事记、重要活动记录等；其他不属于上述分类的档案资料。（二）编号规则1.采用层级编码方式，一级代码用大写字母表示，代表档案类别；二级代码用数字表示，代表该类别下的具体分类；三级代码用数字表示，代表具体的档案顺序号。2.例如：行政档案用“XZ”表示，其中行政公文用“XZ01”表示，第5份行政公文编号为“XZ0105”。三、档案资料的形成与收集（一）形成要求1.公司各部门及员工在工作过程中应及时形成各类档案资料，确保档案资料的真实、准确、完整。2.档案资料应使用钢笔、中性笔等耐久性书写工具书写，禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保其可读性和可利用性。（二）收集职责1.各部门负责本部门档案资料的收集、整理工作，并定期移交至公司档案室。2.对于跨部门形成的档案资料，由牵头部门负责收集整理，并移交至公司档案室。3.公司档案室负责对各部门移交的档案资料进行审核、接收，并对不符合要求的档案资料提出整改意见。四、档案资料的整理与归档（一）整理要求1.档案资料应按照分类标准进行分类整理，确保同一类别的档案资料集中存放。2.对每份档案资料应进行编号、编目，编制目录清单，注明档案资料的名称、编号、日期、来源等信息。3.档案资料应进行装订，保持整齐、牢固，便于查阅和保管。对于纸张较大或较多的档案资料，可采用折叠、粘贴等方式进行整理。（二）归档流程1.各部门整理好的档案资料应填写《档案移交清单》，注明档案资料的名称、数量、类别等信息，并由部门负责人签字确认。2.将《档案移交清单》及档案资料一并移交至公司档案室，公司档案室对移交的档案资料进行核对、签收。3.公司档案室按照编号规则对档案资料进行编号，并将其归入相应的档案柜或存储设备中。五、档案资料的保管（一）保管环境1.公司档案室应具备适宜的保管环境，保持清洁、干燥、通风，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案资料的安全。（二）保管方式1.档案资料应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案资料应存放在档案柜中，档案柜应定期进行检查、维护，确保其完好无损。3.电子档案资料应进行备份存储，备份介质应定期进行更换和检查，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司章程、股东会决议、董事会决议、会计档案中的年度财务报告等。3.长期保管的档案资料保管期限为10年以上，包括各类业务合同、重要项目文件等。4.短期保管的档案资料保管期限为110年，包括一般性的行政文件、人事档案等。（四）档案清查1.公司档案室应定期对档案资料进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量与目录清单一致。2.清查过程中发现的问题应及时进行记录，并采取相应的措施进行处理。对于丢失、损坏的档案资料，应及时查明原因，进行补充或修复。六、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经部门负责人签字同意后，方可到公司档案室查阅。2.查阅档案资料时，应在公司档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出档案室。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等，如需摘录或复制档案资料，应经公司档案室负责人同意，并按照规定的程序进行办理。（二）借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还日期等信息，并经部门负责人签字同意后，方可到公司档案室借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案资料内容。借阅期满后，应及时归还档案资料，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告公司档案室，并承担相应的责任。（三）审批流程1.《档案查阅申请表》和《档案借阅申请表》应先由部门负责人进行初审，审核通过后提交至公司档案室负责人进行审批。2.公司档案室负责人根据档案资料的保密级别、利用需求等情况进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案资料，应报公司领导审批。七、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.公司档案室应建立健全保密制度，明确保密责任，加强保密教育，提高员工的保密意识。2.对涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保其安全性。3.查阅、借阅涉及敏感信息的档案资料时，应严格按照审批流程进行办理，并在查阅、借阅过程中采取必要的保密措施。（二）安全管理1.公司档案室应加强安全管理，制定安全应急预案，定期进行安全检查和演练，确保档案资料的安全。2.档案室应安装监控设备，对档案室的出入情况、档案资料的查阅借阅情况等进行实时监控。3.加强对档案室工作人员的管理，严格限制非档案室工作人员进入档案室，确保档案室的安全。八、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且确无保存价值的。2.档案资料因保管不善等原因造成损坏、变质，无法修复或失去利用价值的。3.档案资料所涉及的事项已经结束，且不再需要保存的。（二）销毁程序1.由公司档案室提出档案资料销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、数量、类别、保管期限等信息，并附上详细的销毁清单。2.《档案销毁申请表》经部门负责人审核、公司档案室负责人审批后，报公司领导批准。3.公司档案室组织相关人员对拟销毁的档案资料进行清点、核对，确保销毁清单与实物一致。4.销毁档案资料时，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，确保档案资料无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、人