医院档案制度文件下发

PAGE医院档案制度文件下发一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集医院在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等重要档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为医院各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立专门的档案管理部门，负责医院档案的综合管理工作。档案管理部门可根据工作需要，配备相应的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全医院档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全完整。5.开展档案的开发利用工作，为医院医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，编制各类档案检索工具和参考资料。6.对医院各科室、部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和准确性。8.负责医院档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为医院档案管理决策提供依据。三、档案的分类与编号（一）档案分类医院档案分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、基建后勤类、设备仪器类、人事档案类、会计档案类、声像档案类、电子档案类等十大类。1.党群工作类主要包括医院党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类涵盖医院行政事务管理、综合协调、规章制度、会议记录、文件收发、信访接待等方面的档案。3.医疗业务类包含医疗质量管理、临床诊疗、护理工作、医疗技术创新、医疗纠纷处理等医疗业务活动中产生的档案。4.教学科研类涉及医院教学计划、教学大纲、教案、实习指导、科研项目申报、科研成果、学术交流等方面的文件资料。5.基建后勤类包括医院基本建设规划、工程设计、施工管理、竣工验收、后勤保障、物资采购等方面的档案。6.设备仪器类主要是医院设备仪器的购置、验收、使用、维护、报废等过程中形成的档案。7.人事档案类存放医院员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资待遇等人事档案材料。8.会计档案类包括医院财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等会计核算过程中产生的档案。9.声像档案类记录医院重大活动、医疗场景、专家讲座、学术会议等具有保存价值的照片、录音、录像等声像资料。10.电子档案类以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表、记录等，包括办公自动化系统生成的电子文件、医疗信息系统中的数据备份等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号采用“年度类别流水号”的方式，例如：2023YL001，表示2023年度医疗业务类的第1份档案。1.党群工作类：编号前缀为“DQ”，如DQ2023001。2.行政管理类：编号前缀为“XZ”，如XZ2023001。3.医疗业务类：编号前缀为“YL”，如YL2023001。4.教学科研类：编号前缀为“JX”，如JX2023001。5.基建后勤类：编号前缀为“JJ”，如JJ2023001。6.设备仪器类：编号前缀为“SB”，如SB2023001。7.人事档案类：编号前缀为“RS”，如RS2023001。8.会计档案类：编号前缀为“KJ”，如KJ2023001。9.声像档案类：编号前缀为“SX”，如SX2023001。10.电子档案类：编号前缀为“DZ”，如DZ2023001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各科室、部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案管理要求，定期将本科室、部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，整理后移交医院档案管理部门。2.医院员工在工作中形成的应归档的文件材料，应及时交所在科室、部门的档案收集责任人，不得据为己有或擅自销毁。3.对于医院外单位发来的文件、信函、资料等，由医院办公室或相关职能部门负责签收、登记，并及时将其中具有保存价值的文件材料移交档案管理部门。4.医院举办的各类会议、活动、培训等形成的文件材料（包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、照片、录像等），由主办部门负责收集整理后移交档案管理部门。5.医院医疗业务活动中产生的各类病历、检查报告、检验单、手术记录、护理记录等档案，由各临床科室、医技科室按照规定的时间和要求进行整理，定期移交档案管理部门。6.医院基建项目、设备购置、物资采购等工作中形成的文件材料，由项目负责人或相关职能部门负责收集整理，在项目结束后及时移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各科室、部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对每份档案进行逐页检查，确保文件材料齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.去除文件材料上的金属物（如订书钉、回形针等），对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照档案编号规则，对整理好的档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于检索和查阅。5.将整理好的档案按照类别和编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围、年度等信息。6.建立档案存放索引，注明档案在档案库房中的具体存放位置，方便快速查找档案。五、档案的保管（一）档案库房建设1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识牌。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、存放位置正确、保管状况良好。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，排列整齐有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。4.对声像档案应按照其载体形式进行分类保管，如照片应冲印或扫描后进行归档，录音、录像带应定期进行转录和检查，确保声像资料的质量。5.对超过保管期限或已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，严禁擅自销毁档案。6.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的利用（一）利用范围医院档案主要为医院医疗、教学、科研、管理等工作服务，利用范围包括：1.为医院制定发展规划、政策法规、管理制度等提供参考依据。2.为医疗工作提供临床病例资料、医疗技术经验等参考，辅助临床诊断和治疗。3.为教学工作提供教学案例、教学资源等，支持教学活动的开展。4.为科研工作提供科研项目申报、研究成果等方面的资料，促进科研创新。5.为医院行政管理工作提供决策支持，如处理医疗纠纷时查阅相关档案资料。6.为医院对外交流与合作提供相关档案信息，展示医院的发展历程和工作成果。（二）利用方式1.查阅医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、题名及查阅目的等内容，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，迅速准确地查找所需档案，并在查阅现场监督查阅情况，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅医院内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室、部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制、拍摄档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。3.出具证明医院外部单位或个人因工作需要要求医院出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明申请出具证明的档案类别、编号、题名及用途等内容，并提交相关证明材料。档案管理部门应根据申请内容，对档案进行核实后出具档案证明，并加盖医院档案管理部门印章。档案证明应客观、准确地反映档案的原始内容，不得擅自更改或添加信息。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在科室、利用目的、查阅或借阅档案的类别及编号、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，统计内容包括档案查阅人次、借阅人次、出具证明份数等，通过统计分析了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是和慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织医院成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室专家、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对医院档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐份逐页地审查档案内容，根据档案的价值和保管期限标准，确定档案的存毁。2.分析档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定和医院档案管理的实际情况，对档案进行科学合理的鉴定。（四）保管期限划分医院档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如医院的重要规章制度、重大医疗事件记录、医院发展规划、综合性统计报表等。2.长期保管的档案凡是在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为[X]年。如医院的年度工作计划、总结、医疗技术档案、教学科研项目档案等。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对医院工作有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为[X]年。如医院的一般性文件材料、临时性会议记录、短期的业务报表等。（五）销毁程序1.经鉴定确定失去保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经医院主管