广告档案管理制度范本

PAGE广告档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司广告档案的管理，确保广告档案的完整、准确、系统和安全，便于广告档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有广告项目从策划、设计、制作、投放至效果评估等全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司广告档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.完整性原则确保广告档案内容的全面性和完整性，涵盖广告项目的各个环节和相关资料。3.准确性原则档案信息应真实、准确反映广告项目的实际情况。4.保密性原则对涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的广告档案，严格保密。二、广告档案的分类与编号（一）分类1.策划类档案包括广告策划书、市场调研报告、目标受众分析等。2.设计类档案如广告设计初稿、修改稿、定稿的电子文档和纸质文档，以及设计说明等。3.制作类档案涵盖广告制作过程中的合同、报价单、物料清单、制作流程记录等。对于涉及广告片制作的，还应包括拍摄脚本、拍摄素材（视频、音频等）、后期剪辑记录等。4.投放类档案广告投放计划、投放合同、投放排期表、投放监测报告等。5.效果评估类档案广告效果评估方案、评估报告、受众反馈等资料。6.其他类档案与广告项目相关的往来信函、会议纪要、客户沟通记录等。（二）编号采用分类编号法，按照上述分类顺序依次编号。例如：1.策划类档案：以“CH”开头，后面接四位数字顺序号，如CH0001。2.设计类档案：“SJ”+四位数字，如SJ0002。3.制作类档案：“ZZ”+四位数字，如ZZ0003。4.投放类档案：“TF”+四位数字，如TF0004。5.效果评估类档案：“PG”+四位数字，如PG0005。6.其他类档案：“QT”+四位数字，如QT0006。三、广告档案的收集与整理（一）收集1.广告项目启动后，项目负责人应及时将项目过程中产生的各类文件资料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.对于外部单位提交的与广告项目相关的资料，如供应商提供的物料样品、合作方提供的宣传素材等，由接收人员负责收集并交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门的广告档案收集情况进行检查和督促，确保档案资料无遗漏。（二）整理1.档案管理人员按照分类标准对收集到的广告档案进行分类整理。2.每份档案资料应进行编号，并在档案首页附上“广告档案目录清单”，注明档案名称、编号以及简要内容摘要。3.对于电子档案，应按照分类建立文件夹结构，确保文件名与纸质档案编号一致，并进行清晰的命名，便于查找和识别。4.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，保持档案的完整性。四、广告档案的保管（一）保管期限1.短期档案保管期限为13年，主要包括广告投放过程中的临时性监测报表、短期的客户反馈记录等。2.中期档案保管期限为310年，如一般性的广告设计初稿、制作合同等。3.长期档案保管期限为10年以上，涉及公司重要广告项目的策划方案、长期的广告投放效果评估报告等。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应按照类别和编号顺序存放于档案柜中，便于查找和管理。2.电子档案采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并定期进行数据完整性检查。同时，建立电子档案索引数据库，方便快速检索。（三）档案清查1.定期清查档案管理部门每年对广告档案进行一次全面清查。核对档案数量、编号、内容等是否准确完整，检查档案保管状况，发现问题及时处理。2.不定期清查根据公司内部审计、项目检查等工作需要，进行不定期的档案清查，确保档案管理工作符合要求。五、广告档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅广告档案的，需填写“广告档案查阅申请表”，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司核心机密或重要客户信息的广告档案，查阅申请需经公司高层领导审批。3.外部单位因合作需要查阅广告档案的，必须事先征得公司同意，并签订保密协议，按照公司规定的程序办理查阅手续。（二）查阅流程1.查阅申请人填写“广告档案查阅申请表”，提交至审批部门。2.审批部门根据权限进行审批，审批通过后将申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录，包括查阅日期、查阅人姓名、档案名称及编号、查阅用途等。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行复制、拍照等行为。如需复制，必须另行填写“广告档案复制申请表”，经审批后由档案管理部门统一办理。（三）利用限制1.广告档案仅供查阅申请人在申请用途范围内使用，不得用于其他任何目的。2.未经公司书面同意，查阅人员不得向任何第三方透露档案内容。3.对于涉及商业机密、知识产权等敏感信息的广告档案，查阅人员应严格遵守公司保密规定，防止信息泄露。六、广告档案的销毁（一）销毁条件1.广告档案保管期满，且经过鉴定确认无保存价值的，可进行销毁。2.因公司业务调整、项目终止等原因，导致部分广告档案不再具有利用价值的，经审批后可提前销毁。（二）销毁审批1.档案管理部门提出广告档案销毁申请，填写“广告档案销毁申请表”，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.申请表经档案管理部门负责人审核后，提交公司分管领导审批。对于涉及重要项目或大量档案销毁的申请，需经公司总经理审批。（三）销毁方式1.纸质档案采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应进行彻底删除，并在存储设备上进行多次覆盖写入操作，防止数据残留。（四）销毁记录档案管理部门应对广告档案销毁过程进行详细记录，包括销毁日期、销毁方式、执行人员等信息，并将销毁记录与“广告档案销毁申请表”一同归档保存。七、档案管理人员职责（一）档案收集与整理职责1.负责定期收集各部门移交的广告档案资料，确保档案资料的及时、完整。2.按照分类标准对广告档案进行整理、编号，建立清晰的档案目录体系，方便查阅和管理。（二）档案保管职责1.妥善保管广告档案，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。2.定期检查档案保管状况，对发现的问题及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更新存储设备等。（三）档案查阅与利用服务职责1.负责受理广告档案查阅申请，按照规定流程进行审批和提供档案资料。2.为查阅人员提供必要的协助和指导，确保查阅工作顺利进行。同时，做好查阅记录，跟踪档案使用情况。（四）档案销毁职责1.根据档案保管期限和实际利用情况，提出广告档案销毁申请，并填写相关申请表。2.按