中介合同档案管理制度

PAGE中介合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司中介合同档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于合同的查阅、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及中介合同的部门及相关业务活动中形成的合同档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：中介合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则：全面收集、整理中介合同档案，保证档案内容的真实、完整，准确反映合同签订、履行的全过程。3.安全保密原则：采取有效措施确保中介合同档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及商业秘密和敏感信息的档案严格保密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善中介合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司中介合同档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对中介合同档案进行分类、整理、编号、装订、编目等工作，保证档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.对到期或失去保存价值的中介合同档案，提出鉴定和销毁意见，经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。7.定期对中介合同档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作方法和流程。（二）合同业务部门职责1.负责本部门中介合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好中介合同档案的整理、核对等工作，确保移交档案的完整性和准确性。3.根据工作需要，按照规定程序向档案管理部门查阅、借阅本部门相关的中介合同档案。4.对本部门保管的中介合同档案进行定期清理和自查，发现问题及时向档案管理部门报告。（三）公司分管领导职责1.负责审批中介合同档案管理制度及相关档案管理工作的重大事项。2.监督检查中介合同档案管理工作的执行情况，协调解决档案管理工作中出现的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司与各类中介机构签订的服务合同，包括但不限于房地产中介合同、人力资源中介合同、财务中介合同、法律中介合同等。2.中介合同的补充协议、变更协议、终止协议等相关文件。3.与中介合同签订、履行过程相关的文件资料，如合同谈判记录、意向书、委托书、评估报告、往来信函、会议纪要、费用支付凭证等。（二）收集要求1.合同业务部门应在中介合同签订或相关业务活动完成后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.移交的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照中介合同的类型、业务性质、时间顺序等进行分类，可分为房地产中介合同类、人力资源中介合同类等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。2.编号：对每一份中介合同档案进行唯一编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和管理。编号格式为：年份+合同类别代码+流水号，例如：2023FD001，其中“2023”表示年份，“FD”表示房地产中介合同类别代码，“001”表示流水号。3.编目：编制中介合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同主体、合同金额、履行期限、归档日期等基本信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸张较多的中介合同档案进行装订，装订应整齐、牢固，确保档案的完整性和美观性。四、档案的保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序排列存放。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）库房环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门、监控系统等。（三）档案保管期限1.中介合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性的中介服务合同，如简单的市场调研中介合同等。中期保管期限为[X]年，适用于涉及一定金额和重要业务的中介合同，如部分人力资源中介合同等。长期保管期限为[X]年以上，适用于对公司具有重大影响或涉及重要资产、权益的中介合同，如房地产开发项目的中介服务合同等。2.对于超过保管期限但仍有查考利用价值的中介合同档案，应延长保管期限或进行永久保存。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对中介合同档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.检查周期为每[X]年一次，对于重点或特殊的档案可适当增加检查次数。3.检查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如修复破损档案、补充缺失资料、调整保管环境等。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部各部门因工作需要查阅中介合同档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经本部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要商业信息的中介合同档案，查阅申请人还需经公司分管领导审批。（二）查阅流程1.查阅申请人向档案管理部门提交《档案查阅申请表》。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅设备和场所。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，由档案管理人员核对档案数量和完整性，并在《档案查阅申请表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅中介合同档案的，需填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人和档案管理部门负责人审批后，报公司分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅申请人向档案管理部门提交《档案借阅申请表》。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅登记手续，注明借阅档案的编号、名称、借阅期限等信息，并收取一定的押金（押金金额根据档案的重要性和价值确定）。3.档案管理部门将档案交借阅人员，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门检查档案无损坏、遗失等情况后，退还押金。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、合同业务部门负责人及相关专业人员组成。2.档案鉴定工作小组负责对到期或失去保存价值的中介合同档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据中介合同档案的保管期限、重要性、查考利用价值等因素，综合判断档案是否仍需保存。2.对于已过保管期限、内容重复或无实际利用价值的档案，可考虑进行销毁。3.对于涉及公司重大权益、法律纠纷或具有历史研究价值的档案，应延长保管期限或进行永久保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的中介合同档案进行逐一审核，提出鉴定意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负责，采