监测资料档案管理制度

PAGE监测资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司监测资料档案的管理，确保监测资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥监测资料在公司生产、经营、管理及技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及所属单位在监测活动中形成的各类资料档案的管理，包括但不限于环境监测、安全监测、设备运行监测等方面的资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对监测资料档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类科学原则按照监测资料的来源、性质、内容等进行科学分类，便于查找、利用和管理。3.安全保密原则采取有效措施确保监测资料档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失；对涉及公司机密的档案，严格遵守保密规定。4.服务利用原则以服务公司发展为宗旨，积极开发档案信息资源，为公司的决策、生产、科研等提供及时、有效的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善监测资料档案管理的具体办法和操作规程。2.负责监测资料档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全监测资料档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案业务培训和指导，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。5.参与公司重大项目和重要活动的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。6.定期对监测资料档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（二）各部门职责1.负责本部门监测资料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。2.明确专人负责本部门档案工作，确保档案资料的真实、完整和规范。3.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定、统计等工作，积极提供档案利用所需的相关信息。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让或出借档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备扎实的档案专业知识和技能，熟悉公司监测业务流程。2.负责监测资料档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案资料的有序存放和安全保管。3.按照档案管理的规定和要求，对档案进行分类、编号、装订等处理，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.做好档案的借阅登记、归还检查等工作，严格控制档案的借阅范围和期限，确保档案的安全。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现档案的损坏、丢失等情况，并采取相应的措施进行处理。6.积极参与档案管理的信息化建设，熟练掌握档案管理信息系统的操作，提高档案管理工作效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.监测计划、方案、报告等文件资料。2.监测数据记录、报表、图表等原始资料。3.监测设备的采购合同、使用说明书、维护记录等相关资料。4.监测项目的验收报告、总结材料等。5.与监测工作相关的会议纪要、文件、通知等。6.其他与监测资料档案有关的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责监测资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的监测资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对收集到的监测资料，应进行初步的审核和整理，剔除重复、无效的资料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准，便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类根据监测资料的性质、内容等进行分类，一般可分为环境监测类、安全监测类、设备监测类等。2.编号对每一类监测资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在监测项目结束或定期将整理好的监测资料移交档案管理部门归档。2.归档的监测资料应齐全、完整、准确，符合档案整理的要求。3.档案管理部门对接收的归档资料进行审核，对不符合要求的资料及时退回原部门补充完善。（二）保管期限1.监测资料档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及公司重大利益、具有重要历史价值和法律凭证作用的监测资料。3.长期保管的档案一般为保存10年以上至50年的监测资料，如重要监测项目的长期跟踪资料等。4.短期保管的档案为保存10年以下的监测资料，如一般性监测项目的资料等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、销毁等情况。（四）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.档案架（柜）应排列整齐，标识清晰，便于查找和存取档案。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密、安全、高效的原则，确保档案的合理利用。2.优先满足公司内部生产、经营、管理等工作的需要。3.对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理和利用。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅监测资料档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案资料的复制服务，复制的档案应加盖档案管理部门的印章，以保证其真实性和有效性。（三）借阅管理1.借阅档案时，档案管理人员应向借阅者详细介绍档案的保管情况和注意事项，确保档案的安全。2.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.借阅期满，借阅者应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对监测资料档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对公司生产、经营、管理及技术创新等方面的作用。3.档案的保管期限是否符合规定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并经档案鉴定小组负责人签字确认。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。5.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的监测资料档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息的安全保护，防止档案信息的泄露和滥用。（二）系统功能1.档案录入实现监测资料档案的电子化录入，包括档案的基本信息、内容摘要、文件扫描等。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.借阅管理记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限，对不同用户的操作进行权限控制，确保档案信息的安全。（三）数据管理1.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.加强对数据的维护和管理，及时更新档案信息库，确保数据的准确性和完整性。3.建立数据安全审计机制，对系统操作日志进行审计，及时发现和处理异常情况。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，负责对监测资料档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理部门及各部门的档案工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。2.档案管理工作的质量，如档案资料的完整性、准确性、规范性等。3.档案管理信息化建设的进展情况，包括系统的运行、数据的安全等。4.档案管理人员的工作情况，如岗位职责的履行、业务能力的提升等。（三）问题处理