餐饮档案室管理制度

PAGE餐饮档案室管理制度一、总则（一）目的为加强餐饮档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高餐饮管理工作的效率和质量，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司餐饮档案室的档案管理工作，包括但不限于各类餐饮业务文件、合同协议、采购记录、客户信息、员工档案等与餐饮经营相关的所有档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则餐饮档案室对公司所有涉及餐饮业务的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映餐饮业务活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，简化手续，提高档案利用效率，为公司餐饮业务发展提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善餐饮档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司餐饮业务档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案存放有序。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、检索和利用等工作，定期对档案进行清查盘点，保证档案的安全和完整。4.按照国家有关规定和公司要求，做好档案的数字化工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司餐饮业务决策提供依据。6.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理人员的业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门餐饮业务档案的形成、积累和整理工作，按照档案室要求定期移交档案。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作，并配合档案室做好档案的移交、借阅等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整和安全，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.餐饮业务文件：包括各类规章制度、工作计划、总结报告、业务报表、市场调研报告等。2.合同协议：采购合同、租赁合同、服务合同、合作协议等与餐饮经营相关的合同文件。3.采购记录：食材采购清单、供应商信息、采购发票等。4.客户信息：客户档案、订单记录、投诉处理记录等。5.员工档案：员工入职资料、培训记录、绩效考核档案、奖惩记录等。6.餐饮活动资料：举办各类餐饮活动的策划方案、活动照片、视频等资料。7.其他与餐饮业务相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时将本部门形成的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案收集应遵循及时、准确、完整的原则，对于重要文件和紧急事项应优先收集。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，如有破损或褪色应及时进行修补和复制。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合管理类（如规章制度、工作计划）、合同协议类、采购管理类、客户关系类、员工管理类、餐饮活动类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和检索。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.装订对纸张较多的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、档案的保管（一）保管场所1.餐饮档案室应具备专门的档案保管场所，场所应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等要求。2.档案保管场所应设置档案架、档案柜等存储设备，确保档案存放有序，便于查找和管理。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案公司重要规章制度、年度财务报表、重大合同协议等。涉及公司核心商业秘密、知识产权、重大历史事件等具有长远保存价值的档案。2.长期保管档案一般合同协议、采购记录、客户档案等，保存期限为15年以上。员工人事档案中的重要资料，如晋升记录、重大奖惩记录等。3.短期保管档案一般性业务文件、临时性活动资料等，保存期限为15年以下。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置、保管期限等信息，定期进行核对和盘点，确保账实相符。2.对档案进行定期检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等，发现问题及时采取措施进行处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、防盗设施等。4.对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值进行鉴定，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案兼职管理员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、保存价值和利用情况。2.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案的重要性和必要性。3.参考国家有关档案保管期限的规定和行业标准，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等内容。2.档案销毁清册经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，销毁过程应进行记录，确保档案彻底销毁。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息，与档案销毁清册一并归档保存。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围公司内部员工因工作需要，可借阅与本人工作相关的档案资料。涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，未经公司授权，不得借阅。（二）借阅手续1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审核。3.档案室根据借阅申请进行审批，并登记借阅档案的相关信息，包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等。4.借阅人凭借阅证到档案室领取档案，借阅证应妥善保管，不得转借他人。（三）借阅期限档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）利用规定1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应责任。2.借阅人不得将档案带出公司或转借他人，如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并在规定范围内使用。3.借阅人归还档案时，档案室应进行认真检查，如发现档案有缺页、损坏等情况，应要求借阅人说明原因，并进行相应处理。七、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等，统计数据应准确、及时、完整。3.编制档案统计报表，定期向上级主管部门和公司领导报送，为公司档案管理决策提供依据。（二）信息化管理1.推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案管理要求。数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于快速查找和利用。3.在电子档案管理系统中设置权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，分配相应的