各村社区档案管理制度

PAGE各村社区档案管理制度一、总则（一）目的为加强各村社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各村社区工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合各村社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各村社区各类档案的管理，包括但不限于党群工作、行政事务、经济发展、社会事务、文化建设、民生保障等方面形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各村社区档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映各村社区工作实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露和损坏。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便各村社区工作人员和居民查阅利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以村社区党组织书记为组长，村社区主任为副组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调各村社区档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉各村社区工作业务。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合各村社区实际情况，制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.档案收集与整理：负责收集、整理各村社区工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。3.档案保管与保护：妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案编目与检索：对档案进行科学分类、编号、编目，建立健全档案检索体系，方便档案查阅利用。5.档案利用与服务：积极为各村社区工作人员和居民提供档案查阅利用服务，根据需要依法依规提供档案信息。6.档案统计与分析：定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（三）各部门职责各村社区各部门应明确一名档案工作联络员，负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好档案管理相关工作。其主要职责包括：1.及时收集文件材料：负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.初步整理文件材料：按照档案管理要求，对本部门收集的文件材料进行初步分类、整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理工作：积极配合档案管理部门开展档案整理、编目、检索、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围各村社区档案收集范围包括但不限于以下方面：1.党群工作类：党组织建设、党员管理、宣传教育、纪检监察等方面形成的文件材料。2.行政事务类：村社区工作计划、总结、报告、会议记录、决议、通知、合同协议、人事档案等文件材料。3.经济发展类：产业规划、招商引资、项目建设、财务管理、统计报表等文件材料。4.社会事务类：社会治安综合治理、安全生产、环境保护、民政优抚、劳动保障、卫生健康等方面形成的文件材料。5.文化建设类：文化活动、精神文明建设、文物保护等方面的文件材料。6.民生保障类：社会保障、住房保障、教育医疗、扶贫救助等方面形成的文件材料。（二）收集要求1.及时收集：各部门应及时将本部门在工作中形成的文件材料收集齐全，不得积压、拖延。2.完整准确：收集的文件材料应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保文件材料的真实性和准确性。3.分类整理：各部门收集的文件材料应按照档案管理要求进行初步分类整理，便于移交档案管理部门。（三）整理原则与方法1.整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类、编号、编目、装订等工作，形成规范的档案案卷。四、档案的保管与保护（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度适宜。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保管。（三）档案整理与上架档案管理人员应按照档案整理要求，对整理好的档案进行编目、装订，然后上架存放。档案上架应遵循分类存放、便于查找的原则，确保档案存放有序。（四）档案安全检查定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括档案保管设备的运行情况、档案的存放状况、库房的温湿度等。发现问题及时处理，确保档案的安全保管。（五）档案数字化管理逐步推进档案数字化管理工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。同时，加强电子档案的安全管理，确保电子档案数据的安全可靠。五、档案的编目与检索（一）编目原则档案编目应遵循科学、准确、规范的原则，便于档案的管理和利用。（二）编目内容档案编目内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等。（三）检索工具建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引、指南等检索工具，方便档案查阅利用。同时，利用现代信息技术，建立电子档案检索系统，提高档案检索效率。六、档案的利用与服务（一）利用范围各村社区档案主要供各村社区工作人员、居民以及依法依规需要查阅档案的单位和个人使用。（二）利用方式1.查阅：各村社区工作人员和居民可根据需要查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据需要可对档案进行复制，复制时应填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用审批档案利用应严格履行审批手续，确保档案利用的合法性和安全性。查阅、借阅、复制档案的申请应经档案管理部门负责人或村社区主要领导批准。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案名称、数量、期限、归还情况等。（五）服务措施1.热情服务：档案管理人员应热情接待档案利用者，耐心解答疑问，提供优质高效的服务。2.限时办结：对档案利用申请，应在规定时间内予以办理，不得拖延。一般情况下，查阅档案应在[X]个工作日内提供，借阅档案应在[X]个工作日内批准并办理借阅手续。3.跟踪服务：对借阅档案的利用情况进行跟踪，及时提醒借阅者归还档案，确保档案按时归还。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容档案鉴定主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行审查，综合判定档案的保存价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保存的档案是指反映各村社区主要职能活动和历史面貌的，对各村社区工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保存的档案是指反映各村社区一般工作活动，在较长时间内对各村社区工作有查考利用价值的档案；短期保存的档案是指反映各村社区局部工作活动，在较短时间内对各村社区工作有参考价值的档案。（五）销毁程序1.编制销毁清册：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核，报村社区主要领导批准。3.销毁：按照批准的销毁清