计量档案资料保管制度

PAGE计量档案资料保管制度总则1.目的为加强公司计量档案资料的管理，确保计量档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥计量档案资料在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及计量工作产生的档案资料的保管管理，包括但不限于计量器具的采购、校准、使用、维护、报废等环节形成的各类文件、记录、证书等。3.相关职责计量管理部门负责制定和完善计量档案资料保管制度，并监督执行。负责计量档案资料的收集、整理、归档、保管和借阅等日常管理工作。定期对计量档案资料进行清查、核对，确保档案资料的准确性和完整性。各使用部门负责本部门计量档案资料的形成、积累和初步整理，并及时移交计量管理部门。配合计量管理部门做好计量档案资料的查阅、借阅等工作。档案管理部门负责对计量档案资料的保管提供技术指导和监督，确保档案保管环境符合要求。参与计量档案资料的鉴定、销毁等工作。计量档案资料的分类与编号1.分类原则计量档案资料按照其来源、形成时间、内容等进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。2.分类方法计量器具档案包括计量器具的选型、采购合同、验收报告、校准证书、使用说明书、维护记录、报废记录等。按照计量器具的类别（如长度计量器具、温度计量器具、压力计量器具等）进行细分。计量标准档案涵盖计量标准的建立、考核、复查等过程中形成的文件资料，如标准装置的设计图纸、操作规程、测量不确定度评定报告等。根据计量标准的等级和专业领域进行分类。计量人员档案包含计量人员的资质证书、培训记录、考核记录、岗位变动记录等。以计量人员个人为单位进行归档。计量管理文件档案涉及公司计量管理的各项规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要等。按照文件的性质和时间顺序进行分类。3.编号规则计量档案资料编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。年份为档案资料形成年份的后两位数字。类别代码：计量器具档案用“JQ”表示，计量标准档案用“JB”表示，计量人员档案用“JR”表示，计量管理文件档案用“JG”表示。流水号为该类别档案资料的顺序编号，从001开始依次编排。例如，2023年形成的第5份计量器具档案编号为“23JQ005”。计量档案资料的收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责计量档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。计量档案资料的收集应涵盖计量工作的全过程，包括文件、记录、证书、报告等纸质和电子形式的资料。对于外来的计量相关文件资料，如供应商提供的计量器具资料、上级主管部门下发的计量管理文件等，应及时收集并移交计量管理部门。2.整理要求计量管理部门收到档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括对资料进行分类、编号、装订、编目等。纸质档案资料应按照顺序排列，去除金属物，采用A4纸张规格进行统一装订，装订应牢固、整齐。电子档案资料应按照分类要求进行存储，文件名应规范准确，便于识别和查找。同时，应建立电子档案的备份制度，防止数据丢失。编目工作应详细记录档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，形成档案目录清单。计量档案资料的归档与保管1.归档要求整理后的计量档案资料应及时归档，归档应按照分类编号顺序进行，确保档案资料存放有序。归档时应编制档案移交清单，明确档案资料的名称、数量、移交时间等信息，交接双方应签字确认。对于重要的计量档案资料，如计量标准考核证书、计量器具校准原始记录等，应进行单独归档保管，便于查阅和追溯。2.保管要求计量档案资料应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案应分类存放在档案架上，每个档案架应标明存放档案的类别和编号范围，便于查找。对于电子档案资料，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存放在不同的地点。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。计量档案资料应建立保管期限制度，根据档案资料的重要性和使用价值，确定不同档案资料的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。计量档案资料的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅计量档案资料时，应填写《计量档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交计量管理部门。计量管理部门收到申请表后，应根据申请内容进行审核，确定是否同意查阅。对于涉及重要机密的计量档案资料，需经公司主管领导批准后方可查阅。查阅计量档案资料时，应在计量管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出指定地点。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还计量管理部门，并在《计量档案资料查阅登记表》上签字确认查阅情况。2.借阅规定因工作需要借阅计量档案资料时，借阅人员应填写《计量档案资料借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和计量管理部门负责人签字同意后，报公司主管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的计量档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案资料内容。如发生档案资料丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料。计量管理部门应对归还的档案资料进行检查，如发现问题应及时记录并追究借阅人员责任。计量档案资料的鉴定与销毁1.鉴定原则计量档案资料的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定内容对超过保管期限的计量档案资料进行鉴定时，应审查档案资料的内容是否仍具有保存价值，是否涉及公司重要业务信息、知识产权等。对于已失去使用价值、重复或无保存必要的计量档案资料，应进行鉴定并提出销毁意见。3.鉴定程序计量管理部门定期组织对计量档案资料进行鉴定，成立鉴定小组，成员包括计量管理部门人员、档案管理部门人员及相关技术专家。鉴定小组对需鉴定的档案资料进行逐一审查，根据档案资料的保管期限、内容价值等情况，提出鉴定意见。鉴定意见经公司主管领导审批后生效。对于需销毁的计量档案资料，应编制《计量档案资料销毁清单》，详细记录档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。4.销毁要求计量档案资料的销毁应在公司主管领导的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案资料信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人员等，记录应存档保存。对于涉及重要