百度生产记录档案制度

PAGE百度生产记录档案制度一、总则（一）目的为加强百度生产记录档案管理，确保生产活动的真实性、完整性和可追溯性，规范档案的形成、收集、整理、保管和利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于百度公司各生产部门、分支机构及参与公司生产活动的所有人员。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录档案应如实反映生产活动的全过程，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖生产活动各个环节的记录，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类和编号，便于管理和查询。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.可追溯性原则：能够通过档案记录准确追溯生产活动的历史轨迹，为问题查找和决策提供依据。二、生产记录档案的范围与分类（一）范围1.产品研发过程中的各类文档，包括需求分析报告、设计文档、代码版本记录、测试报告等。2.生产运营数据，如服务器日志、用户行为数据、业务交易记录等。3.项目管理资料，如项目计划、进度报告、变更记录、验收文档等。4.质量控制记录，如质量检验报告、缺陷统计分析、过程审核记录等。5.设备维护与管理记录，如设备台账、维护保养记录、故障维修记录等。6.人员培训与考核记录，如培训计划、培训记录、考核成绩等。7.与生产相关的合同、协议、采购订单等文件。（二）分类1.按生产阶段分类需求阶段档案：记录产品或项目需求的提出、调研、分析等过程的文档。设计阶段档案：包括产品架构设计、详细设计、数据库设计等相关资料。开发阶段档案：涵盖代码编写、版本控制、测试开发等记录。上线与运营阶段档案：如上线部署记录、运行监控数据、用户反馈处理记录等。2.按文档类型分类纸质文档：包括各类审批文件、合同协议、手写记录等。电子文档：以电子形式存储的文档，如办公软件文档、数据库文件、程序代码等。数据记录：生产过程中产生的各种数据文件，如日志文件、统计报表等。3.按业务领域分类搜索引擎业务档案：与百度搜索引擎相关的技术研发、算法优化、搜索结果记录等。信息流业务档案：涉及信息流产品的内容审核、推荐算法、用户互动记录等。其他业务档案：如百度地图、百度网盘等业务的特定生产记录。三、生产记录档案的形成与收集（一）形成要求1.各生产环节的工作人员应及时、准确地记录生产活动的相关信息，确保记录内容清晰、完整、真实。2.记录应采用规范的格式和用语，符合行业标准和公司内部规定。3.对于重要的生产决策、关键操作步骤、异常情况等，应进行详细记录，并附上相关说明和证据。（二）收集职责1.项目负责人：负责组织本项目生产记录档案的收集工作，确保项目各阶段的记录资料完整收集。2.部门档案管理员：协助项目负责人进行档案收集，并对收集到的档案进行初步整理和审核。3.相关业务人员：按照规定及时将各自工作中产生的记录资料提交给项目负责人或部门档案管理员。（三）收集流程1.项目启动时，项目负责人应制定档案收集计划，明确各阶段档案收集的内容、时间节点和责任人。2.在生产活动过程中，相关业务人员应按照收集计划，定期将记录资料提交给项目负责人。3.项目负责人在每个阶段结束后，对收集到的档案进行汇总整理，检查资料的完整性和准确性，如有缺失或问题及时督促相关人员补充完善。4.部门档案管理员在收到项目负责人提交的档案后，进行进一步的审核和分类，确保档案符合归档要求。四、生产记录档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的自然规律和内在联系，保持档案之间的有机联系。2.按照分类方案进行分类整理，使档案条理清晰，便于查找和利用。3.对电子文档应进行规范化命名和分类存储，确保文件名准确反映文档内容，文件夹结构合理。（二）整理方法1.纸质文档去除金属物，如订书钉、回形针等。按照分类顺序依次排列，对每份文档进行编号，并编制目录。对于篇幅较长的文档，应进行分页编号，并在首页加盖档号章。2.电子文档根据分类方案建立文件夹结构，将电子文档按照类别分别存储在相应文件夹中。对电子文档进行命名，命名规则为：项目名称+文档主题+日期+版本号，如“百度搜索算法优化项目需求分析报告20230105V1.0”。定期对电子文档进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.数据记录对各类数据记录进行格式统一和规范化处理，确保数据的可读性和可分析性。按照时间顺序或业务逻辑对数据进行排序，并建立索引，以便快速查询。（三）归档要求1.整理后的生产记录档案应及时归档，归档期限不得超过生产活动结束后的[X]个工作日。2.归档时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、类别、归档日期等信息，移交清单一式两份，交接双方签字确认，各留存一份。3.档案管理员应将归档后的档案按照存储方式进行妥善保管，建立档案存储位置索引，便于查找和调阅。五、生产记录档案的保管（一）保管期限1.根据生产记录档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（[X]年）、中期（[X]年）和长期（[X]年以上）。2.对于涉及公司核心技术、商业秘密、重大决策等重要档案，应长期保管。3.具体保管期限参照国家相关法律法规及公司内部规定执行。（二）保管环境1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行数据备份和维护，防止数据损坏或丢失。同时，应采取数据加密、访问控制等安全措施，确保数据的保密性和完整性。（三）保管检查1.档案管理员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、存储状况、保管环境等。2.每月进行一次常规检查，每季度进行一次全面检查，并做好检查记录。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充，并向上级报告。六、生产记录档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要，可查阅、借阅生产记录档案。2.外部单位或个人因法律法规要求、合作项目需要等，经公司批准后，可查阅相关档案。（二）利用流程1.内部查阅查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，提交所在部门负责人审批。部门负责人审批通过后，查阅人员持申请表到档案管理员处办理查阅手续。档案管理员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.内部借阅借阅人员填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。审批通过后，借阅人员与档案管理员签订档案借阅协议，领取档案。借阅人员应在规定期限内归还档案，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。3.外部查阅或借阅外部单位或个人提出查阅或借阅申请，应提交相关证明材料和申请函，说明查阅或借阅的目的、范围等。公司相关部门对申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导批准后，按照内部查阅或借阅流程办理相关手续，并要求查阅或借阅方签订保密协议，确保档案信息安全。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经公司授权，严禁对外披露。2.查阅和借阅档案时，不得擅自将档案带出指定场所，如需复制，应按照规定办理审批手续。3.利用档案过程中，如发现档案内容存在错误或疑问，应及时向档案管理员反馈，不得擅自修改。七、生产记录档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、灭失，无法修复或补充的。3.经公司批准，需要销毁的其他档案。（二）销毁流程1.档案管理员定期对超过保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，并填写档案销毁申请表。2.申请表应注明档案名称、数量、类别、保管期限、销毁原因等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审核。3.审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导批准后，由档案管理员会同相关部门人员共同对档案进行销毁，并填写档案销毁清单，销毁清单一式两份，参与销毁人员签字确认，各留存一份。5.对于电子档案的销毁，应采用安全可靠的方式进行数据擦除或物理销毁，确保数据无法恢复。（三）销毁监督1.档案销毁