档案馆经费支出审批制度

PAGE档案馆经费支出审批制度一、总则（一）目的为加强档案馆经费支出管理，规范经费审批流程，提高资金使用效益，确保档案馆各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及财务管理规定，结合本档案馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案馆内所有经费支出的审批管理，包括但不限于人员经费、办公经费、档案业务经费、设备购置经费等各类费用支出。（三）基本原则1.合法性原则：经费支出必须符合国家法律法规和相关政策要求，确保每一笔支出都有合法合规的依据。2.合理性原则：支出应根据档案馆工作实际需要，遵循合理、必要的原则，杜绝浪费和不合理开支。3.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行操作，明确各级审批权限，确保审批过程严谨、规范。4.效益性原则：注重经费使用效益，以最小的投入获得最大的工作成效，实现资源的优化配置。二、经费支出分类及审批流程（一）人员经费1.工资福利支出范围：包括基本工资、津贴补贴、奖金、社会保险费、住房公积金等。审批流程：人事部门根据国家政策和单位薪酬制度，核算编制人员工资发放明细，经部门负责人审核签字后，报财务部门。财务部门核对工资数据无误后，按照规定的发放时间进行发放。对于工资调整、奖金发放等特殊情况，需提供相关文件依据或审批表，经分管领导审批后执行。2.职工福利支出范围：如节日福利、生日福利、工会活动经费等。审批流程：由工会或相关负责部门制定福利方案，明确福利项目、标准及金额。方案经部门负责人审核后，报分管领导审批。财务部门根据审批后的方案进行费用报销，报销时需提供相关发票及活动记录等凭证。（二）办公经费1.办公用品购置范围：办公文具、纸张、墨盒、文件夹等日常办公用品。审批流程：各部门根据实际需求填写办公用品采购申请单，注明采购物品名称、规格、数量等。部门负责人对申请进行审核，签字确认后报办公室。办公室汇总审核各部门申请，结合库存情况，制定采购计划，报分管领导审批。采购人员按照审批后的采购计划进行采购，采购完成后凭发票、采购清单等办理报销手续，经办公室负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销。2.办公设备维修范围：办公电脑、打印机、复印机、空调等设备的维修保养费用。审批流程：使用部门发现设备故障后，填写维修申请单，详细说明故障情况及维修要求。部门负责人审核申请单，签字后报设备管理部门（或指定维修管理部门）。设备管理部门安排专业人员进行检查评估，确定维修方案及预算金额，报分管领导审批。维修完成后，维修人员提供维修发票、维修清单等，经设备管理部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销。3.水电费范围：档案馆办公区域的水电费用。审批流程：由后勤部门定期抄录水电表数据，核算水电费金额。后勤部门负责人审核水电费明细后，报财务部门。财务部门核对无误后，按照规定的缴费周期进行支付，并留存缴费凭证。（三）档案业务经费1.档案整理费用范围：对馆藏档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作所需费用。审批流程：档案业务部门根据档案整理计划，制定整理项目预算，明确整理内容、工作量及费用明细。预算经部门负责人审核后，报分管领导审批。整理工作完成后，整理人员提供整理工作记录、费用发票等凭证，经档案业务部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销。2.档案数字化费用范围：档案数字化扫描、图像处理、数据挂接等工作的费用。审批流程：档案业务部门根据档案数字化规划，编制数字化项目方案，包括项目内容、技术要求、预算金额等。方案经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大数字化项目需报馆领导班子集体研究决定。通过公开招标或邀请招标等方式确定数字化服务供应商，签订服务合同。项目实施过程中，按照合同约定支付款项，报销时需提供发票、项目验收报告、服务清单等凭证，经档案业务部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销。3.档案保护费用范围：档案库房温湿度控制设备维护、防虫防霉药品购置、档案装具更新等费用。审批流程：档案保管部门根据档案保护需求，提出保护项目申请，说明申请理由、项目内容及预算金额。申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。实施保护项目后，凭发票、项目实施记录等办理报销手续，经档案保管部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销。（四）设备购置经费1.一般办公设备购置范围：金额较小的办公桌椅、文件柜、饮水机等设备。审批流程：各部门根据工作需要填写设备购置申请单，注明设备名称、规格、数量、预算金额等。部门负责人审核申请单，签字后报办公室。办公室汇总审核各部门申请，结合现有设备情况，制定购置计划，报分管领导审批。购置计划批准后，采购人员按照规定的采购程序进行采购，采购完成后凭发票、验收单等办理报销手续，经办公室负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销。2.专业档案设备购置范围：档案密集架、缩微设备、档案消毒设备等专业档案管理设备。审批流程：档案业务部门根据档案事业发展需求和馆藏档案管理实际情况，提出专业设备购置申请，详细说明设备用途、技术参数、预算金额等。申请经部门负责人审核后，报分管领导审核。分管领导审核通过后，提交馆领导班子会议研究决定。会议批准后，按照政府采购相关规定进行采购，采购过程中严格执行招投标等程序。设备到货验收合格后，凭发票、验收报告、采购合同等办理报销手续，经档案业务部门负责人审核、财务部门审核（必要时需经审计部门审计）、馆领导审批后报销。三、审批权限（一）部门负责人审批权限1.审批本部门预算范围内的日常办公经费支出，单次支出金额在[X]元以下（含[X]元）。2.审核本部门人员经费支出申请，如工资调整、福利发放等，报分管领导审批前的初步审核。（二）分管领导审批权限1.审批各部门预算范围内金额在[X]元以上至[X]元以下（含[X]元）的经费支出。2.审核重大经费支出项目，如档案数字化项目、大型设备购置等，并报馆领导班子会议研究决定前的审核把关。（三）馆领导审批权限1.审批金额在[X]元以上的经费支出。2.对重大经费支出项目、涉及单位整体发展战略的经费支出等进行最终审批决策。（四）特殊情况审批对于紧急且金额较大的经费支出，如遇突发档案安全事件需要立即进行抢救性处理的费用等，经部门负责人说明情况并签字、分管领导同意后，可先支出，但事后需及时补办相关审批手续。四、审批程序（一）申请经费支出事项发生前，由经办人员填写经费支出申请表，详细说明支出事由、金额、支付方式、收款单位等信息，并按照审批权限附上相关证明材料，如发票、合同、审批文件等。申请表需经本部门负责人签字确认。（二）审核1.部门负责人按照审批权限对本部门的经费支出申请进行审核，重点审核支出的必要性、合理性及与预算的相符性。审核通过后签字。2.财务部门对申请进行财务审核，主要审核票据的真实性、合法性、完整性，以及支出金额是否准确、支付方式是否合规等。审核通过后签字。3.涉及业务专业性较强的支出，需相关业务部门进行审核，如档案业务经费支出需档案业务部门审核支出是否符合档案业务规范和要求。审核通过后签字。（三）审批根据审批权限，依次报分管领导、馆领导进行审批。审批人应认真审查申请内容，签署审批意见。对于不符合规定的支出申请，审批人有权拒绝批准。（四）报销经审批同意的经费支出，经办人员持审批通过的申请表及相关凭证到财务部门办理报销手续。财务部门按照财务制度进行报销处理，支付款项。五、监督与检查（一）内部审计监督档案馆定期开展内部审计工作，对经费支出情况进行审计检查。审计部门重点审查经费支出的审批程序是否合规、支出是否真实合理、是否存在违规违纪行为等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务监督财务部门负责对经费支出进行日常核算和监督，定期对经费支出情况进行统计分析，及时发现和纠正不合理支出。加强对原始凭证的审核，确保经费支出的合法性和准确性。（三）群众监督鼓励档案馆全体工作人员对经费支出情况进行监督，如发现违规支出行为，可向馆领导或相关部门反映。对于群众反映的问题，应及时进行调查核实，并给予答复。六、责任追究（一）违规责任界定1.对于违反本制度规定的经费支出审批流程，擅自越权审批、未按规定审核或审批通过不符合规定支出的，相关审批人员、审核人员应承担相应责任。2.经办人员提供虚假证明材料、虚报支出金额等骗取经费的，应承担全部责任。（二）责任追究方式1.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育、责令改正等处理。2.对于情节较重的违规行为，视情况给予警告、记过、