电子档案安全保密制度

PAGE电子档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案的安全保密管理，确保电子档案信息的完整性、准确性和安全性，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工在电子档案的创建、存储、传输、使用、保管和销毁等过程中的安全保密管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保电子档案管理活动合法合规。2.保密性原则：采取有效措施，防止电子档案信息泄露给未经授权的人员。3.完整性原则：保证电子档案信息的内容完整，不被篡改或丢失。4.可用性原则：确保电子档案信息在需要时能够及时、准确地提供使用。二、电子档案的定义与分类（一）定义电子档案是指公司在各项业务活动中形成的，具有保存价值的，以电子形式存在的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。（二）分类1.按业务类型分类行政管理档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。财务档案：如会计凭证、财务报表、审计报告等。人事档案：员工简历、薪资信息、考核记录等。业务合同档案：各类业务合同、协议等。技术档案：研发资料、技术方案、产品图纸等。2.按密级分类绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大战略决策等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。机密级档案：包含重要业务信息、关键技术数据等，泄露后会对公司产生较大影响的档案。秘密级档案：涉及一般业务信息，有一定保密要求的档案。三、电子档案的创建与收集（一）创建要求1.电子档案应使用公司统一规定的格式和模板进行创建，确保格式规范、内容清晰。2.创建电子档案时，应准确填写相关信息，保证信息的真实性、完整性和准确性。3.对于重要电子档案，应进行数字签名或加密处理，以确保其真实性和保密性。（二）收集流程1.各部门在业务活动中形成的电子档案，应由专人负责及时收集，并进行初步整理。2.收集的电子档案应按照分类标准进行分类，同时注明档案的形成日期、来源、密级等信息。3.对于需要多个部门协同完成的项目档案，由项目负责人负责协调各部门及时提交相关电子档案，并进行汇总整理。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行集中存储，确保存储设备的可靠性和安全性。2.存储系统应具备数据备份、恢复和容灾功能，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.对于不同密级的电子档案，应分别存储在不同的存储区域，并设置相应的访问权限。（二）保管措施1.设立电子档案保管岗位，明确专人负责电子档案的日常保管工作，定期对存储设备进行检查和维护，确保设备运行正常。2.建立电子档案保管台账，详细记录电子档案的存储位置、数量、密级、出入库时间等信息，做到账物相符。3.对电子档案的存储环境进行监控，保持环境温度、湿度适宜，防止因环境因素导致电子档案损坏。4.定期对电子档案进行清查盘点，核对电子档案的数量、完整性和准确性，发现问题及时处理。五、电子档案的传输与共享（一）传输要求1.电子档案的传输应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、移动存储介质传递等，确保传输过程中信息的安全。2.在传输电子档案前，应对传输内容进行加密处理，并对接收方的身份进行验证，防止信息泄露给非法用户。3.对于涉及机密级以上的电子档案，应采用专人专车传递或加密存储介质邮寄等方式进行传输，确保传输过程的安全性。（二）共享规定1.电子档案共享应遵循严格的审批流程，由需求部门填写共享申请表，注明共享档案的名称、密级、共享范围、共享期限等信息，经部门负责人和档案管理部门审核批准后，方可进行共享。2.共享电子档案时，应根据共享对象的权限，提供相应的访问级别，确保共享信息的安全性。3.对于共享的电子档案，接收方应妥善保管，不得擅自扩大共享范围或泄露给其他无关人员。如共享期限届满，应及时归还或删除共享的电子档案。六、电子档案的使用与权限管理（一）使用规范1.员工在使用电子档案时，应严格遵守公司的安全保密制度，不得擅自复制、传播、篡改电子档案内容。2.对于涉及机密级以上的电子档案，必须在公司指定的场所使用，并采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.使用电子档案后，应及时关闭相关设备和系统，确保电子档案信息不被非法获取。（二）权限管理1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的电子档案访问权限。访问权限分为只读、可编辑、可下载等不同级别，确保员工只能访问和使用与其工作相关的电子档案。2.员工的电子档案访问权限应根据其岗位变动及时进行调整，离职员工应及时取消其电子档案访问权限。3.对于特殊情况需要临时提高员工电子档案访问权限的，应经过严格的审批流程，并在使用完毕后及时恢复其原有的访问权限。七、电子档案的安全审计与监控（一）审计内容1.建立电子档案安全审计机制，定期对电子档案的创建、存储、传输、使用、保管和销毁等环节进行审计，检查是否符合公司的安全保密制度和相关法律法规要求。2.审计内容包括电子档案的访问记录、操作记录、系统日志等，重点检查是否存在非法访问、违规操作、信息泄露等安全隐患。（二）监控措施1.利用电子档案管理系统的监控功能，实时监控电子档案的访问情况、操作行为等，发现异常情况及时发出警报。2.对电子档案存储设备的运行状态进行实时监控，及时发现并处理设备故障、性能下降等问题，确保电子档案存储的安全性和可靠性。3.定期对电子档案安全审计和监控结果进行分析总结，针对发现的问题及时采取改进措施，不断完善电子档案安全保密管理工作。八、电子档案的销毁（一）销毁条件1.电子档案在超过保管期限或已失去保存价值后，应及时进行销毁。2.对于涉及公司重大历史事件、重要业务资料等具有长期保存价值的电子档案，如需销毁，应经过严格的审批程序，并报公司领导批准。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出电子档案销毁申请，注明销毁档案的名称、数量、密级、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，报公司分管领导批准。2.批准后的销毁申请应提交给专门的电子档案销毁执行部门，由其负责组织实施销毁工作。3.电子档案销毁应采用物理销毁或软件擦除等方式，确保电子档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、操作人员等信息，并由专人负责监督销毁过程。4.销毁完成后，应及时更新电子档案保管台账，并将销毁记录归档保存，以备查阅。九、培训与教育（一）培训计划1.制定电子档案安全保密培训计划，定期组织员工参加培训，提高员工的安全保密意识和操作技能。2.培训内容包括国家法律法规、公司安全保密制度、电子档案管理知识、信息安全技术等方面，确保员工全面了解电子档案安全保密工作的重要性和相关要求。（二）教育方式1.采用集中培训、在线学习、案例分析等多种教育方式，提高培训效果。2.定期组织电子档案安全保密知识竞赛、技能比武等活动，激发员工学习的积极性和主动性。3.对于新入职员工，应在入职培训中专门安排电子档案安全保密相关内容，使其尽快熟悉公司的安全保密制度和工作要求。十、奖励与处罚（一）奖励措施1.对于在电子档案安全保密工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.奖励标准主要包括严格遵守安全保密制度、及时发现并报告安全隐患、提出有效改进措施等方面，以激励员工积极参与电子档案安全保密工作。（二）处罚规定1.对于违反电子档案安全保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.处罚情形主要包括泄露电子档案信息、擅自篡改