档案视频管理制度

PAGE档案视频管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案视频的管理，确保档案视频的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案视频的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案视频由专门的档案管理部门集中管理，确保档案视频的系统性和完整性。2.真实性原则：档案视频应真实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等重要档案视频，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，应充分考虑档案视频的利用需求，提供便捷的查询、借阅服务。二、档案视频的收集与整理（一）收集范围1.公司各类会议视频，包括股东大会、董事会、管理层会议、部门会议等。2.公司重大活动视频，如开业庆典、周年庆典、产品发布会、促销活动等。3.公司业务培训视频、技术交流视频等。4.公司生产经营过程中的监控视频，如车间监控、仓库监控等。5.其他与公司工作相关的视频资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案视频的收集工作，确保视频资料的及时、完整收集。2.收集的视频资料应清晰、完整，图像和声音质量良好，能够准确反映相关活动或事件的全貌。3.对于重要活动或事件的视频，应同时收集相关的文字资料，如活动方案、议程、讲话稿等，以便更好地理解视频内容。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案视频进行分类整理，按照形成时间、主题、来源等因素进行编号和编目。2.视频资料应进行数字化处理，转换为电子格式保存，同时保留原始介质，以备后续查阅。3.建立档案视频目录数据库，详细记录视频的名称、编号、形成时间、来源、内容简介、存储位置等信息，方便查询和管理。三、档案视频的存储与保管（一）存储方式1.档案视频应采用多种存储方式进行备份，包括硬盘存储、磁带存储、光盘存储等，以防止数据丢失。2.建立异地容灾备份机制，将重要档案视频备份到异地存储中心，确保在本地发生自然灾害、设备故障等情况下数据的安全性。（二）存储环境1.档案视频存储场所应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件，温度和湿度应保持在适宜的范围内。2.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致数据损坏。（三）保管期限1.档案视频的保管期限根据其重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，适用于一般性的业务资料和临时活动视频；中期保管期限为510年，适用于重要业务文件和阶段性活动视频；长期保管期限为10年以上，适用于涉及公司核心业务、重大决策、历史记录等重要档案视频。（四）保管责任1.档案管理部门应指定专人负责档案视频的保管工作，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对档案视频进行清点和检查，发现问题及时报告并采取相应措施。3.对于超过保管期限的档案视频，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。四、档案视频的利用与借阅（一）利用方式1.公司内部人员因工作需要可查阅档案视频，档案管理部门应提供必要的设备和场所，方便查阅。2.根据工作需要，档案管理部门可对档案视频进行剪辑、整理，制作专题视频资料，供公司内部培训、宣传等使用。3.对于涉及公司机密、商业秘密等重要档案视频，未经公司授权，不得对外提供或传播。（二）借阅流程1.借阅人应填写《档案视频借阅申请表》，注明借阅视频的名称、编号、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并办理借阅手续。借阅人应在规定时间内归还档案视频，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案视频，不得转借他人，不得擅自复制、修改、删除视频内容。如因保管不善导致视频损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。五、档案视频的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案视频的鉴定工作应定期进行，确保档案视频的真实性、完整性和有效性。2.根据档案视频的保管期限、重要性和利用价值等因素，对档案视频进行鉴定，确定其是否仍需保存。（二）鉴定程序1.档案管理部门组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。2.鉴定小组对档案视频进行逐一审查，根据鉴定原则，提出鉴定意见，确定哪些档案视频已失去保存价值，可以进行销毁。3.鉴定小组应形成书面鉴定报告，经公司领导批准后，作为档案销毁的依据。（三）销毁方法1.对于需要销毁的档案视频，应采用安全可靠的销毁方式，如物理销毁（粉碎、焚烧等）或数据擦除等，确保视频内容无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并存档备查。3.销毁完成后，档案管理部门应在档案目录数据库中对已销毁的档案视频进行标注，确保档案信息的准确性。六、档案视频管理的监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案视频管理监督机制，定期对档案视频的管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期向公司领导汇报档案视频管理工作情况，接受公司内部审计和监督。（二）检查内容1.档案视频的收集、整理、存储、保管、利用等环节是否符合本制度的规定。2.档案视频的完整性、准确性、安全性是否得到有效保障。3.档案管理部门的工作流程是否规范，人员职责是否明确。（三）问题整改1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，确保问题得到妥善解决。2.整改完成后，应向公司领导提交整改报告，汇报整改情况，接受复查。七、附则（一