乡镇财政所档案制度管理

PAGE乡镇财政所档案制度管理一、总则（一）目的为加强乡镇财政所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇财政工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇财政所各类档案的管理，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、预算文件、财务审批资料、资产管理档案、人员档案以及其他与财政业务相关的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇财政所的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映乡镇财政工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和整理与财政业务相关的各类文件材料，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则对涉及国家机密、财政敏感信息和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本乡镇财政所的档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等日常管理工作。3.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案形成部门职责1.各部门应明确专人负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.在业务工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和归档程序，将办理完毕的文件材料及时整理归档。3.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.按照规定的程序和手续，办理档案的借阅、查阅、归还等利用服务，做好利用登记和统计工作。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案进行审核和登记，确保销毁工作符合规定要求。6.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计档案包括原始凭证、记账凭证、账簿、财务报表、银行对账单、税务申报资料等。2.预算档案预算编制文件、预算执行情况报告、预算调整文件等。3.财务审批档案财务审批流程中的各类审批文件、报告、签批意见等。4.资产管理档案资产购置审批文件、资产清查报告、资产处置文件等。5.人员档案员工入职资料、考核评价材料、工资福利档案、培训记录等。6.其他档案与乡镇财政工作相关的政策文件、会议记录、调研报告、合同协议等。（二）收集要求1.各部门应在规定时间内将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般可分为会计档案类、预算档案类、财务审批档案类、资产管理档案类、人员档案类、其他档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编号或字母与数字相结合的编号方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，确保档案保管环境安全可靠。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。3.对于重要的档案资料，可采用异地备份的方式，以防止自然灾害、人为破坏等意外情况导致档案丢失。（三）保管期限1.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。2.其他档案的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般可分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）和永久保管。3.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定，对确无保存价值的档案，经批准后予以销毁。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.档案利用应遵循方便、快捷、高效的原则，为乡镇财政工作和社会公众提供优质服务。3.档案利用应实行审批制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损。借阅期满后，应及时归还档案。3.出具证明因工作需要出具档案证明的，档案管理部门应根据档案内容如实出具证明，并加盖档案管理部门印章。出具的档案证明应注明用途、使用范围和有效期限等信息。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、利用目的、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、财务人员、业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定方法1.全面审查档案内容，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的保管期限、密级等因素，综合判断档案是否仍需继续保存。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报乡镇财政所负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和彻底。监销人应在销毁现场对销毁情况进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为乡镇财政工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于[X]dpi。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入功能实现档案信息的批量录入和单个录入，确保录入信息的准确性和完整性。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速查找所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理效率。4.统计分析功能对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全措施，确保档案信息系统的安全运行。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点。2.加强对档案信息系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全软件，防止网络攻击和病毒入侵。3.定期对档案信息系统进