干事档案管理制度

PAGE干事档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织干事队伍建设，规范干事档案管理，全面、准确、动态地反映干事的工作表现、业务能力和综合素质，为干事的选拔任用、培训发展、考核评价等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有干事人员的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映干事的实际情况，确保信息真实、准确、完整。2.完整性原则：涵盖干事从入职到离职全过程的各类信息，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对干事档案信息予以保密，未经授权不得泄露。4.动态性原则：根据干事的工作变动和发展情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.联系方式：手机号码、电子邮箱等。3.入职信息：入职时间、所在部门、岗位、入职方式等。（二）教育背景1.学历学位：从高中及以上学历依次填写，包括毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。2.培训经历：参加过的各类专业培训、进修课程等，注明培训机构、培训时间、培训内容。（三）工作经历1.工作履历：按时间顺序记录在公司/组织及其他单位的工作经历，包括工作单位、部门、职务、工作起止时间、工作职责等。2.项目经验：参与的重要项目，描述项目名称、起止时间、担任角色、项目成果等。（四）职业资格与证书1.专业资格证书：如执业资格证、职业技能等级证书等，注明证书名称、颁发机构、颁发时间。2.荣誉奖项：获得的各类荣誉称号、奖励，包括奖项名称、颁奖机构、颁奖时间。（五）考核评价1.年度考核结果：记录每年的考核等级（优秀、合格、基本合格、不合格）及考核评语。2.专项考核评价：针对特定任务或项目的考核评价结果。（六）培训与发展1.内部培训记录：参加公司/组织内部培训的课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.外部培训申请及反馈：申请参加外部培训的相关材料及培训后的反馈总结。（七）职业发展规划干事个人制定的职业发展规划，包括短期、中期和长期目标及行动计划。（八）违纪违规记录1.违规违纪行为：记录干事违反公司/组织规章制度、法律法规等的行为及处理结果。2.处分决定：包括警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等处分的相关文件。（九）其他重要信息1.工作业绩突出事例：详细描述干事在工作中取得的突出业绩及相关证明材料。2.特殊技能或专长：如语言能力、计算机技能、专业特长等。三、档案建立与收集（一）档案建立1.干事入职时，人力资源部门负责为其建立个人档案，并分配档案编号。2.档案编号应具有唯一性，便于管理和查询。（二）资料收集1.干事应在入职后[X]个工作日内，按照档案内容要求，向人力资源部门提交个人基本信息、教育背景等相关资料原件及复印件。2.人力资源部门负责收集干事在工作过程中产生的各类考核评价、培训记录、荣誉证书等资料，并及时归档。3.各部门应协助人力资源部门做好干事档案资料的收集工作，及时将涉及本部门干事的相关信息传递至人力资源部门。四、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容的分类，对收集到的资料进行分类整理，确保同一类资料集中存放。2.每份资料应注明日期、来源，并进行编号，以便于查找和核对。（二）归档要求1.纸质档案应使用统一规格的档案盒进行存放，档案盒上标明档案类别、编号、姓名等信息。2.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案索引目录，方便查询。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案资料的完整性和准确性。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.干事本人有权查阅自己的档案，但不得擅自更改档案内容。2.公司/组织内部因工作需要查阅干事档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到人力资源部门查阅。查阅范围应严格限定在工作所需内容，不得泄露档案中的其他信息。3.外部单位因特殊原因需要查阅干事档案的，必须经公司/组织高层领导批准，并由人力资源部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得摘抄、复制档案内容。（二）借阅流程1.因工作需要借阅干事档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、人力资源部门负责人审核，公司/组织分管领导审批后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时归还档案。六、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对干事档案进行更新，确保档案信息的时效性。2.更新内容包括工作经历变动、考核评价结果、培训记录等。（二）即时更新1.干事的工作岗位、职务、联系方式等发生变动时，应在[X]个工作日内将相关信息告知人力资源部门，以便及时更新档案。2.干事获得新的职业资格证书、荣誉奖项等，应在证书颁发或获奖后[X]个工作日内提交至人力资源部门进行归档。（三）档案维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现档案材料破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。2.对电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。同时，要做好网络安全防护工作，防止档案信息泄露。七、档案保管与保密（一）保管要求1.档案应存放在安全、保密的场所，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.纸质档案应分类存放，便于查找和管理。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并设置访问权限。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.未经授权，任何人不得私自查阅、复制、传播干事档案信息。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，确保档案信息安全。八、档案销毁（一）销毁条件1.干事离职或退休后，其档案应在公司/组织保存[X]年，期满后根据档案管理规定进行销毁。2.档案中有严重违纪违规记录或其他不宜长期保存的内容，经公司/组织高层领导批准后，可提前销毁。（二）销毁流程1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、姓名、销毁原因等。2.申请表经所在部门负责人、人力资源部门负责人审核，公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采