档案学校信息化采购制度

PAGE档案学校信息化采购制度一、总则（一）目的为规范档案学校信息化采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保采购质量，保障学校信息化建设的顺利进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案学校范围内的信息化设备、软件、服务等采购活动，包括但不限于计算机设备、存储设备、网络设备、办公软件、档案管理软件、信息化建设咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，包括采购需求、采购程序、采购结果等，接受学校师生和社会的监督。4.效益原则：在满足学校信息化建设需求的前提下，充分考虑采购成本和效益，确保采购资金的合理使用。5.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、售后服务良好的产品和服务，确保信息化建设的质量和效果。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立信息化采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。领导小组负责审议信息化采购计划、采购预算、采购政策等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校设立信息化采购工作小组，作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购工作小组应配备专业的采购人员，明确各成员的职责分工，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和采购技能，熟悉采购法律法规和采购流程。（三）需求部门各教学系部、职能部门等作为需求部门，负责提出信息化采购需求，包括设备、软件、服务的功能、性能、数量、技术参数等要求，并对采购需求的合理性和准确性负责。需求部门应指定专人与采购执行部门沟通协调，配合采购工作的开展。（四）监督部门学校纪检监察部门作为监督部门，负责对信息化采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。监督部门有权对采购活动中的违规行为进行调查处理，并提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.每年年底，需求部门应根据学校信息化建设规划和教学、科研、管理等工作实际需求，编制下一年度信息化采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。2.采购执行部门对需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财务状况和资金安排，提出预算调整建议，报信息化采购领导小组审议。3.信息化采购领导小组根据学校发展战略和实际情况，对采购预算进行审定，确定年度信息化采购预算总额，并下达给采购执行部门。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照审定的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报信息化采购领导小组审批。2.采购过程中，采购人员应密切关注采购项目的价格变化，及时与供应商沟通协商，争取合理的采购价格，确保采购资金的合理使用。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的需求、价格等发生重大变化；学校信息化建设规划进行重大调整，需要增加或减少采购项目；因不可抗力因素，如自然灾害、市场价格波动等，导致采购项目的成本大幅增加或减少；其他确需调整采购预算的情况。2.预算调整申请应由需求部门提出，详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并提供相关证明材料。采购执行部门对预算调整申请进行审核后，报信息化采购领导小组审批。3.信息化采购领导小组根据实际情况，对预算调整申请进行审议，决定是否批准调整。如批准调整，应下达预算调整通知，采购执行部门按照调整后的预算组织采购活动。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据学校信息化建设需求和工作实际，填写《档案学校信息化采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途、预期效益等内容，并加盖部门公章。2.《档案学校信息化采购申请表》经部门负责人签字确认后，提交给采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到需求部门提交的采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购项目是否符合学校信息化建设规划、是否在采购预算范围内、技术参数是否明确合理等。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购执行部门应组织相关专家进行论证，确保采购项目的技术可行性和经济合理性。3.采购执行部门审核通过后，将采购申请表报信息化采购领导小组审批。信息化采购领导小组根据采购项目的情况进行审议，做出批准或不批准的决定。如批准采购，应下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和采购期限。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购任务通知书，制定采购方案，明确采购方式、采购程序、采购时间安排等内容。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应根据采购项目的特点和实际情况选择合适的采购方式。2.采购执行部门按照采购方案组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应按照国家相关法律法规和招标程序进行操作，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，应按照相关规定组织谈判小组、询价小组等进行采购活动。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。同时，应严格按照采购程序和采购文件的要求进行操作，确保采购过程的公平公正、合法合规。（四）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交给学校法律顾问进行审核，确保合同内容合法合规。审核通过后，采购执行部门与供应商签订合同，并加盖学校公章。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，以便跟踪合同执行情况和进行资金支付、验收等工作。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能、软件功能等方面。验收合格后，需求部门应填写《档案学校信息化采购验收单》，并加盖部门公章。2.采购执行部门根据需求部门提交的验收单，对采购项目进行审核。审核通过后，将验收单送财务部门作为付款依据。3.财务部门按照采购合同的约定和验收单的情况，办理付款手续。付款方式应符合国家法律法规和学校财务制度的规定，确保资金支付的安全和规范。（六）采购档案管理1.采购执行部门负责建立健全采购档案管理制度，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购任务通知书、采购方案、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收单、付款凭证等相关资料。2.采购档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。档案保管期限应符合国家法律法规和学校档案管理规定的要求。3.采购档案应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。如需查阅或借阅采购档案，应按照学校档案管理的规定办理相关手续。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购项目技术规格明确、市场竞争充分、采购金额较大的情况。2.采购执行部门应按照国家相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标等活动。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保投标人能够充分了解采购项目的要求。3.开标评标过程应严格按照招标文件的要求进行，确保公平公正、合法合规。评标委员会应按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请的供应商名单。邀请名单应包括具有良好信誉、较强实力、能够满足采购项目要求的供应商。采购执行部门向邀请的供应商发出投标邀请书，同时提供招标文件。3.开标评标过程与公开招标相同，采购执行部门根据评标结果确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等要求。3.谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，供应商可以对谈判文件提出实质性修改意见。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十等等情况。2.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并填写《档案学校信息化采购单一来源采购申请表》，详细说明单一来源采购的原因、供应商的名称、采购项目的内容等情况。采购执行部门将申请表报信息化采购领导小组审批。3.信息化采购领导小组根据论证情况和申请表内容进行审议，做出批准或不批准单一来源采购的决定。如批准单一来源采购，采购执行部门与供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。3.询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、产品质量、售后服务等进行登记和管理。供应商库应定期进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。2.在选择供应商时，采购执行部门应从供应商库中选取符合采购项目要求的供应商进行邀请或招标。同时，也可以通过市场调研、行业推荐等方式，拓展供应商渠道，选择更多优质的供应商参与采购活动。3.对于新加入供应商库的供应商，采购执行部门应进行严格的资质审查和实地考察，确保供应商具备良好的信誉、较强的实力和能够满足采购项目要求的能力。（二）供应商评价1.采购执行部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。评价方式可以包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.供应商评价指标应包括产品质量、交货期、价格、售后服务、技术支持等方面。采购执行部门应根据评价指标对供应商进行打分，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为优秀的供应商，采购执行部门可以在今后的采购活动中给予优先考虑；对于评价结果为不合格的供应商，采购执行部门应及时将其从供应商库中删除，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.采购执行部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如表彰、优先合作、增加采购份额等。通过激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。2.同时，采购执行部门应建立供应商约束机制，对违反采购合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除保证金、暂停合作、追究法律责任等。通过约束机制，规范供应商的行为，保障采购活动的顺利进行。七、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对信息化采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查，确保采购过程合法合规、公平公正。监督内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况、评标过程的公正性、合同签订和履行情况等。2.采购执行部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购人员的行为。采购人员应严格遵守采购法律法规和学校采购制度，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，不得