公司设计部档案管理制度

PAGE公司设计部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司设计部档案管理，确保设计档案的完整、准确、系统和安全，便于设计档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司设计部在项目设计过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于设计图纸、文档、电子数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：设计部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映设计项目的实际情况，不得篡改或伪造。3.保密性原则：对涉及公司商业机密和客户隐私的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于设计人员查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）设计部经理职责1.全面负责设计部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，确保档案管理工作规范、有序进行。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责设计部档案的收集整理、分类归档、保管利用等具体工作。2.按照档案管理的相关规定，对档案进行科学分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。4.为设计人员提供档案查阅、借阅等服务，做好相关记录。（三）设计人员职责1.在项目设计过程中，及时将形成的各类档案资料移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、核对等工作，确保档案资料的准确性和完整性。3.按照规定的程序查阅、借阅档案，不得擅自复制、转借或销毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目设计前期资料，包括项目委托书、设计任务书、市场调研资料等。2.设计过程中形成的各类图纸，如草图、方案图、施工图等。3.设计文档，包括设计说明、计算书、技术交底文件等。4.与项目相关的会议纪要、往来函件、变更通知等。5.项目验收资料，如验收报告、用户反馈意见等。（二）收集要求1.设计人员应在项目完成或阶段结束后及时将档案资料移交档案管理人员，确保档案资料的及时性和完整性。2.移交的档案资料应齐全、完整、准确，签字盖章手续完备。3.档案管理人员应对接收的档案资料进行认真核对，发现问题及时与设计人员沟通解决。（三）整理方法1.按照档案的形成时间顺序进行排列，同一项目的档案应集中整理。2.对档案资料进行分类，可分为项目前期文件、设计文件、施工文件、验收文件等类别。3.对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容相符。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.项目类别：根据设计项目的性质和特点，分为建筑设计、景观设计、室内设计等类别。2.阶段分类：按照设计项目的进程，分为设计前期、方案设计、初步设计、施工图设计、竣工验收等阶段。3.文件类型分类：将档案资料分为图纸、文档、电子数据等类型。（二）编号规则1.档案编号采用“项目编号+阶段编号+文件类型编号+顺序号”的格式。2.项目编号：采用项目名称的首字母缩写加数字编号，如“JZ001”表示建筑设计项目001。3.阶段编号：用大写字母表示设计阶段，如“A”表示设计前期，“B”表示方案设计，“C”表示初步设计，“D”表示施工图设计，“E”表示竣工验收。4.文件类型编号：用数字表示文件类型，如“1”表示图纸，“2”表示文档，“3”表示电子数据。5.顺序号：按照档案资料在该类别中的排列顺序依次编号，从001开始。例如，“JZ001B2005”表示建筑设计项目001的方案设计阶段的第5份文档。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照分类编号规则，将整理好的档案资料及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备。2.归档的档案应装订整齐、编目清晰，确保档案的质量。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，防止数据丢失。（二）保管期限1.设计档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括涉及公司重大利益、具有重要历史价值和法律凭证作用的档案。3.长期保管的档案期限为10年以上，一般为项目完成后10年至30年。4.短期保管的档案期限为10年以下，一般为项目完成后1年至10年。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案柜应坚固耐用，具有防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.对电子档案应采取加密存储、定期杀毒等措施，确保电子档案的安全。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.设计人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.档案管理人员根据申请表进行审核，经设计部经理批准后，方可提供查阅服务。3.查阅档案时应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.经设计部经理审批同意后，档案管理人员办理借阅手续，借阅人应签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制或泄露档案内容。5.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密和客户隐私的档案，档案管理人员应严格保密，不得向无关人员透露。2.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.对档案管理人员进行保密培训教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗等设施，确保档案库房的安全。2.定期对档案进行安全检查维护，及时发现和消除安全隐患。3.对因自然灾害、突发事件等原因可能影响档案安全的情况，应制定应急预案，采取有效的防范措施，确保档案的安全。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由设计部经理、档案管理人员和相关设计人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行全面审查，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去保存意义的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经设计部经