档案室管理制度文库

PAGE档案室管理制度文库一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性与完整性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案内容的完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，提供便捷的档案查阅、借阅服务，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等基础工作，建立健全档案检索体系。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的程序和要求，提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交档案室统一管理。对于需本部门长期保存的档案，应妥善保管，并建立相应的档案保管清册。4.在工作中需查阅、借阅档案时，应按照规定的程序办理相关手续，并在规定的时间内归还。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时采取措施解决，确保档案的安全与完整。4.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供查阅、借阅服务，认真做好档案利用登记和统计工作。5.积极参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、维护和管理，提高档案管理的信息化水平。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议，不断完善档案管理工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属档案收集范围。2.具体包括但不限于以下几类：文书档案：公司发布的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。科技档案：公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验记录、技术总结等。财务档案：公司的会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等。人事档案：员工的入职登记表、劳动合同、工资档案、考核记录、奖惩材料、培训档案、职称评定材料等。业务档案：公司在市场营销、客户服务、合同管理等业务活动中形成的客户资料、合同文本、市场调研报告、业务往来信函等。声像档案：公司在重大活动、会议、工程建设等过程中形成的照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，按照档案分类标准进行分类，并定期向档案室移交。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式两份，一份移交档案室，一份由形成部门留存备用。4.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。（三）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号，并编制档案目录。2.在规定的时间内，将整理好的档案移交档案室。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案室对接收的档案进行再次审核和整理，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。4.经过审核后的档案进行装订、编目等进一步整理工作，建立健全档案检索体系，将档案正式归档保存。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.公司档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。2.年度：按照档案形成的年度进行划分，如20XX年形成的档案归为20XX年度。3.机构：按照公司内部的组织机构进行分类，如行政部、财务部、人力资源部等。4.保管期限：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的格式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如2020。3.机构代码：根据公司内部组织机构设置，为每个部门编制两位代码，如行政部为01，财务部为02等。4.保管期限代码：永久为Y，长期为C，短期为D。5.流水号：按照档案归档的先后顺序，为每份档案编制四位流水号，从0001开始依次编号。6.例如，行政部2020年形成的一份永久保管的档案，编号为202001Y0001。五、档案的整理与编目（一）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对纸质档案进行分类、排序、编页、装订等工作时，应确保档案整齐、牢固，便于翻阅和保存。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，使其恢复原貌。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（二）编目内容1.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者、页数等项目。2.题名应准确反映档案的主要内容，一般应与文件的标题一致。对于没有标题或标题不能准确反映内容的文件，应根据文件内容重新拟写题名。3.日期应填写文件形成的年、月、日。4.保管期限、密级应按照规定填写。5.责任者应填写文件的制发单位或个人。6.页数应填写每份档案的总页数。（三）编目方法1.档案目录应采用纸质和电子两种形式同时保存。纸质目录应按照档案分类顺序装订成册，便于查阅。2.电子目录应使用电子表格软件进行编制，确保目录信息的准确、完整和可检索。电子目录应定期进行备份，防止数据丢失。3.在编制档案目录时，应按照档案编号顺序依次填写各项内容，确保目录的准确性和规范性。同时，应在目录中注明每份档案的存放位置，便于快速查找。六、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案室应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照分类顺序存放在档案柜或货架上，排列整齐有序，并在档案柜或货架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于管理和检索。3.声像档案应根据其载体形式进行分类保管，如照片应冲洗或打印出来，整理成册后存放；录音、录像带应装盒存放，并注明录制内容、时间、地点等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、年度财务预决算、重大合同协议、重要会议记录、机构演变、人事任免等具有长远历史价值和现实查考利用价值的文件材料。3.长期保管的档案主要包括公司在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如一般业务合同、重要项目文件、财务审计报告等。4.短期保管的档案主要包括公司在较短时间内形成的、仅供近期查考利用的文件材料，如一般性文件、临时性报表等。（四）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，一般每年进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等方面，如档案是否完好无损、有无霉变、虫蛀、褪色等现象，档案的编号、目录是否准确完整等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。如发现档案有损坏或丢失情况，应立即查明原因，报告相关领导，并采取补救措施。七、档案的利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，并经所在部门负责人签字批准。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人还需经公司保密管理部门审核批准，并在查阅过程中严格遵守保密规定。3.外部单位因工作需要查阅公司档案时，需持有单位介绍信，并经公司相关领导批准。查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）借阅手续1.公司员工如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案室说明并办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损或丢失档案。如需复印档案，应经档案室负责人批准，并在指定地点进行复印。4.借阅人员归还档案时，应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并按照规定进行赔偿。（三）利用登记与统计1.档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅、借阅档案的时间、人员、内容、期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。3.档案利用登记和统计资料应妥善保管，保存期限与相应档案的保管期限一致。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据国家有关规定和公司实际情况，结合档案的形成时间、内容、来源、形式以及保管现状等因素，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员以及相关业务专家组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、形式等方面的特征，判断其保存价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。如档案涉及公司重要历史事件、关键业务环节、知识产权等方面的内容，应适当延长保管期限。3.对于已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经档案鉴定工作小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。2.档案销毁过程中，应采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁工作完成后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理的规范和标准。2.扫描后的电子档案应进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像的质量。同时，应按照规定的格式和命名规则对电子档案进行存储，便于管理和检索。3.对于已有的电子档案，应进行数据迁移和整合，确保电子档案的格式统一、数据准确，并与档案信息管理系统相兼容。（三）档案信息管理系统应用1.公司应选用适合的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，及时将档案信息录入系统，确保系统数据的实时更新和准确完整。3.利用档案信息管理系统，为公司员工提供便捷的档案查阅、借阅服务，员工可通过网络远程查询和申请借阅档案，提高档案利用效率。（四）数据安全与备份1.加强档