不良反应档案管理制度

PAGE不良反应档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司对不良反应的监测与管理，规范不良反应档案的建立、保存、使用及维护，确保能够及时、准确地掌握产品不良反应情况，采取有效的风险控制措施，保障公众用药安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产、经营的所有药品及医疗器械在临床使用过程中出现的不良反应监测与档案管理工作。（三）职责分工1.质量管理部门负责不良反应档案管理制度的制定、修订和监督执行。定期组织对不良反应监测工作的培训与考核，提高相关人员的业务水平。负责对收集到的不良反应信息进行汇总、分析和评价，及时向公司管理层报告，并根据需要采取相应的风险控制措施。2.药品/医疗器械使用部门负责本部门药品/医疗器械不良反应的收集、报告工作，指定专人负责此项工作，并确保报告的及时、准确。配合质量管理部门对不良反应事件进行调查、分析，提供相关资料和信息。3.销售人员在销售过程中收集客户反馈的药品/医疗器械使用情况及不良反应信息，并及时反馈给质量管理部门。协助质量管理部门开展不良反应监测相关工作，如提供产品流向等信息。4.研发部门参与不良反应的分析与评价工作，从产品研发角度提供专业意见，协助制定风险控制措施。根据不良反应监测结果，对产品的研发、生产工艺等进行评估和改进。二、不良反应的定义与分类（一）定义药品不良反应是指合格药品在正常用法用量下出现的与用药目的无关的或意外的有害反应。医疗器械不良事件是指获准上市的、合格的医疗器械在正常使用情况下，发生的或可能发生的任何与医疗器械预期使用效果无关的有害事件。（二）分类1.药品不良反应分类A型不良反应：是由于药品的药理作用增强所致，其特点是可以预测，通常与剂量相关，停药或减量后症状很快减轻或消失，发生率较高而死亡率较低。B型不良反应：与药品的正常药理作用无关，与用药者体质相关，难以预测，发生率较低但死亡率较高，包括过敏反应等。C型不良反应：一般在长期用药后出现，潜伏期较长，药品和不良反应之间没有明确的时间关系，特点是背景发生率高，用药史复杂，难以用试验重复，其发生机制不清。2.医疗器械不良事件分类严重伤害：指有下列情况之一者：危及生命；导致机体功能的永久性伤害或者机体结构的永久性损伤；必须采取医疗措施才能避免上述永久性伤害或者损伤。重要医学事件：重要医学事件是指导致医疗器械主要使用功能全部或部分丧失、或者医疗过程延误或中断，而可能导致严重伤害、但未造成严重伤害的事件。一般伤害：指上述两种情况以外的其他伤害。三、不良反应的报告与收集（一）报告原则1.遵循可疑即报的原则，即发现可能与药品/医疗器械相关的不良反应，无论是否有明确的因果关系，均应及时报告。2.对于严重不良反应或群体不良反应，应立即报告，必要时可越级报告。（二）报告范围1.药品不良反应报告范围上市五年以内的药品和列为国家重点监测的药品，报告该药品引起的所有可疑不良反应。上市五年以上的药品，主要报告该药品引起的严重、罕见或新的不良反应。2.医疗器械不良事件报告范围获准上市的医疗器械在正常使用情况下出现的任何与医疗器械预期使用效果无关的有害事件，均应报告。医疗器械发生的导致死亡、严重伤害、重要医学事件等不良事件必须及时报告。（三）报告程序1.药品不良反应报告程序使用部门报告：药品使用部门发现不良反应后，应立即填写《药品不良反应报告表》，详细记录不良反应发生的时间、地点、患者基本信息、药品名称、剂型、规格、批号、用法用量、用药起止时间、不良反应表现、处理情况等内容，并在[X]个工作日内将报告表报至质量管理部门。质量管理部门审核与报告：质量管理部门收到报告表后，应在[X]个工作日内进行审核，核实信息的真实性和完整性。对于符合报告要求的，应及时通过国家药品不良反应监测信息网络报告，并同时向所在地省级药品不良反应监测机构报告纸质报告表。对于严重不良反应或群体不良反应，质量管理部门应立即组织调查，并在[X]小时内报告当地药品监督管理部门和卫生行政部门。2.医疗器械不良事件报告程序使用部门报告：医疗器械使用部门发现不良事件后，应立即填写《医疗器械不良事件报告表》，内容包括不良事件发生的时间、地点、患者基本信息、医疗器械名称、型号、规格、生产企业、产品编号、使用日期、使用期限、不良事件表现、处理情况等。在[X]个工作日内将报告表报至质量管理部门。质量管理部门审核与报告：质量管理部门收到报告表后，在[X]个工作日内进行审核。对于符合报告要求的，通过国家医疗器械不良事件监测信息系统报告，并向所在地省级医疗器械不良事件监测技术机构提交纸质报告表。对于严重伤害事件、导致住院或住院时间延长的事件，质量管理部门应在[X]个工作日内组织调查，并及时报告当地食品药品监督管理部门和卫生行政部门。（四）收集渠道1.医疗机构反馈：与公司有业务往来的各级医疗机构，在临床使用药品/医疗器械过程中发现不良反应后，按照报告程序及时反馈给公司。2.患者投诉：患者或其家属通过电话、信件、电子邮件等方式向公司投诉药品/医疗器械使用过程中出现的不良反应情况，公司应做好记录，并及时跟进处理。3.销售人员收集：销售人员在与客户沟通、回访过程中，主动收集药品/医疗器械的使用情况及不良反应信息，并及时反馈给质量管理部门。四、不良反应档案的建立与管理（一）档案内容1.基本信息：包括不良反应报告表编号、报告日期、患者姓名、性别、年龄、联系方式、地址等。2.药品/医疗器械信息：药品名称、剂型、规格、批号、生产企业；医疗器械名称、型号、规格、生产企业、产品编号等。3.用药/使用信息：用药起止时间、用法用量、用药原因等；医疗器械使用日期、使用期限、使用部位等。4.不良反应表现：详细描述不良反应的症状、体征、发生时间、严重程度等。5.处理情况：采取的治疗措施、治疗效果、转归情况等。6.关联性评价：对不良反应与药品/医疗器械之间的关联性进行初步评价，分为肯定、很可能、可能、可能无关、待评价、无法评价等。7.调查记录：包括对不良反应事件的调查过程、相关人员的询问笔录、现场检查记录等。8.其他相关资料：如检验报告、病历复印件、照片等。（二）档案建立质量管理部门收到不良反应报告表后，应及时进行整理和编号，按照档案内容要求将相关信息录入电子档案系统，并将纸质报告表及其他相关资料进行归档保存。档案编号应具有唯一性，便于查询和管理。（三）档案维护1.定期对不良反应档案进行更新，当收到不良反应事件的后续信息时，如进一步的治疗情况、转归结果等，应及时补充到档案中。2.对档案中的信息进行定期审核，确保信息的准确性和完整性。如发现信息有误或不完整，应及时进行更正和补充。3.按照档案保管期限的要求，妥善保管不良反应档案，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅不良反应档案时，应填写《不良反应档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到质量管理部门查阅。查阅档案时，应在质量管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅记录上签字确认。2.借阅因特殊原因需要借阅不良反应档案时，借阅人应填写《不良反应档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经质量管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案。如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏或泄露等情况，借阅人应承担相应的责任。五、不良反应的分析与评价（一）分析方法1.定期对收集到的不良反应档案进行汇总分析，采用描述性统计方法，如计算不良反应的发生率、累及系统、严重程度分布等，了解不良反应的发生特点。2.运用病例对照研究、队列研究等流行病学方法，分析不良反应与药品/医疗器械的使用、患者个体因素等之间的相关性。3.组织相关专家对严重不良反应或复杂的不良反应事件进行深入分析，综合考虑药品/医疗器械的药理作用、临床应用情况、患者用药史等因素，探讨不良反应的发生机制。（二）评价标准1.依据国家药品不良反应监测中心制定的《药品不良反应关联性评价指导原则》和医疗器械不良事件评价相关标准，对不良反应与药品/医疗器械之间的关联性进行评价。2.评价结果分为肯定、很可能、可能、可能无关、待评价、无法评价六个等级。肯定：用药及反应发生时间顺序合理；停药以后反应停止，或迅速减轻或好转（根据机体免疫状态某些ADR反应可出现在停药数天以后）；再次使用，反应再现，并可能明显加重（即激发试验阳性）；同时有文献资料佐证；并已排除原患疾病等其他混杂因素影响。很可能：无重复用药史，余同“肯定”，或虽然有合并用药，但基本可排除合并用药导致反应发生的可能性。可能：用药与反应发生时间关系密切，同时有文献资料佐证；但引发ADR的药品不止一种，或原患疾病病情进展因素不能除外。可能无关：ADR与用药时间相关性不密切，反应表现与已知该药ADR不相吻合，原患疾病发展同样可能有类似的临床表现。待评价：报表内容填写不齐全，等待补充后再评价，或因果关系难以定论，缺乏文献资料佐证。无法评价：报表缺项太多，因果关系难以定论，资料又无法补充。（三）评价报告质量管理部门在完成不良反应分析与评价后，应撰写评价报告。评价报告内容包括不良反应的基本情况、分析过程、评价结果、可能的原因及建议等。评价报告应提交给公司管理层，并抄报当地药品监督管理部门和不良反应监测机构。六、风险控制措施（一）针对药品不良反应的风险控制1.产品说明书修订：根据不良反应分析与评价结果，如发现药品存在新的或严重的不良反应，及时修订产品说明书，增加不良反应警示信息、注意事项等内容，确保医生、患者能够充分了解药品的风险。2.生产工艺改进：研发部门对药品的生产工艺进行评估，如因生产工艺导致不良反应发生的可能性较大，应及时进行改进，提高产品质量稳定性。3.市场召回：对于确认存在严重安全隐患的药品，按照相关法律法规要求，及时启动市场召回程序，召回已上市的药品，最大限度地减少对患者的伤害。4.培训与宣传：加强对销售人员、医务人员的培训，使其熟悉药品不良反应的监测知识和报告要求，提高对不良反应的识别和处理能力。同时，通过多种渠道向患者宣传药品不良反应知识，增强患者的自我保护意识。（二）针对医疗器械不良事件的风险控制1.产品改进：根据不良事件分析结果，对医疗器械的设计、材料、性能等方面进行改进，消除或降低潜在的安全风险。2.加强监测：增加对特定医疗器械的监测频率和范围，及时发现新的不良事件，以便采取相应的措施。3.警示与告知：在医疗器械产品说明书、标签等显著位置增加不良事件警示信息，向使用者充分告知可能存在的风险。4.售后跟踪：加强对医疗器械使用后的售后跟踪服务，及时收集用户反馈信息，发现问题及时处理。七、培训与教育（一）培训计划质量管理部门应制定年度不良反应监测培训计划，明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。培训计划应根据公司业务发展情况、法律法规要求以及不良反应监测工作的实际需要进行制定和调整。（二）培训内容1.药品/医疗器械不良反应监测相关法律法规、行业标准和规范。2.不良反应的定义、分类、报告原则和程序。3.不良反应报告表的填写要求和方法。4.不良反应的分析与评价方法。5.风险控制措施的制定与实施。（三）培训方式1.内部培训：定期组织公司内部人员参加不良反应监测培训课程，邀请专家进行授课，讲解不良反应监测的相关知识和技能。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供不良反应监测相关的在线学习资料，供员工自主学习。3.案